Proceso De Toma De Decisiones

EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN LOS SISTEMAS

Un sistema (del latín systēma, proveniente del griego σύστημα) es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente.

Otra definición más sencilla es que un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados y puede estructurarse de conceptos, objetos y clases.

Por otra parte, la toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros nos pasamos todos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones.

Es un proceso intelectual que además de apoyarse en ciertas aptitudes tales como la de obtener información, organizarla, sintetizarla a de estar basadas en un buen conocimiento de conceptos principios y técnicas básicas.

La toma de decisiones en una organización se circunscribe a todo un colectivo de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos de empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia en el trabajo del mando.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La toma de decisiones en una organización, interviene en las cuatro funciones administrativas fundamentales, que son: Planeación, Organización, Dirección o Ejecución y Control.

Planeación: Determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. Para ello deben responderse las siguientes preguntas:

¿Cuales son los objetivos de la organización a largo plazo?

¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?

¿Cuales deben ser los objetivos a corto plazo?

¿Cómo de altas deben ser las metas individuales?

Organización: Distribuir el trabajo entre los miembros del grupo, establecer y reconocer las relaciones necesarias.

¿Cuanta centralización debe existir en la organización?

¿Cómo deben diseñarse los puestos?

¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante?

¿Cuando debe una organización instrumentar una estructura diferente?

Dirección o Ejecución: Dirigir y supervisar a los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas de manera eficaz y eficiente.

¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja?

¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?

¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador?

¿Cuando es adecuado estimular el conflicto?

Control: Es necesario mantener un control sobre cada una de las actividades para que éstas sean realizadas correctamente y se completen conforme a lo planeado.

¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas?

¿Cómo deben controlarse estas actividades?

¿Cuando es significativa una desviación en el desempeño?

¿Cuando está la organización desempeñándose de manera efectiva?

Dentro del proceso administrativo es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar.

El proceso de la toma de decisiones

El proceso para la toma de decisiones es el siguiente:

1.- Identificar y analizar el problema. Esta etapa consiste en comprender la condición del momento visualizar la condición deseada, es decir encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisión para llegar a la solución de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la condición presente real y la deseada, o potencial, porque se estima que dicha brecha existirá en el futuro.

2.- Identificar los criterios de decisión y ponderarlos. Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome.

La ponderación, es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisión que se tome, ya que todos son importantes pero no de igual forma.

3.- Generar las alternativas de solución. Consiste en desarrollar diversas posibles soluciones al problema. Si bien en la mayoría de los casos es imposible conocer todos los caminos que se pueden tomar para solucionar el problema, entre más alternativas se tengan va ser mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria.

De todos modos, el desarrollo de un número exagerado de alternativas puede tornar la elección sumamente dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable continuar desarrollando alternativas en forma indefinida.

Para generar gran cantidad de alternativas es necesaria una cuota importante de creatividad. Existen diferentes técnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas, las relaciones forzadas, la sinéctica, etcétera.

4.- Evaluar las alternativas. Consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaron para el problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a los criterios de decisión, y una con respecto a la otra, asignándoles un valor ponderado.

Existen herramientas, en particular para la Administración de Empresas para evaluar diferentes alternativas, que se conocen como métodos cuantitativos.

5.- Elección de la mejor alternativa. En este paso se escoge la alternativa que según la evaluación va a obtener mejores resultados para el problema. Los siguientes términos pueden ayudar a tomar la decisión según el resultado que se busque:

Maximizar: Tomar la mejor decisión posible. Satisfacer: Elegir la primera opción que sea mínimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado. Optimizar: La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

6.- Implementación de la decisión. Poner en marcha la decisión tomada para así poder evaluar si la decisión fue o no acertada. La implementación probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia.

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