Pia control interno Caso Práctico Procesadora Agrícola Los Guerra, S. A. de C. V

FACPYA

Curso de Control Interno

Caso Práctico

Procesadora Agrícola Los Guerra, S. A. de C. V.  Dedicada al procesamiento de productos agrícolas de exportación a los Estados Unidos y Canadá; estableció sus oficinas corporativas,  planta de producción y el centro de distribución y embarque  en Ciénega de Flores, el 20 de Marzo del 2014.

La empresa, es un negocio que ha evolucionado de forma significativa e incrementada sus mercados principalmente en Estados Unidos y Canadá. Actualmente cuenta una plantilla de 1,000 empleados, 50 de ellos son personal administrativo.

La empresa tiene definidos los siguientes ciclos de operación:

-Ciclo de Abastecimientos.

-Ciclo de Ventas y Marketing.

-Ciclo de Cobranzas.

-Ciclo de Recursos Humanos.

-Ciclo de Ingeniería y Desarrollo del negocio.

-Ciclo de Logística.

-Ciclo de Sistemas

-Ciclo de Finanzas y Control interno.

-Ciclo de cumplimiento regulatorio y legal.

La estructura organizacional de la empresa se describe a continuación.

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La empresa contrato un despacho de accesoria de Control Interno; con la finalidad de detectar las áreas de oportunidad en los ciclos del negocio, y tomar las acciones correctivas que se requieran.

El despacho inicio el proceso de evaluación de control interno, realizando las siguientes actividades:

1. Entrevistas con el Director General, principales funcionarios de cada área, y selectivamente algunos empleados; para identificar los procesos, controles existentes a través de la lectura e interpretación de manuales de la organización y de su investigación y análisis de las operaciones y elementos correspondientes y así entender los principales riesgos.
2. Recorrido a través de los procesos para identificación de debilidades de control y confirmar los riesgos detectados en la etapa de entrevistas, investigaciones y análisis.

Como resultado de lo anterior se observó lo siguiente:

I.- Ambiente de Control

1. Se detectan que las ventas registradas en el estado de resultados al 31 de diciembre de 2015 que es preparado por el Director  de Finanzas, son superiores a las ventas reales;  lo anterior  ya habían sido detectado por el Jefe de Auditoria Interna, y comentado con el Director de Finanzas (quien es su jefe), sin embargo por instrucción del Director de Finanzas no fue reportada dicha situación a la Dirección General.
2.  Los empleados operativos y administrativos no conocen la misión, visión y valores de la empresa.
3. Se observan proyectos importantes de inversión que son monitoreados por la Dirección General semestralmente.
4. Se detecta que el área de Logística está encargada de vigilar la salida de los desperdicios de producción que son vendidos a proveedores, así también es  quien controla el área de vigilancia del negocio.
5. Se observa que los guardias de seguridad del negocio son en ocasiones insultados por algunos empleados o directivos del negocio.
6. La compañía no tiene un código de conducta.
7. Los contratos laborales; individuales y colectivos no incluye una cláusula que establezca el cumplimiento con las Políticas y Procedimientos del negocio.
8. Un empleado manifestó que recientemente un empleado de confianza fue despedido debido a que sustrajo $500,000 MXP.
9. Se detecta ventas a crédito por un monto de 100,000 USD vencidas por más de 180 días; al revisar el expediente de cada cliente y verificar su historia crediticia (Reporte de buró de crédito) se observó que el 50% de los clientes tienen mal comportamiento crediticio.   70% de estos son clientes Canadienses y 30 de estos clientes son Americanos.  De acuerdo a los comentarios del personal que opera el área de ventas, frecuentemente se ven presionados por el cumplimiento de metas de ventas que son poco realistas.
10. Los gastos de representación del centro de distribución Oeste de USA, ubicado en Los Ángeles California, fueron de 20,000 USD; los del centro de distribución este de USA, fueron de 13,000 USD;  adicionalmente la compañía sufrió demandas legales por 4 clientes de la zona oeste y 3 de la este, ocasionadas por que el producto no fue entregado en tiempo.
11. La Dirección de Ventas comentó que las labores realizadas por los centros de distribución USA; son monitoreadas remotamente de forma telefónica cada 3 meses, y solo se realiza una visita anual.
12. Durante los recorridos realizados en los diferentes procesos del negocio, 8 empleados mostraron desconocimiento de las políticas corporativas.

 Actividades:

Suponga que usted es el líder del proyecto del despacho de Control Interno; basado en lo anterior realice lo siguiente:

a) Analice cual es la causa de los problemas de control descritos.

b) Describa las medidas  que recomendaría a la empresa para cerrar los problemas de ambiente de control que se describen.

