Organización y Administración en el tiempo

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Profesor Miguel Ángel Gago Martínez

CONTENIDOS DEL PROGRAMA

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

• Módulo I. Tiempo para el logro.

Primera Parte: Tiempo para el logro.

• 1) El tiempo y su percepción.
• 2) Tiempo, brújula y reloj.
• 3) La Función Ejecutiva Cerebral. Cómo mejorarla a través de la concentración, la conducta ante el estrés y la adecuada motivación.
• 5) Valor del tiempo.

• * Ejercicios varios.

Segunda Parte: Sin prisa y sin pausa.

• 1) La fábula de la liebre y de la tortuga.
• 2) Los principios de la liebre y de la tortuga.

• *Ejercicios varios.

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• Módulo II. Organización y Administración del tiempo.

• 1) Principios para administrar el tiempo eficazmente.
• 2) Superación de obstáculos para organizar el tiempo.

• * Ejercicios varios.

• Módulo III. Orden.

• 1) Pasos para tener orden.

* Ejercicios varios.

Duración del Curso: 16 horas.

PRIMER MÓDULO.

Tiempo

1. Primera Parte: Tiempo para el logro.
2. Segunda parte: Sin prisa y sin pausa.

PRIMERA PARTE: TIEMPO PARA EL LOGRO.

1. El tiempo y su percepción.

a) El tiempo.

• El tiempo es el devenir, lo que ocurre.
• El tiempo y el espacio configuran el escenario de la vida, la esencia de la vida.
• El tiempo es una sucesión continuada de momentos en los que debemos hacer que sucedan las cosas que soñamos y que queremos para nosotros.

b) Percepción del tiempo.

• Albert Einstein, el padre de la “Teoría de la Relatividad” e iniciador de la “Teoría Cuántica”, concibió al tiempo como una serie de acontecimientos cuya percepción depende de cómo un observador se muestre respecto a aquello que está viendo, de su perspectiva, guiada por sus movimientos, acontecimientos y respiración.
• Preguntaron a Einstein que era el tiempo, a lo cual respondió:

“Cuando un hombre pasa dos horas con una mujer bonita tiene la sensación de que han sido dos minutos; pero si lo sientan dos minutos en una estufa caliente le parece que han pasado dos horas.”

• El tiempo es “relativo”, lo que quiere decir que su estimación depende de la percepción del observador.
• La percepción del tiempo depende, como dijimos, de los movimientos, acontecimientos y respiración del observador.
• Cuando practicamos Tai- Chi o hacemos meditación. el tiempo parece pasar más lento.
• Cuando estamos concentrados en la lectura de un libro fascinante o realizando una actividad que nos gusta mucho, tenemos una gran concentración que nos aísla del mundo (estado de flujo), el tiempo parece pasar más rápido.

c) El tiempo interno.

• En nuestro cerebro hay “un reloj central interno” que coordina muchos de nuestros “otros relojes corporales accesorios” que regulan, a su vez, nuestros procesos corporales, así como los llamados “ritmos circadianos y ultradianos”.
• El tiempo interior es independiente del curso de los relojes mecánicos que utilizamos.
• Este “reloj central” está compuesto de un par de nódulos nerviosos del tamaño de un grano de arroz ubicados en cada mitad del cerebro, que ocupan dos dedos de ancho por detrás de la nariz, en el hipotálamo cerebral, y que se denominan “núcleos supraquiasmáticos” y que trabajan con una precisión sorprendente.
• Si un tumor cerebral destruye estos núcleos, “las rutinas” de los pacientes se convierten en “desordenadas”, ya que comen, duermen y se despiertan a cualquier hora.
• El “Jet Lang” de los viajeros supone la alteración de los ritmos circadianos y ultradianos; lo que implica fatiga, desorientación e insomnio.
• Genéticamente existen dos tipos de personas en cuanto su reloj interno; “las lechuzas” o trasnochadores y “las alondras” o madrugadores.

d) Empleo óptimo del tiempo.

