Auditoria (toma Fisica De Inventarios)

CAPITULO I

CONCEPTOS GENERALES

TOMA FISICA DE INVENTARIOS

1.1 Antecedentes Históricos

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.

1.2 Inventario

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa.

1.3 Toma Física

El proceso de “hacer inventario”, o “tomar inventario” o “Inventariar” es uno de los más importantes en el sistema, ya que permite comparar las existencias reales (físicas) de los artículos contra las existencias que tiene el sistema y poder indicar si hay faltantes o sobrantes de artículos.

CAPITULO II

TOMA FISICA DE INVENTARIOS

2.1 Toma Física de Inventarios

2.1.1 Generalidades de una auditoria de Estados Financieros

Auditoria, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna.

Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumple con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general.

Es evaluar la forma como se administra y opera tendiendo al máximo de aprovechamiento de los recursos. Tal vez una de las formas más claras para entender y comprender el concepto universal de auditoría sea a través del proceso de evolución de esta rama o especialidad de las ciencias sociales. A continuación una narrativa sinóptica del devenir histórico de la auditoria.

2.1.2 Marco referencial para una auditoria de Estados Financieros

Una de las características o rasgos de las sociedades avanzadas son las grandes cantidades de información que se desprende de estas. El caudal de las empresas reúne no solo a los vinculados a ella como aportadores de capital o trabajadores, sino también a otros usuarios que indirectamente necesitan de sus resultados.

Para que esta información, de las empresas, suponga una respuesta adecuada, es decir, sea la correcta, es necesario que esté basada en ciertas garantías que hagan creer en ella. Se requiere la presencia del auditor para garantizar que esa información muestre la situación real de la empresa, a través de procedimientos y técnicas de auditoría.

Primeras auditorias: Desde el mismo momento en que existió el comercio se llevaron a cabo auditorias de algún tipo. Las primeras auditorias fueron revisiones meticulosas y detalladas de los registros para determinar si cada operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto.

El propósito fundamental de estas primeras auditorias era detectar desfalcos y determinar si las personas en posición de confianza estaban actuando e informando de manera responsable.

Después de la Revolución Industrial el alcance y la complejidad de los negocios se ampliaron notablemente. Al aumentar en tamaño las compañías emplearon mayor número de personas y sus sistemas contables se volvieron mucho más desarrollados.

Con el desarrollo vertiginoso de las empresas que empleaban cientos y miles de trabajadores se hizo necesaria una organización empresarial que garantizara el registro y control eficiente. Se desarrollaron los principios de control interno en las grandes corporaciones. En estas circunstancias las auditorias detalladas resultaban antieconómicas. Se apuntan las auditorías internas que desempeñan un papel importante en el control de los recursos de las empresas. Comenzó el desarrollo de las auditorias por pruebas.

Definición de Auditoria: La American Accounting Association (Asociación Americana de Contadores) ha preparado la siguiente definición de auditoría. La auditoria es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El fin de los procesos consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso.

Como la auditoria es un proceso sistemático de obtener y evaluar evidencias tienen que existir conjuntos de procedimientos lógicos y organizados que sigue el auditor para recopilar información. Aunque los procedimientos apropiados pueden variar de acuerdo con cada compañía, el auditor tendrá que apegarse a los estándares generales establecidos por la profesión.

La definición señala que la evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva, por consiguiente, el auditor debe emprender el trabajo con una actitud de independencia mental-neutral.

La evidencia examinada consiste en una amplia variedad de información y datos que apoyen los informes elaborados. Los informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos toman por lo general, la forma de informes financieros u otros informes como declaraciones de impuestos, informes de funcionamiento, convenios contractuales y otros informes.

El papel del auditor es determinar el grado de correspondencia entre la evidencia de lo que ocurrió en realidad y los informes que se han presentado de esos procesos. El auditor debe determinar si dichos informes están de acuerdo con los principios establecidos y si dichos principios han sido aplicados de manera apropiada.

El auditor comúnmente utilizará los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), leyes, reglamentos de impuestos, manuales de procedimientos, requisitos fijados por el gobierno, etc.

Objetivos de la auditoria: Los objetivos fundamentales de la auditoria son:

a) Evaluar el control de la actividad administrativa y sus resultados.

b) Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionalidad de los resultados expuestos en los Estados Financieros, así como evaluar otros elementos que de conjunto permitan elevar la economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos.

c) Prevenir el uso indebido de los recursos de todo tipo y propender a su correcta protección.

d) Fortalecer la disciplina administrativa y económica financiera de las entidades, mediante la evaluación e información de los resultados a quien corresponda.

e) Coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y a la preservación de la integridad moral de los trabajadores.

Auditoría Externa: Es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informes, o estados financieros correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales e internas vigentes y el sistema de control interno contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organización, cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.

Además, examina y evalúa la planificación, organización, dirección y control interno administrativo, la economía y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, así como el resultado de las operaciones previstas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas.

Auditoría Interna: Se denomina auditoría interna al control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades; que comprende el examen de los sistemas de control interno, de las operaciones contables y financieras y de la aplicación de las disposiciones administrativas y legales que correspondan; con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos: prevenir el uso indebido de éstos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.

2.1.3 Normas de auditoría relacionadas a la toma física de inventarios

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Nº 30

Sección 331 Observación de la toma de Inventarios Físicos observación de la toma de Inventarios Físicos.

La observación de la toma de inventarios físicos de existencias es un procedimiento de auditoría generalmente aceptado. El auditor independiente que emita una opinión sin haber efectuado este procedimiento, debe tener presente que es su responsabilidad sustentar la opinión expresada.

El objetivo de esta sección es proveer una guía al auditor independiente para la observación de los inventarios físicos. Esta sección sólo se refiere a la observación de los inventarios físicos y no a otros procedimientos importantes de auditoría que generalmente son requeridos para que el auditor independiente pueda satisfacerse

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