LA TOMA DE DECISIONES EN LOS PROCESOS DE LA DIRECCION

LA TOMA DE DECISIONES EN LOS PROCESOS DE LA DIRECCION

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones, con frecuencia se dice que las decisiones son el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Es por ello que los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará; sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.

1. Fundamentos de la Toma de Decisiones.

A) Definición.

Es el proceso mediante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas.

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración). La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).

La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solución a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, deberá ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones con ese específico motivo.

En la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir, por lo que en un estado anterior deben evaluarse alternativas de acción, si estas últimas no están presentes, no existirá decisión; por lo que para tomar una decisión, cualquiera que sea su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución.

En algunos casos, por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección pueden tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema. Las decisiones nos atañen a todos ya que gracias a ellas podemos tener una opinión crítica.

B) Etapas de la Toma de Decisiones.

El tomar una decisión puede variar en cuanto a su importancia y urgencia; sea cual sea la decisión es necesario:

a) Definir el problema:

Es necesario definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

b) Analizar el problema:

Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

c) Evaluar las alternativas:

Consiste en determinar el mayor número, posible de alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su factibilidad de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La evaluación se lleva a cabo a través de:

 Análisis de factores tangibles o intangibles.

 Análisis marginal.

 Análisis costo-efectividad.

d) Elegir entre alternativas:

Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios; además, seleccionar dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:

 Experiencia.

 Experimentación.

 Investigación.

e) Aplicar la decisión:

Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. El plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.

f) Evaluación y retroalimentación:

En esta fase del proceso quienes toman la decisión reúnen información que les indica la eficacia con que se implemento la decisión y si se alcanzaron las metas; de igual manera la retroalimentación es importante, ya que la toma de decisiones es un proceso continuo que no termina nunca, esta retroalimentación proporciona a quienes toman las decisiones información que puede iniciar un nuevo ciclo de decisión.

C) Características.

Existen cinco características que se deben considerar en la toma de decisiones:

a) Efectos futuros: Tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con la decisión afectará el futuro. Una decisión que tiene una influencia a largo plazo, puede ser considerada una decisión de alto nivel, mientras que una decisión con efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior. Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la dificultad que implica hacer este cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la decisión a un nivel alto; pero si revertir es fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel bajo.

b) Reversibilidad: Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas. Si el impacto es extensivo, es indicado tomar la decisión a un nivel alto; un impacto único se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo.

c) Impacto: Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc. Si muchos de estos factores están involucrados, se requiere tomar la decisión a un nivel alto; si solo algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisión a un nivel bajo.

d) Calidad

e) Periodicidad: Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuente o excepcionalmente. Una decisión excepcional es una decisión de alto nivel, mientras que una decisión que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo.

D) Elementos de la Toma de Decisiones.

a) Agente Decisor: Es la persona que selecciona la opción entre varias alternativas de opción.

b) Objetivos: Son las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con sus acciones.

c) Preferencias: Son los criterios que el agente decisorio utiliza para escoger.

d) Estrategias: Es el curso de acción que el agente decisorio escoge para alcanzar mejor sus objetivos, depende de los recursos de que disponga.

e) Situación: Son los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio, muchos de los cuales están fuera de control.

f) Resultado: Es la secuencia o resultante de una estrategia.

2. Condiciones de la Toma de Decisiones.

Las situaciones, ambientes o condiciones en los cuales se toman las decisiones, se pueden clasificar según el conocimiento y control que se tenga sobre las variables que intervienen o influencian el problema, ya que la decisión final o la solución que se tome va a estar condicionada por dichas variables.

A) Ambiente de certeza.

Se tiene conocimiento total sobre el problema, las opciones de solución que se planteen van a causar siempre resultados conocidos e invariables, al tomar una decisión sólo se debe pensar en la opción que genere mayor beneficio.

En este tipo de decisiones, las posibles opciones de solución tienen cierta probabilidad conocida de generar un resultado, en estos casos se pueden usar modelos matemáticos o también el decisor puede hacer uso de la probabilidad objetiva o subjetiva para estimar el posible resultado.

La probabilidad objetiva es la posibilidad de que ocurra un resultado basándose en hechos concretos, puede ser cifras de años anteriores o estudios realizados para este fin; en la probabilidad subjetiva se determina el resultado basándose en opiniones y juicios personales.

B) Ambiente de incertidumbre.

En este ambiente se posee información deficiente para tomar la decisión, no se tiene ningún control sobre la situación, no se conoce como puede variar o la interacción de la variables del problema, se pueden plantear diferentes opciones de solución pero no se le puede asignar probabilidad a los resultados que arrojen.

3. Tipos de Decisiones.

A) Decisiones programadas

Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas; la persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.

Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen otras opciones; por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por el ramo salarial de un empleado recién contratado porque,

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