• El tiempo no podemos alargarlo o estirarlo, pero sí podemos ADMINISTRARLO eficazmente, ORGANIZANDO nuestras actividades y ORDENANDO nuestro entorno y herramientas de trabajo; de tal manera que consigamos cumplir lo que queremos: Nuestros OBJETIVOS y METAS.

• Organizar: Tengo “x” tiempo ¿Cómo debo organizar mis actividades y tareas, para mejor aprovecharlo, según las PRIORIDADES que tengo?
• Administrar: ¿A qué “tareas” debo adjudicar mi tiempo para sacar el mejor provecho? ¿Cuáles son las “tareas” que ameritan mayores recursos de tiempo? ¿Cuáles menos tiempo?
• Ordenar: ¿Cómo debo ordenar mi lugar de trabajo y mis herramientas laborales para evitar pérdidas de tiempo?

1. Tiempo, brújula y reloj.

a) Tiempo, Brújula y Reloj.

• Normalmente el tiempo se relaciona con su control, con el reloj.
• Nosotros lo relacionamos con la brújula. Nuestra brújula será un plan que nos permitirá seguir el rumbo y alcanzar las metas.
• Un objetivo es lo que queremos lograr. Si nos fijamos un tiempo para alcanzar el objetivo o le añadimos una magnitud o cantidad a lograr, el objetivo lo transformamos en una meta.
• Porque al igual que un marino, antes de empezar a navegar, debemos saber adónde queremos llegar. Saber, cuál será nuestro puerto de destino. “Ningún viento es favorable para el hombre que no sabe adonde va”. Séneca
• Además, sin un plan, podemos desperdiciar tiempo y dinero para el logro.

1. La Función Ejecutiva Cerebral.

1. La Función Ejecutiva Cerebral.

• La Función Ejecutiva Cerebral (F. E) es un conjunto de habilidades cognitivas ordenadoras y organizadoras que permiten la anticipación, el establecimiento de metas, la formación de planes y programas; así como las operaciones mentales, el control y el seguimiento de las tareas.
• El caso de Phineas Gage (1823-1860) es el comienzo de la comprensión de esta función.

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• La Función Ejecutiva Cerebral (F. E) es una función propia de los lóbulos cerebrales; y, específicamente, de las zonas prefrontales y de sus conexiones recíprocas con otras zonas del córtex cerebral; así como con otras estructuras subcorticales como los núcleos de la base, el núcleo amigdalino, el diencéfalo y el cerebro.
• La Función Ejecutiva Cerebral (F. E) se basa en la “Memoria de Trabajo” que, como sabemos, es una de las memorias clasificadas dentro de “La memoria Explícita”, que guarda informaciones y experiencias, al revés de “La Memoria Implícita”, que se refiere a la memoria de actos repetitivos automáticos.

[pic 3]

• La “Memoria de Trabajo” se refiere al almacenamiento de lo que deseamos grabar en un preciso momento.
• Esta “Memoria de Trabajo” se caracteriza por se muy “volátil” (desaparece del recuerdo en muy corto plazo); y su capacidad para contener datos es muy pequeña, estando limitada a un máximo de 7 cifras (Por ejemplo, números telefónicos). A diferencia de lo que ocurre con “La Memoria Explícita a Largo Plazo”, que guarda información durante largo tiempo; a veces, durante toda la vida.

1. ¿Qué hacer para mejorar la Función Ejecutiva Cerebral?

• Para la mejor utilización de la Función Ejecutiva Cerebral debemos mejorar:

• La concentración.
• Nuestra reacción ante el estrés.
• La motivación personal (automotivación) o la de otros.

Concentración.

• La mayor parte de “los errores, fallas y accidentes” ocurren por “procesos de concentración defectuosos”.

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• “La Multitarea”, hacer varias cosas al mismo tiempo, provoca el fenómeno de la “Atención Dividida”, cuyo nombre proviene del ámbito de la informática.
• Un ordenador, sólo simula “La Multitarea”, ya que hace cada tarea en fracciones de tiempo asignadas a las mismas, aunque muy rápidamente.
• Aunque al cerebro le gusta “La Multitarea”, la “Atención Mental” sólo puede ponerse, de forma eficaz, en una cosa al mismo tiempo. Diversos experimentos científicos demuestran que “La Multitarea” es una verdadera pérdida de tiempo; pues, con cada salto en cada tarea, se pierde información por el factor “Memoria de Trabajo”
• Ello ocasiona errores, fallas y los consecuentes accidentes, a veces fatales; así como pérdidas económicas.