1. La situación que se presenta es que al momento de observar con detenimiento los estados de resultados del año 2015, se registraron ventas superiores a las ventas reales y el mismo director de finanzas prefirió no reportar dicho aumento a la dirección general. Primeramente, el problema que se detecta en la situación es que el director de finanzas opto por no decir nada a sus superiores, aquí se puede suponer que sucedió algo indebido como es el ocultar las cifras, esto puede decir que hay una falta de comunicación y que el director de finanzas este ocultado algo como una sospecha de falsas ventas o algo por el estilo. Se recomienda que se le informe a la dirección general de tal situación para que estén enterados y hacer un análisis más profundo de la razón por la cual el director de finanzas prefirió no decir nada a sus superiores.

1. El problema que se refleja en el estudio de control es que ninguno de los empleados operativos conoce la misión, visión y valores de la empresa. Esto puede llegar a ser un problema muy grave, debido a que al no conocer lo que es, lo que quiere llegar a ser y los valores que quieren que se implementen en la empresa, puede ocasionar una falta de ética e incluso la empresa no podría llegar a sus objetivos ni se implementaría un ambiente de trabajo sano para los empleados debido a esta falta de información. Se recomienda poner al tanto a los trabajadores de la misión, visión y valores de la empresa para que la empresa logre sus metas y que sus empleados se establezcan objetivos para crecer y que lleguen a tener un ambiente de trabajo sano.

1. Se detecto que los proyectos de inversión que son importantes de la empresa se monitorean por la dirección general semestralmente, cosa que no debería de suceder ya que estos deberían de ser estudiados y analizados regularmente, esto es debido a que un proyecto de inversión es un conjunto de planes detallados que tiene como objetivo de aumentar la productividad de la empresa para incrementar las utilidades y maximizar las ganancias, y así conocer su rentabilidad económica y social. Se recomienda estar más al tanto de los proyectos de inversión revisándolos y analizándolos regularmente, para ver si dicho proyecto es de forma segura, rentable y eficiente.

1. Se observo que en área de logística esta encargada de vigilar hacia donde se dirigen los desperdicios de la producción y se detectó que estos se vender a proveedores y que se encarga del área de vigilancia en la empresa. Primeramente, la logística empresarial se dedica principalmente en la ejecución, planificación y control de todas las actividades relacionadas con el proceso de producción como lo es la obtención de materias primas, el almacenamiento de los productos e inclusive la planeación de un traslado del producto terminado al cliente para que sea de una manera rápida y eficaz. Estos no deberían de controla el área de vigilancia del negocio puesto que no son las actividades que deberían de ejecutar. Se recomienda hacer una investigación sobre quien o quienes aceptaron venderle los desperdicios de producción a los proveedores, tomar las decisiones adecuadas sobre dicha falta de ética, y contratar una empresa independiente de seguridad para que se encargue del área de vigilancia y así proporcionar una seguridad de manera eficiente en la empresa.

1. Se observo en el análisis de control que los guardas de seguridad han sido insultados por empleados y directivos de la empresa. Esto es ocasionado a la falta de información de los valores que se quieren implementar en la empresa. Estas situaciones no sucederían si la misma empresa informaría a cada uno de sus empleados, incluyendo a los directivos, de los valores que se tienen que seguir en la empresa. No importa qué tipo de puesto se tenga, cada una de las personas merecen respeto. Se recomienda poner al tanto a los trabajadores de los valores que se tienen que seguir en la empresa, detectar los empleados que han insultado a los guardias de seguridad y solicitar su despido. Para poder corregir a las personas se necesita ser justo y recto.

1. Se detecto que en la empresa no existe un código de conducta. Lo recomendable es que se elabore uno cuanto antes y hacerlo saber a cada uno de los empleados y llevarlo a cabo el mismo día que se anuncie su creación. Si se sigue dejando la empresa sin un código de conducta los empleados que elaboran en la misma seguirán haciendo lo que ellos quieran y no habría muna ética profesional entre ellos mismos, faltándose al respeto e incluso provocando situaciones que no deberían presentarse. No se estaría implementando un ambiente de trabajo sano.

