Organizacion De Eventos

Lean, analicen y respondan los interrogantes que se encuentran al final del taller.

SOLO UN DESAYUNO…

Morelia llevaba 3 semanas en la empresa TFG Intenational, cuando se le asignó la tarea de organizar un desayuno de trabajo para su jefe; 5 integrantes de la junta directiva y 4 posibles y futuros accionistas extranjeros. La orden la recibió el lunes a las 10: 00 am del 1 de agosto y el desayuno era para el viernes 5 a las 8:00 am. (Los posibles extranjeros llegarían el viernes a las 6:00 am al aeropuerto y debía estar de regreso a las 10:00 am. Los organizadores no podían darse el lujo de retrasarse, pues el tiempo era oro). A Morelia se le dijo que si tenía alguna duda por favor preguntara, pues no podían cometerse errores. Todo debía estar perfecto.

Morelia nunca había organizado un desayuno de trabajo y pensó: “gracias a Dios que no es un evento que requiere mucho protocolo, voy a terminar el trabajo que tengo atrasado de la semana pasada y en el transcurso de la semana organizo el desayuno”. Morelia tenía la costumbre de dejar “todo para mañana”. Además qué debía preguntar sobre un desayuno… si era cosa de comida en una mesa.

Efectivamente así lo hizo, en su cabeza pasó por su mente, solo, un plato con pan, huevo revuelto, queso, café, jugo y listo. ¿Qué más podía implicar un desayuno de trabajo? Si no era un evento de gran trascendencia. Pensó: voy a la panadería compro una bolsa de pan, una libra de queso, preparo en mi casa unos huevos revueltos y los caliento en el microondas en la empresa, café lo consigo en la empresa y compro una botella de Tampico (jugo de naranja). Y, ¡LISTO!

Pasaron los días, y ella no hizo ninguna pregunta, ella supuso que el desayuno sería en la sala de juntas de la empresa y supuso que todos sabrían… además supuso que su responsabilidad se limitaba a tener el desayuno a las 8 de la mañana en la sala de juntas. El jueves en la mañana, su jefe le preguntó:

- ¿ya está todo listo?, a lo que ella respondió, -sí doctor.

-¿Y dónde será el desayuno?, -en la sala de juntas por supuesto doctor.

-No olvide el más mínimo detalle; de este desayuno, depende el futuro de empresa. -Claro Dr., no sé preocupe.

-De todas formas cualquier inquietud que tenga hágamelo saber ahora en la mañana, porque en la tarde tengo una reunión fuera de la empresa. – No se preocupe Dr. Ya TODO está listo.

INTERROGANTES:

1. ¿Cómo cree que terminó el desayuno? Y ¿Por qué?

2. ¿Dónde cree que estuvo el mayor error que desencadenó el caos?

3. Si el evento presenta problemas, ¿de quién cree usted que es la responsabilidad?

4. Para usted, ¿Qué implica un desayuno de trabajo?

5. ¿Morelia, además de pensar en alimentos debió pensar en otras funciones? ¿Cuáles?

6. ¿Qué moraleja o enseñanza le deja esta historia?

SOLUCION

1. Termino mal, porque no hubo un análisis de la magnitud de este evento, además que no se hicieron las averiguaciones pertinentes y necesarias de lo que se quería.

2. El error lo tuvo Morelia, porque ella asumió que todos ya sabían todo y no informo o manifestó inquietudes.

3. Morelia seria la responsable, ya que se le encargo el evento y el jefe le recalca la importancia de ese, y que si tiene dudas que se las manifieste.

4. Un desayuno de trabajo implica organización, y más en este caso que los extranjeros llegan el mismo día del desayuno de trabajo y deben regresarse a las 10. Todo el tiempo de ser muy estricto para que nada se salga de los parámetros que se han establecido con anterioridad.

5. Claro que debió pensar en otras obligaciones. Es un desayuno de trabajo, entonces se debió pensar en:

Transporte, los extranjeros llegan al aeropuerto y hay que llevarlos a la empresa y nuevamente devolverlos al aeropuerto.

Las bebidas iniciales

El tema a tratar en el desayuno

Si se entregaría algún material

El tiempo de las intervenciones

El tiempo del desayuno

Despedías

6. Que las cosas se deben hacer en el momento indicado y con el tiempo que requiera, las cosas no deben dejarse para después, y aclarar todas las dudas necesarias para su realización y todos estos eventos sean un éxito.

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