Conducta ante el estrés.

• Prisa y Estrés: Vivimos en un mundo de prisa, de aceleración, de urgencias.
• Las prisas llevan a que una persona tenga que realizar varias tareas en lapsos cortos de tiempo: “La Dispersión”, que es un mal de nuestros días. “La Dispersión” genera “Distrés” (Estrés Malo)
• “El Distrés” o estrés malo, es un desequilibrio total con tensión psíquica y/o presión física o mental, cuando una persona siente que no domina una situación.
• Obedece a un mecanismo cerebral de preservación que funcionaba muy bien en un mundo “selvático”, primitivo, donde las reacciones de ataque-huída eran imprescindibles.
• Pero este mecanismo, no preparado para el mundo actual, interpreta muchos acontecimientos como amenazas peligrosas y se dispara a menudo.
• Según Sonia Lupin (Universidad Mc. Gill. Montreal) el cerebro es un “detector de amenazas para la supervivencia” y genera hormonas del estrés para darnos la energía necesaria para enfrentarlas.
• Hay cuatro características que son necesarias para que se produzca estrés, bastando una sola para que haya estrés: pero, el mismo, será cada vez más grave en la medida en que se agreguen características.
• Las características son:

• Novedad.
• Imprevisibilidad.
• Sensación de no dominar la situación estresante.
• Amenaza para nuestra personalidad.

• Una reacción pasajera de estrés no es nociva y mas bien ayuda a la concentración, así como a tener la energía necesaria para la acción; tal como ocurre, por ejemplo, cuando vamos a dictar una conferencia, presentar un examen o participar en una competencia deportiva
• El estrés no lo causa jamás el “exceso de trabajo” ni la falta de tiempo. ¡Nuestra manera de pensar y un mal ambiente de trabajo si genera estrés!
• Los peligros para la salud sobrevienen cuando el estrés ocurre con frecuencia y somos incapaces de controlarlo o canalizarlo debidamente.
• Emociones como la ira, el enfado, el miedo o la tristeza, no canalizadas adecuadamente, aumentan la producción de “adrenalina”; que es un neurotransmisor que produce una excitación tan poderosa como las drogas
• Quien tiene adrenalina en su cuerpo posee mucha energía, su visión se concentra, sus músculos se preparan para el ataque o la huída, su corazón late anormalmente, sus manos sudan y la presión arterial se descontrola.
• De tal manera que peleas frecuentes, incontroladas, con el cónyuge, el jefe, compañeros… pueden significar que estés dentro de la siguiente estadística: 40% más de fallecimientos tempranos que el normal de las personas.

• “El Distrés” (estrés malo) puede provocar:

• Merma de la creatividad y de la imaginación.
• Pérdida de memoria.
• Dificultades para aprender.
• Pérdida de concentración.
• Embotamiento.
• Ofuscamiento.
• Toma de decisiones inadecuadas, por anulación de la perspectiva.

• Además de ser una de las causas de muchas de las siguientes enfermedades:

• Problemas cardiovasculares.

• Hipertensión arterial.
• Palpitaciones y arritmias.
• Mareos.

• Problemas gastrointestinales.

• Úlceras.

• Gastritis.
• Acidez estomacal.
• Indigestión.
• Diarreas.
• Colón irritable.
• Colitis ulcerosa.

• Dolores de cabeza.

• Migrañas.

• Dolores de cabeza por tensión.

• Enfermedades de la piel.

• Soriasis.

• Eczema.
• Urticarias.

• Tracto genito-Urinario.

• Prostatitis.

• Infecciones vaginales crónicas. Micción recurrente.
• Pérdida del impulso sexual e impotencia.

• Dolores e inflamaciones.

• Dolor de espalda crónico.

