Organizacion De Eventos

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

FESTEJOS POPULARES

Son los festejos que caracterizan a un pueblo en cuanto a sus costumbres, ideas, ritos. Pueden representar naciones, regiones y localidades o barrios. En nuestro país se desarrollan numerosos eventos de esta índole en las provincias y también en los municipios. En Buenos Aires y mas específicamente en la capital federal los barrios también los realizan. Algunas fiestas tienen como eje el mismo tema pero se adapta a cada región (Ej. Los carnavales) otras son típicas de una región (Ej Cosquín, Vendimia). Existen asimismo festejos de colectividades que reseñan de algún modo las costumbres de sus países de origen.

En la última década del siglo XX han comenzado a aparecer algunos autores que, superando el tradicional enfoque del protocolo desde la diplomacia, el derecho público, la logística o la mera organización de actos lo vinculan a las teorías de la comunicación.

Muy lentamente comienza a imponerse la consideración del protocolo como un poderoso código de comunicación no verbal que regula los ámbitos espacio-temporales en que se desenvuelve el poder establecido a través de un corpus de normativa legal y reglas consuetudinarias de aplicación y análisis tremendamente complejo y especializado. El enlace con este enfoque comunicativo se efectúa a través de los acontecimientos especiales, acciones de relaciones públicas organizacionales especialmente eficaces y de gran capacidad de convocatoria y difusión que los convierte en instrumentos de primer orden para conseguir los objetivos corporativos. Los acontecimientos especiales, y sobre todo las ceremonias que los conforman, constituyen desde la más remota antigüedad la mayoría de acciones de relaciones públicas emprendidas a lo largo de la historia, y esta circunstancia ha supuesto la identificación de su gestión con la disciplina en sí misma, tanto por parte de la sociedad en general, como por algunos analistas, que han llegado a confundir e identificar la parte con el todo. Por otro lado, actos o eventos han sido tenidos en cuenta tradicional y exclusivamente por la doctrina por su consideración instrumental, ocupando un lugar de honor entre los denominados «medios o instrumentos demostrativos», ceremonias de carácter público o privado, que tenían lugar ocasionalmente en la vida de las organizaciones, y no presentaban más funcionalidad que la posibilidad de generar noticia ni más objetivo que la brillantez del acto por el acto.

Afortunadamente, los nuevos profesionales e investigadores surgidos en las últimas décadas de las aulas universitarias han superado ya esta visión parcial y reduccionista de las relaciones públicas.«una disciplina científica que estudia la gestión del sistema de comunicación a través del cual se establecen y mantienen relaciones de adaptación e integración mutua entre una organización o persona y sus públicos»

Los festejos populares pueden ser:

- Religiosos: que representan las creencias de un pueblo en el ámbito de la fe.

- Culturales: Que remiten a los hábitos y costumbres de una región. Pueden estar basados en hechos gastronómicos, turísticos, y artísticos.

- Deportivos: cuyo eje convocante es un deporte de exhibición o participativo.

- Temático: cuando gira en torno a un tema que convoca a grupos de pertenencia o referencia.

También los festejos populares pueden ser:

- Solicitados por una entidad: municipio, gobernación, asociación civil, ONG entre otras.

- Auto gestionados: realizados por el organizador, por propia iniciativa, asumiendo las tareas de organización, financiación y comunicación.

En esta instancia, los eventos se relacionan estrechamente con otras áreas como la gastronomía, el turismo, la cultura de los pueblos. Son importantes por:

- Los ingresos que genera para la región.

- Las fuentes de trabajo que abre. Recordemos que eventos como el Carnaval de Gualeguaychu mantiene gente trabajando durante todo el año.

- Las posibilidades de negocios que se originan y concretan al ser específicos y convocar a un sector de la población definido. Por ejemplo Cosquin atrae además de a un publico general, a los amantes de la música y la danza de nuestro país.

- Los contactos que establece. Pensemos la cantidad de gente representativa de diversos sectores e influyentes que reúne un evento.

- La difusión de hábitos culturales. Un festejo popular es una carta de presentación hacia dentro y afuera del país.

La importancia de la investigación:

Todo festejo popular, por ser representativo de la cultura, gustos y costumbres de un pueblo requiere más que ninguno de una exhaustiva investigación de mercado previa a la gestación y planificación del mismo. Recordemos que estamos simbolizando con el evento, dichas costumbres y que para poder hacerlo con exactitud, primero debemos conocerlas en profundidad.