1. Se ha encontrado que en los contratos laborales, individuales y colectivos no existe una cláusula del cumplimiento de las políticas y procedimientos del negocio. Se recomienda reescribir el contrato y hacer que los empleados vuelvan a leer con detenimiento cada una de las cláusulas que establecen el cumplimiento de las políticas de la empresa, dicho esto, se tiene que dar a conocer a cada uno de los trabajadores las políticas y procedimientos a seguir para que ellos mismo conozcan de ellas y si aceptan dichas condiciones firmen nuevamente el contrato. Y si se llega a contratar nuevo personal, leerían el nuevo contrato ya reescrito con las cláusulas bien definidas.

1. Se detecto que hubo un despidió a un trabajador de confianza por un supuesto sustrajo de $500,000. En esta situación se recomienda que haya una investigación en dicho suceso para saber si realmente él fue quien realizo dicho robo y descubrir cuál fue la razón por la cual se realizó tal hazaña. Después de haber encontrado el sospechoso dar aviso a las autoridades de tal infamia y se envié el culpable a la justicia para que reciba su castigo con las pruebas necesarias para llevar a cabo dicha situación.

1. Se encontró que existen ventas a crédito con vencimiento de más de 180 días y se detectó que cada uno de los clientes tiene un mal comportamiento de crédito y el personal de ventas comento que los cumplimientos de ventas de la empresa están fuera de lugar. Primeramente, se recomienda solicitar un abogado para el asesoramiento de dicha falta de pago de los clientes, hablar con cada uno de ellos y establecer condiciones en donde se le haga a saber que tienen cierto tiempo para pagar sus deudas y si no lo llegan a hacer se les pondrá una demanda y se les dejara de vender sus productos. Segundo, se necesita hacer una investigación previa para que los clientes puedan solicitar un crédito en la empresa, dicho esto, se necesita capacitar al personal encargado de las solicitudes de crédito para que trabajen de manera eficiente y sepan cuales son los requisitos necesarios para solicitar un crédito. Por último, existe un problema que es acerca sobre las ventas que tienen que llegar los vendedores, que ellos comentan que son poco realistas, aquí lo que se recomienda hacer es analizar los objetivos que se han estipulado a los vendedores, hacer un estudio de las ventas que se ha tenido en los últimos meses y en base a dicha investigación, formular las nuevas metas que tiene que llegar los vendedores, ser más conscientes y poner los pies en la tierra. Muchas de las empresas no ven la magnitud que este tipo de objetivos que estipulan que son poco realistas le ocasionan daños tanto a los empleados como a la empresa, puesto que se ven muy obligados a cumplirlas y más aparte se sienten estresados, esto provocando que no trabajen de manera eficiente y puede suceder situaciones como el registro de ventas falsas, entre otras cosas más.

1. Se demostró que la empresa sufrió demandas legales por cuatro clientes debido a que el producto que solicitaron no se les entrego a tiempo. Lo que es recomendable hacer es solicitar un abogado para que se les asesore de dicha situación para poder llegar a un acuerdo con cada uno de los clientes. Y posiblemente, negociar con algún producto que ellos pueden solicitar ofreciéndoles algún descuento y que dicha mercancía se les llegará de una manera eficiente y a tiempo.

1. Se encontró que las labores de los centros de distribución de Estados Unidos son monitoreadas por teléfono cada tres meses y que solo realizan una visita anual. Se recomienda que la empresa realice visitas mensualmente y que sean monitoreadas de una manera más distinta, no solo por teléfono, que sinceramente es una manera muy poco eficiente de estar al tanto de las labores de los centros de distribución. Actualmente, las empresas se ponen al tanto de las distribuciones por medio de aplicaciones como Skype, que es una manera de ponerse al corriente con los empleados por medio de videochat, y así los directivos están al tanto de los avances en las labores de los centros de distribución. Se recomienda que esto se realice dos o tres veces por semana, es una manera económica y muy eficiente, debido a que en la actualidad la mayoría de las personas utilizan estos medios de comunicación.

1. Se detecto que, en diferentes procesos del negocio, 8 empleados desconocen las políticas corporativas de la empresa. Como se ha visto en las anteriores problemáticas que se han encontrado en la empresa, la falta de comunicación entre directivos y empleados es muy notorio. Es importante saber las políticas corporativas de la empresa puesto que es lo que se compromete a hacer la empresa por las personas y se refuerza la relación y participación del personal.  Dar a conocer a todos los empleados de la misión, visión, valores, políticas de la empresa; es necesario debido a que los empleados podrán así dar todo de sí mismos, mostrar su potencial laboral y que todos sus esfuerzos beneficie tanto al empleado como a la empresa. Que se sientan que son una parte esencial de la empresa y así ellos puedan crecer profesionalmente e inclusive la misma empresa, pueda que se les realice una oferta de trabajo más favorable.

II.- Actividades de Control

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