Modelo Politica de Activos Fijos

Objetivo

Establecer los lineamientos con los cuales se desarrolla el proceso de compra de vehículos de la organización, dentro  del marco del los beneficios  ofrecidos  en la  contratación de funcionarios.  

Alcance

Aplica para la compra de vehículos de cargos que tienen dicho beneficio en la organización, incluyendo las filiales.  La presente política se desarrolla dentro de los lineamientos de la Política de Compras.  

Lineamientos Generales

1. Toda compra de vehículos será autorizada por el Comité de ________________________

1. El Comité de _________________, estará conformado por _______________________

1. La aprobación para la compra del vehículos asignado al Presidente y Vicepresidentes, deberá contar adicionalmente con el aval de la Junta Directiva.

1. Los cargos y/o niveles autorizados para recibir dentro de sus beneficios la asignación de vehículo son:

1. ___________________________
2. ___________________________
3. ___________________________
4. ___________________________
5. ___________________________

1. La asignación de vehículo para un cargo no incluido dentro de la presente política, deberá ser aprobada por el Comité de __________, según propuesta realizada por la Gerencia de Gestión Humana y del Líder del área a la cual el cargo reporta.
2. La adquisición de vehículos para funcionarios, deberá contar con un análisis financiero y técnico que permita evaluar el mejor mecanismo de adquisición (compra directa, leasing, crédito) así como las condiciones técnicas del vehículo.
3. La flota de vehículos de funcionarios será renovada  cada ____ años o _______ kilómetros  y su depreciación será por el método de _______________.

1. El valor y marca de los vehículos asignados será de acuerdo al nivel del cargo así:

1. Los funcionarios que reciben el vehículo como beneficio, podrán optar por la compra del mismo con un descuento del __%, sobre el valor de la compra total del vehículo, siempre que se encuentre vinculado a la compañía mínimo por ___ años.

En caso que su retiro sea anticipado al período establecido en le presente numeral, el valor del descuento será deducible de ___________________________________________.

1. La orden de compra de los vehículos será autorizada por _________________ y deberá adjuntar como soporte el acta de aprobación del Comité de ______________________.

1. El área de Contabilidad deberá recibir una copia del acta del Comité de _____________, en donde se aprobó la compra de contado, crédito o leasing del vehículo, siendo dicho documento soporte imprescindible para su registro.

1. Los gastos de mantenimiento, seguros, combustibles. parqueaderos e impuestos, serán asumidos en su totalidad por la Organización.

1. La compra de combustible deberá realizarse únicamente en las compañías con las cuales se tiene convenio.

1. El pago de peajes y parqueaderos deberá contar con el documento soporte del mismo, y su legalización no podrá ser mayor a ____ días.

1. Las áreas que deberán ser informadas tanto de la adquisición de vehículos, como de la asignación a funcionarios  y del retiro de los mismos son:

1. Contabilidad
2. Gestión Humana
3. Logística
4. ___________________

1. Al momento de retirarse todo funcionario que tiene asignado un vehículo, deberá entregar el vehículo junto con la carta de renuncia, de lo contrario la misma no podrá ser aceptada.

1. Al momento de entregar la liquidación, Gestión Humana deberá validar previamente que el vehículo asignado haya sido entregado a ____________________________________

Otras disposiciones

1. Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por el Comité ___________

1. Entra en vigencia la presente política a partir del ________.

1. El acta de aprobación en donde se registra la presente política es el número ____ del ____.

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