MEMORANDUM DE ESTIMADO DE COSTOS

MEMORANDO DE SECRETARIA TÉCNICA Nº C-29

PROBLEMÁTICA ORIGINADA POR EL AÑO 2000: IMPLICANCIAS CONTABLES

Documentación:

1. La “problemática del año 2000” hace conveniente elaborar guías para el tratamiento a ser dispensado a los costos que se generarán debido a la necesidad de adaptar los sistemas al cambio del milenio y para definir el tipo de exposición en los estados contables que esta situación ante ciertas circunstancias puede llegar a requerir.

2. ¿En qué consiste la problemática Año 2000?. Brevemente, el cambio del milenio afecta significativamente a los sistemas de computación y en consecuencia toda la actividad de una empresa puede verse en riesgo si no se toman las medidas adecuadas para salvar los errores e imperfecciones que podrán producirse. La simplificación original de año de cuatro dígitos a dos (utilización de los últimos dos dígitos que indican la ubicación del año en el siglo), con la noble intención de los programadores de ahorrar espacio en disco, muy costoso en esos tiempos, puede generar una catástrofe cuando esos dos dígitos sean 00 y los sistemas se encuentren imposibilitados de ubicar ese año en el siglo (es decir que podría ser el primero del siglo – año 1900 – o el último – año 2000 -) esto generará obviamente infinidad de complicaciones toda vez que se quieran comprar los años entre sí de manera que deba determinarse si entre el “99” y el “00” hay 1 año o 99 años. Pero además de esto se producirá otro problema cuando el sistema en sus múltiples relaciones trate de dividir por el año, que por ser 0 le generará errores irresolubles para él.

3. Por todo ello, y otras razones, es que el año 2000 representa un problema para los sistemas y en caso de que las empresas usuarias de los mismos no corrijan la situación, en muchos casos no podrán seguir operando.

4. Esto generará probablemente costos adicionales a los habituales a la Entidad, y por lo tanto la inquietud sobre cómo deben ser tratados contablemente, además de si la entidad puede hacer frente a los mismos desde el punto de vista financiero.

Análisis:

5. La problemática descripta requiere la evaluación de los siguientes aspectos:

• Adecuación de los software de aplicación y sistemas operativos, componentes de hardware y otros dispositivos tecnológicos cuya operatoria depende de microprocesadores propios de la Organización y de los terceros que interactúan con ella.

• Disponibilidad de planes de contingencias a utilizarse ante la imposibilidad de resolver en forma oportuna alguno de los aspectos mencionados en el punto anterior o ante la presentación de eventuales inconvenientes que originalmente no hubiesen sido previstos.

• Magnitud de los costos asociados a la resolución del problema e impacto sobre la generación futura de resultados.

Como atacar este problema sin alterar gravemente los análisis de costo ya establecidos:

6. La evolución de estos aspectos y la naturaleza de los costos asociados exigirán tratamientos contables y de exposición diferentes, los que se analizan a continuación:

7. Costos a ser incurridos para adaptar los sistemas al cambio de milenio

7.1. De acuerdo con las características de la organización el tema en cuestión podrá o no tener mayor relevancia. El análisis que se propone a continuación es ciertamente aplicable para aquellas circunstancias en donde los costos a incurrir se estiman como significativos.

El tema en cuestión plantea los siguientes interrogantes:

• ¿En qué momento deben contabilizarse estos costos?

• ¿Cuál es el tratamiento contable a otorgarles?

• ¿Qué tipo de conceptos son asignables al proyecto año 2000?

• ¿Cuál es la habilidad de la organización para resolver el problema de cambio de milenio y afrontar los costos a incurrir?

Se pasan a analizar brevemente cada uno de los interrogantes planteados.

Momento de contabilizar los costos

7.2. De acuerdo con la naturaleza de los gastos que el tema tiene asociado se presentan como alternativas de momento de registración el de cuando los costos se presupuesten, se conozcan o se incurran.

En función del concepto involucrado se considera que el hecho sustancial que da origen al devengamiento del costo lo constituye la recepción del servicio asociado, por lo cual el momento de contabilización debe ser en el que se incurre.

Tratamiento contable a otorgar a los costos

7.3. Al evaluar este tema se plantea la disyuntiva de si estos cosos deben ser considerados activos o gastos. Son varias las alternativas que pueden presentarse en las organizaciones para resolver el dilema que plantea el cambio de milenio. Estas van desde corregir simplemente el problema en los medios disponibles hasta la adquisición de nuevos paquetes y equipos que traen el tema resuelto.

7.4. Evidentemente donde se pueden plantear con más fuerza las dudas de cómo tratar contablemente los costos de este tema es en el escenario en el cual lo organización incurre en costos para arreglar los medios de procesamiento actualmente disponibles. En este sentido, los argumentos que esgrimen los que respaldan cada una de las alternativas son varios. Se citan algunos de ellos:

• Son gastos porque:

la naturaleza de la erogación hace permitir que le software se mantenga actualizado y por tal motivo se asemeja a un gasto de reparación y mantenimiento

el costo incurrido no mejora el software

el costo incurrido permite dejar al software en su estado normal de uso, de lo contrario pasaría a ser obsoleto

• Son activos porque:

los costos incurridos permiten extender la vida útil del software

la no incursión en el costo limita el uso del software hasta el año 2000

son gastos de naturaleza única por lo cual no se asemejan a gastos de reparación y mantenimiento

7.5.

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