PROCESO DE VIAJES INTERNOS

Elaborado Por:

Revisado Por:

Aprobado Por:

Analista de Procesos YACHAY TECH



Fecha:

Director de Planificación YACHAY TECH



Fecha:

Coordinador YACHAY TECH




Fecha:

Nombre del Proceso

Macro Proceso: Servicios Generales

Proceso: Régimen Disciplinario

Sub-Proceso: Viajes al Interior de Autoridades, Servidores, y Académicos

Objetivo / Misión del Proceso:

El objetivo del Proceso es definir la manera cómo proceder cuando se acude a un Servicio Institucional Planificado y No Planificado al Interior por parte de Autoridades, Servidores y Personal Académico.

Situación Actual (Problemas y Oportunidades de Mejora):

Actualmente el tema de viajes al interior de Autoridades, Servidores, Académicos, es un tema álgido en la institución ya que tenemos como política que se entregue esto antes que el cliente salga a cumplir con el Servicio Institucional, lo que casi nunca se ha dado, el cliente sale a cumplir con el servicio y posteriormente regresa a intentar cobrar sus haberes por concepto de viáticos y subsistencias. Las oportunidades de mejora considero que están enfocadas a que el cliente obtenga sus haberes antes de cumplir con los servicios institucionales, esto creo que lo lograremos si optimizamos y automatizamos este proceso, ya que el cuello de botella está en los responsables de dar paso al trámite, muchas veces se da el caso que no se rellena bien el formulario, pero si sabemos a cargo de quién está el proceso podemos establecer las mejoras, en el proceso están establecidas

Unidad Organizativa dueña del proceso (Máxima responsable):

• Coordinación Administrativa Financiera

Unidades Organizativas que participan en el proceso:

• Coordinación de Talento Humano
• Dirección Financiera
• Dirección Administrativa

Localidades Geográficas:

• Oficina Central (Campus Yachay Tech)

Entes Externos:

Alcance:

El alcance va desde que el Autoridades, Servidores y Personal Académico requirente, solicita autorización para acudir al Servicio Institucional hasta cuando presta dicho servicio y presenta el informe para la liquidación de viáticos respectiva.

GESTIONAR VIAJES PARA PERSONAL DE YACHAY TECH

EVENTOS

PROCESOS

RESPUESTAS

En octubre de cada año se debe Planificar Presupuesto para el siguiente año fiscal

CAD-DAD-PRC-001 Establecer presupuesto

Presupuesto aprobado para siguiente año fiscal

Presupuesto Aprobado

CAD-DAD-PRC-002 Emitir resolución legal

Resolución de Viajes

Autoridades, Personal Docente, personal Administrativo necesita salir de viaje por servicios institucionales

CAD-DAD-PRC-003 Emitir Certificación Presupuestaria

Certificación Presupuestaria

Autoridades, Personal Docente, personal Administrativo necesita salir de viaje por servicios institucionales

CAD-DAD-PRC-004 Organizar Logística de Viajes

Tickets de viaje
Viáticos, Subsistencias entregadas
Movilización Asignada

Asistencia a Servicio Institucional

CAD-DAD-PRC-005 Controlar asistencia de Personal

Servicio Institucional cumplido

Terminación de Servicio Institucional

CAD-DAD-PRC-006 Aprobar Informe de Servicio Institucional

Informe Satisfactorio de Servicio Institucional

Terminación de Servicio Institucional

CAD-DAD-PRC-007 Pagar Viáticos de Servicios Institucionales

Pago de gastos de:
- Viáticos pagados
- Subsistencias pagadas
- Movilización asignada