METODOLOGÍA Y PROCEDIMIENTOS EN LA TOMA FÍSICA DE ACTIVOS

Metodología y Procedimientos en la Toma Física de Activos

LA IMPORTANCIA DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible.

Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa.

En el pasado, el Control de los Activos Fijos se limitaba al registro de las adquisiciones de la empresa y su natural tratamiento fiscal y contable. Hoy, la dinámica de los negocios, leyes y procedimientos han creado la necesidad de poder administrar de manera confiable y eficiente una de las partes más importantes del balance contable: El Activo Fijo.

De seguro Ud se ha preguntado:

Cuantos Activos Fijos Tenemos?

La contabilidad de la empresa nos indica cuanto valen en su totalidad en cada grupo de activos fijos, no nos indica cuantos tenemos por tipo o subtipo de bienes.

Donde se encuentran nuestros activos fijos?

Los activos de la empresa pueden tener una trazabilidad o movimiento frecuente dentro y fuera de la misma, por lo que es necesario asignar un código único que nos ayudara a tener su historial de movimiento y ubicación exacta.

Cual es el estado físico de nuestros bienes?

Se encuentran en uso, dañados cual es su verdadero status actual, se encuentran respaldados con un contrato de mantenimiento o dentro de una garantía recuerde que podemos estar pagando impuestos por bienes que no tenemos o que no están en uso ya en la compañía.

Además es necesario contar con un proceso que nos permita verificar la existencia de un bien antes de realizar compras futuras de bienes que talvez la empresa ya los tiene.

METODOLOGIA Y PROCEDIMIENTO

1.- PLANIFICACION

Se planificara entre otros aspectos los siguientes:

Definir los campos de información que soporta el sistema de control de activos en el caso que la empresa cuente con uno.

Definir tipos y subtipos de activos en referencia con el plan de cuentas.

Determinar en ciertos bienes la toma física de sus partes o componentes agregado o desagregado. Esto puede variar de acuerdo al tipo de bien y la capacidad del software de control.

Definir de acuerdo a la estructura y organización actual de la compañía, las sucursales, departamentos, ciudades, usuarios etc.

Bienes sujetos a control, es decir la toma física de bienes que no se encuentran activados pero que es necesario su control.

Diseño de código de barras, su material y numeración.

Control de compras y traslados de bienes durante el proceso de toma física para lo que ponemos a disposición de la empresa nuestra pagina web para facilitar la retroalimentación de esta información.

2.- LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FISICO

Observación física a todos y cada uno de los activos fijos que la compañía posee, de acuerdo a técnicas recomendadas para el efecto. Esta observación no causará interrupción a los procesos operativos y/o administrativos adoptando las seguridades pertinentes en las áreas restringidas, en esta etapa se tomaran todas las características del bien.

3.- IDENTIFICACION DE CODIGOS DE BARRA

Doble etiquetado a cada activo en un lugar adecuado que no esté expuesto a la vista del usuario pero si accesible para su control. Cada etiqueta contara con su protector de vinilo para evitar deterioro. En el caso de las maquinarias se utilizará placas de material plástico o metálico según la maquinaria utilizada en planta.

4.- REVISION, CONCILIACION Y DIGITACION DE LA INFORMACION

Con la información obtenida, se concilia y actualiza con los registros contables que disponga la compañía incorporando los ajustes y/o reclasificaciones sugeridas por nosotros y aceptadas por la empresa.

Al realizar éste proceso se determina:

Listado de bienes que constan en los registros contables y no ubicados físicamente.

Listado de bienes ubicados físicamente y no se encuentran en los registros contables.

5.- MIGRACION DE LA BASE AL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS

Como producto final tenemos la base de datos con toda la información de los bienes de la empresa, misma que será entregada en el archivo y formato que soliciten para la migración de datos al sistema de administración y control de activos que posea la empresa.

En el caso de adquirir nuestro software e-caf Control de Activos Fijos por Internet, este se entregara con la base de bienes cargada.

6.- GESTION Y MANTENIMIENTO DE LA BASE

Para una efectiva verificación de

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