Los estudios abarcan una serie de investigaciones cuyo objeto es contrastar una hipótesis formulada desde la empresa con lo que ocurre en el mercado y con lo que realmente induce o motiva a los consumidores. Pueden y deben realizarse antes de diseñar el plan y luego.

Si existe algún aspecto de las relaciones públicas especialmente relacionado con el ceremonial y el protocolo es la consideración y el tratamiento de los públicos implicados en los eventos. Personas y organizaciones, componentes básicos de los públicos corporativos, constituyen no sólo la base, la materia prima del trabajo del relacionista publico, sino el objetivo primordial de las tradicionales fases de investigación, análisis, programación, comunicación, acción y evaluación que conforman el propio proceso relacional.

AREAS DE INVESTIGACION:

La investigación puede partir de un interrogante al cual debo asignarle una respuesta o de una suposición la cual debo validar o refutar. A la vez, puede estar orientada al mercado en cuestión en su conjunto o a un sector del mismo. Para comprender mejor esto definimos lo que compete a la investigación en cada uno de los componentes del mercado.

El carácter del acto lo otorga el organizador y los medios utilizados para llevarlo a cabo, y no su naturaleza ni el rango de los asistentes. Sólo son actos oficiales los organizados por el Estado14 en cualquiera de sus manifestaciones (central, autonómico o local, en lo territorial; y según los poderes, ejecutivo, legislativo y judicial). No es un acto oficial la entrega de los premios Príncipe de Asturias, organizada por una Fundación, y si lo es la inauguración de un Festival de Cine local organizado por el municipio en una pequeña población.

En los actos oficiales es el Estado quien convoca, organiza y financia a través de funcionarios y medios públicos, y por tanto la normativa debe ser expresamente clara y la rendición de cuentas ha de hacerse a la comunidad, auténtico origen y destino del evento.

- Los clientes: investigaciones dirigidas a identificar y obtener una tipología media de los consumidores. Sus hábitos y motivaciones de compra, de consumo, de uso y motivaciones que los movilizan a realizar y contratar eventos. Investigar desde el cliente que nos solicito la ejecución del evento, por ejemplo el Municipio, hasta sus habitantes si los mismos van a ser concurrentes. Esto nos permitirá conocer mejor sus gustos en comidas, bebidas, danzas, entretenimientos, etc.

- Los productos o servicios: denominados test de productos. Determinan aspectos como: qué características deben reunir para determinado target, cual es la imagen o importancia del nombre corporativo, etc. Aquí nos detenemos en el servicio que vamos a ofrecer, por ejemplo un festival de tango, que se hizo al respecto, que hay de nuevo, que me ofrece el mercado en alternativas para hacer.

- El Mercado: Investigar a la competencia, los canales de distribución: precio, forma de pago, punto de venta, etc. Aquí ahondamos en las fortalezas y debilidades de nuestro proyecto de eventos respecto del de la competencia y buscamos la manera de diferenciarnos.

- La Comunicación: Conocimiento de los medios, la comunicación publicitaria y todas las formas posibles de difundir un evento. No basta con tener una buena idea sino que hay que saberla comunicar tanto a quienes van a ser los concurrentes al evento como a los sponsor y se tratara de un evento auto gestionado.

Etapas de la investigación:

- Determinación del objetivo: definir con exactitud que se quiere saber, en que grado y circunstancias. Se puede partir de una hipótesis, ejemplo “ en verano los clientes de alto poder adquisitivo preferirán hacer sus fiestas sociales en espacios abiertos o soleados (quintas o estancias)”

- Elección de las fuentes: recurrir a fuentes diversas, primarias y secundarias.

- Trabajo de campo. Es la realización de tareas concretas como lectura de materiales, confección y ejecución de cuestionarios, observaciones, etc.

- Procesamiento de la información; ordenar los datos y clasificarlos, tabularlos y resumirlos.

- Análisis: valoración final de los resultados obtenidos y conclusiones.

Herramientas de investigación:

- Observación focalizada: mirar con ojos de estudio un hecho determinado. Esta puede ser: participante o no; natural o artificial; estructurada o libre; individual o colectiva. Se realizan anotaciones en un cuaderno, fichas, mapas conceptuales, planos. Se suele tomar fotos o filmar.

Podemos observa, por ejemplo, u evento de la competencia y anotar todo lo que sucede allí. Podemos nutrirnos de conocimientos, de comunicación verbal y no verbal, que enriquezcan nuestra observación.

- Focus Group: es una reunión que

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