Toma Fisica De Inventarios

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo trata acerca de la toma física de los inventarios dentro de una empresa o compañía, el procedimiento para realizarlos, su importancia, su objetivo, su metodología, etc., por lo que será de gran ayuda para ampliar el conocimiento que se tenga respecto a este tema.

TOMA FISICA DE INVENTARIOS

La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso.

La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad.

La correcta implementación de un sistema de toma física de inventarios es de vital importancia a lo largo de la cadena de suministros y su importancia debe ser entendida por cada una de las partes involucradas (compras, logística, ventas, producción y finanzas) como una pieza central del control y las operaciones diarias de la empresa, con el objetivo de ser una tarea que facilite los procesos relacionados a una optimización del uso del almacenamiento desde el punto de vista de la administración de los ítems y su valoración.

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.

La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.

Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa de restaurantes, dado que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios.

Procedimiento de toma física (Conteo de mercancías)

1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.

2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.

3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.

4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.

5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.

6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.

7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.

8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.

9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.

10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.

11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.

AUDITAR LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE FORMA EFECTIVA

OBJETIVO

Verificar la existencia del inventario que se encuentra registrado en los estados financieros al corte del periodo fiscal.

RESPONSABILIDAD

La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar en realidad el conteo. La responsabilidad del Auditor es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.

METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.

CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta

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