Organización De Eventos

Recepción, alojamiento e información.

Generalmente el secretario (a) es el encargado (a) de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.

Son también los integrantes de este subcomité quienes se encargarán de la recepción de los asistentes en el aeropuerto, si así lo establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones o países, confirmaron fecha y hora de llegada. Además, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles.

Cuando los asistentes de otras regiones o países sean un número considerable, es, aconsejable ubicar un puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepción, además de suministrar la primera información y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes. Igualmente, en cada unos de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este subcomité, quien se encargará de agilizar lo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de dar información particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso.

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