• Fibromialgia.
• Tendinitis.
• Calambres.

• Problemas pulmonares y respiratorios.

• Resfriados.

• Dolores de garganta.
• Infecciones de oídos.
• Bronquitis.
• Asma.
• Hiperventilación.

• Disminución inmunológica.

• Artritis.
• Lúpulos.

• Cáncer.

• A veces, las prisas, las rutinas, nos ponen una venda en los ojos: No nos dejan ver lo realmente importante.

[pic 5]

Motivación y superación.

• Encontrar los “motivos” o causas que puedan entusiasmar, apasionar o tener ganas para lograr algo que se desea.

• Individualmente, lo lograremos si programamos nuestra mente:

• Fijando metas alcanzables.
• Visualizando el alcance de dichas metas; viviendo intensamente, con lujo de detalles, el logro, como si se tratase de una realidad.
• Repitiendo con frecuencia y persistencia pensamientos positivos (Yo sé que puedo y lo quiero), tal como si de un “mantra” se tratara.
• Aplicando las técnicas de respiración enseñadas en momentos de tensión.

• ¡Ello programa nuestro cerebro para el éxito! Lo que está comprobado científicamente por las Neurociencias. Gracias a las investigaciones de Álvaro Pascual Leone (Universidad de Harvard) y Giacomo Rizolatti. (Universidad de Parma)

• Colectivamente, lo lograremos si:

• Creamos un ambiente de trabajo agradable.
• Reconocemos y premiamos a las personas por sus esfuerzos, méritos, compromiso y alcance de objetivos.
• Si les permitimos participar en el debate (“conflicto ideológico positivo”) antes de las tomas de decisiones, tomándolos en cuenta y valorando sus aportes.

1. Valor del tiempo.

• El tiempo es un recurso finito, que tiene un gran valor.
• El Tiempo pasa irremisiblemente. “Tempus fugit”
• ” Un minuto que pasa es irrecuperable.    Conociendo esto: ¿Cómo podemos malgastar tantas horas?” Mahatma Gandhi.
• “No hay daño tan grande como el tiempo perdido” Miguel Ángel Buonarroti.
• Para no fracasar debemos determinar que “es importante” para nosotros.
• Algo será importante en la medida en que nos permita conseguir nuestros objetivos; y que, por lo tanto, de no hacerlo, nos expondrá a pérdidas o consecuencias no deseadas.
• Para tener éxito debemos priorizar nuestras actividades por importancia y urgencia, ejecutándolas según la combinación de estos criterios.
• Pero siempre debemos hacer bien las cosas, de una vez, y a tiempo: Concentrándonos y prestando atención sin distraernos.
• Unas lentas y otras rápidas, según el ritmo necesario.
• No hay que confundir “prisa” con “rapidez”
• ¡Vísteme despacio que estoy de prisa!
• El reloj es un medio y tú el que ha de controlarlo y no al revés.
• Las prisas son ladronas del tiempo, pues hay que repetir lo que está mal hecho: “No por mucho madrugar amanece más temprano”
• ¡En esta empresa somos rápidos porque trabajamos sin prisas!
• Ello quiere decir que, aparte de trabajar con muchas ganas y entusiasmo, debemos hacerlo con intensa concentración y pensando en lo que hacemos. ¡Pensar es gratis!
• ¡Cuando no pensamos perdemos nuestro tiempo y lo hacemos perder a los demás, causando un grave daño a nuestros clientes y a la marca!
• ¡Al evitar pérdidas de tiempo, todos ganamos!

SEGUNDA PARTE: SIN PRISA, PERO SIN PAUSA.

1) La fábula de la liebre y de la tortuga.

1. La fábula de la liebre y de la tortuga.

• Muchas veces, la carrera no las gana el más rápido sino el más reflexivo y persistente.

1. La fábula.

• En el curso se proyecta un video con la fábula.

1. Conclusiones sobre la fábula.

• Lo básico no es ser lento, sino actuar con talento.
• Hacer las cosas bien y hacer bien las cosas.
• Hacer las cosas sin prisa, pero sin pausa.
• Actuar con reflexión en el tiempo que no hemos fijado.
• “Chi va piano, va sano e va lontano. Chi va forte va a la morte” Proverbio italiano.
• La anticipación, muchas veces, la da la reflexión y no una carrera alocada. ¡El que se anticipa, vence!
•  La tortuga, a pesar de ser lenta, se anticipó.

2) Los principios de la liebre y de la tortuga.

1. Principios de la tortuga.

• 1) Hacer bien la tarea: Con cuidado, diligencia, constancia y paciencia. “Dijo el perro al hueso: Si tú estás duro, yo tengo tiempo” Anónimo.
• 2) Tener claro el objetivo final, la meta. No ser como un hámster, que una vez en la jaula, le da vueltas y más vueltas a la rueda, día y noche, sin saber adónde va.
• 3) Actuar de inmediato y perseverar con constancia. Como decía Napoleón Bonaparte: “Con constancia y tenacidad se obtiene lo que se desea, la palabra imposible no tiene significado”
• 4) Ser optimista. “Un camino de diez mil millas comienza con un paso”. Benjamín Franklin. “Caminante no hay camino, se hace camino al andar”. Antonio Machado. 
• 5) Hacer planes a mediano y largo plazo. “Una meta sin un plan es sólo un deseo”. Antoine de Saint Exupery. “Una meta conseguida a través de un plan es un sueño realizado”

1. Principios de la liebre.

• 1) ¡Soy el mejor, nadie puede conmigo! (Actuando con excesiva soberbia, con exceso de confianza, subestimando al rival) “Todos los cementerios están llenos de gente que se considera imprescindible”. Georges Clemenceau. Aunque, como decía Francisco de Quevedo: “La soberbia nunca se baja de donde sube, pero siempre se cae de donde subió”
• 2) Creer que uno tiene todas las soluciones y es superior a los demás. Burlarse y mofarse de los demás, menospreciándolos. Aunque, como lo expresaba Concepción Arenal: “Con la ignorancia de la soberbia armonizan bien los errores”. Y bien es cierto, como lo señala un Anónimo, que: “La burla, muchas veces, es un halago con envidia”. Y que: “Cien veces al día burlamos nuestros propios defectos censurándolos en los demás”, como lo afirmaba el célebre Michael de Montaigne.

TERCERA PARTE: OBJETIVOS, METAS,

 PRIORIDADES, PLANIFICACIÓN Y

 METODOLOGÍA.

1) Objetivos y Metas.

• Cuando son varias las metas personales, profesionales o de la empresa, también debemos priorizarlas por su importancia y/o urgencia, poniéndole plazos para su cumplimiento.

• El alcance de los objetivos empresariales será más efectivo si:

• Todos los comprometidos colaboran en su fijación ya que aumenta su implicación y compromiso.

• Suponen un reto, siempre y cuando sea posible el alcanzarlos.

• Desglosados en subobjetivos, se alcanza cada uno de ellos, como etapas de la meta final.

• Se realizan mediciones de cumplimiento a través de indicadores.

• Se establecen plazos para alcanzarlos.

2) Importancia y Urgencia.

Lo Importante

• Algo es importante en la medida en que, si no se hace, pueden ocurrir consecuencias perjudiciales.

•  Pensar en lo importante permite prevenir y anticipar ciertos acontecimientos.

• Es importante el evitar actuar como apaga fuegos, al planificar

Lo Importante y Urgente

• Implica resolver ciertas cosas importantes. ¡Ya! De inmediato.

•  Pagar el impuesto cuyo plazo vence mañana.
• Distribuir el trabajo de Andrés que está hospitalizado.

Lo Importante y No Urgente

• Se puede planificar y dividir por etapas.
• Si pospongo lo importante, se puede convertir en urgente; y eso, no es conveniente.
• Planificar a largo plazo, anticipar y prever problemas, es bien importante, si lo dejamos al azar, mal vamos.
• Lo que planificamos, normalmente, no debe ser urgente. Si se convierte en urgente, quiere decir que no planificamos planificar.

Lo No Importante, No Urgente

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