Politicas

Objetivo

Establecer los lineamientos normativos y procedimientos para el uso adecuado, máximo aprovechamiento y óptima conservación de los servicios de tecnología de la información y comunicación.

Ámbito de aplicación

Los lineamientos aquí descritos serán aplicables a todas aquellas personas que intervengan en los procesos de uso, aprovechamiento y conservación de las herramientas y equipos enfocados a recabar, almacenar, recuperar, transmitir, manipular y distribuir información, con el fin de realizar las actividades eficientemente del corporativo EALOG, del usuario de las Unidades Estratégicas de Servicio (UES), así como de las Unidades Estratégicas de Negocio (UEN).

1.- Del equipo de tecnologías de la información y comunicación (TIC’s).

1.1 Se considera como “tecnologías de la información y comunicación” o TIC’s el equipo siguiente:

Tipo de equipo Ejemplos

Cómputo Laptop, monitor, CPU, teclado, mouse.

Periféricos Discos duros externos, memorias USB.

Impresión Impresoras, escáneres, fotocopiadoras, multifuncionales.

Conexión inalámbrica BAM, tarjetas inalámbricas.

Telecomunicación Teléfonos fijos, teléfonos inalámbricos, conmutador, teléfonos celulares, teléfono fijo tipo “araña”.

Video-proyección Proyectores con sus cables accesorios, pantallas electrónicas, pantallas blancas para proyección, cámaras fotográficas.

Accesorios Reguladores, cables de red, cables con puerto USB, cable HDMI, etc.

Software Office, Autocad, Kaspersky, Visio, Project, Creston, etc.

Otros Internet, Servidores.

Cloud Almacenaje de información en la nube.

2.- De las responsabilidades generales de los usuarios.

2.1 Todo usuario de la tecnología de la información y comunicación se conducirá bajo los principios de confidencialidad de la información y el uso adecuado de los recursos informáticos y de comunicación.

2.2 Todo usuario de nuevo ingreso deberá leer las presentes políticas donde se dan a conocer las obligaciones y sanciones que aplican en caso de incumplimiento.

2.3 El usuario utilizará las guías rápidas para el uso adecuado de los equipos que así lo requieran, mismas que serán otorgadas por el proveedor externo de soporte técnico.

2.4 El resguardo del equipo de TIC’s, tienen el carácter de personal e intransferible, por lo que quedará prohibido su préstamo.

2.5 El usuario utilizará el equipo de TIC’s exclusivamente para las funciones asignadas.

2.6 Vigilará y asegurará el buen uso y cuidado del equipo bajo su resguardo, por lo que responderá por dicho bien, de acuerdo al Reglamento Interno, en caso de robo, extravío o pérdida del mismo.

2.7 El usuario deberá dar aviso inmediatamente a la Coordinación de Recursos Materiales, así como su jerárquico superior, de la desaparición, robo o extravío del equipo de TIC’s bajo su resguardo.

2.8 Asumirá el mismo grado de compromiso y responsabilidad que todos los usuarios respecto del buen uso y conservación de los equipos de uso compartido.

2.9 Reportará de forma inmediata al proveedor externo de soporte técnico, todo tipo de fallas, así como cuando detecte alguna irregularidad o anomalía en el software o hardware que se encuentren bajo su uso o resguardo, aun cuando no se utilicen y contengan información reservada o confidencial. Por lo que el usuario deberá asegurarse de respaldar la información que considere relevante cuando el equipo sea enviado a reparación.

2.10 El equipo de TIC’s que sufra alguna descompostura por maltrato, descuido o negligencia por parte del usuario, éste deberá cubrir el valor de la reparación o reposición del equipo o accesorio afectado.

2.11 Cuando exista la sospecha o el conocimiento de que alguna información confidencial o reservada ha sido revelada, modificada, alterada o borrada sin autorización del corporativo, de las UES o las UEN, el usuario deberá notificar a su superior jerárquico.

2.12 Será responsabilidad del usuario solicitar la capacitación necesaria para el manejo del equipo de TIC’s, a fin de evitar riesgos por el mal uso y aprovechar al máximo las mismas.

2.13 El usuario no deberá mover o reubicar los equipos de cómputo o comunicación, instalar o desinstalar dispositivos sin la autorización de la Coordinación de Recursos Materiales, debiéndose solicitar a la misma por oficio, en caso de requerir este servicio.

2.14 Cuando se requiera realizar cambios del equipo de TIC’s por reubicación de espacios físicos de trabajo, éstos deberán ser notificados a la Coordinación de Recursos Materiales con 24 horas de anticipación, debidamente autorizadas por su superior jerárquico que corresponda.

2.15 Únicamente el proveedor externo de soporte técnico tendrá bajo su uso y resguardo los equipos que se encuentran dentro del SITE, dado que es un área de acceso restringido.

2.16 La utilización de internet es para el desempeño eficiente de las funciones del usuario por lo que al utilizar este servicio, el mismo acepta que:

2.16.1 Será sujeto a monitoreo de las actividades que realizan en internet.

2.16.2 Sabe que existe la prohibición al acceso de páginas no autorizadas, y la transmisión de archivos confidenciales.

2.16.3 Sabe que existe la prohibición de descarga de software.

2.17 Todo usuario que deje de prestar sus servicios en el corporativo, en las UEN o UES y que tenga bajo su resguardo algún equipo de TIC´s deberá realizar la entrega física y por escrito a su superior jerárquico, por lo que este último informará a la Coordinación de Recursos Materiales el destino final del equipo de TIC’s.

3.- Del uso del equipo de cómputo.

3.1 El usuario de los equipos de cómputo deberá utilizar el equipo conectado a la corriente sin la batería para el máximo aprovechamiento de la misma.

3.2 El usuario deberá apagar el equipo en su totalidad una vez que termine de utilizarlo.

3.3 El usuario no abrirá o ejecutará archivos o anexos en correos electrónicos cuyo remitente sea desconocido o que pudieran parecer “sospechosos” de ser transmisores de software malicioso o virus.

3.4 El usuario no conectará otros aparatos en la misma toma de corriente del equipo de cómputo.

3.5 El usuario evitará colocar sobre o cerca de los equipos grapas, clips u otros objetos que puedan caer accidentalmente dentro del equipo.

3.6 El usuario solicitará cuando lo requiera, el mantenimiento correctivo para los equipos al proveedor externo de soporte técnico.

3.7 Los equipos no deberán ser abiertos, ni alterados en su configuración original bajo ninguna circunstancia.

3.8 Al usuario se le aplicarán las sanciones correspondientes en cualquiera de las circunstancias siguientes:

3.8.1 Usar negligentemente los recursos informáticos causando daño temporal o permanente en los mismos.

3.8.2 Consultar cualquier página de entretenimiento.

3.8.3 Utilizar el equipo de cómputo para realizar descargas personales.

3.8.4 Utilizar cualquier equipo de TIC’s para propósitos comerciales o para beneficio o ganancia personal.

3.8.5 Guardar o transportar material ilegal, pornográfico, que haga alusión al crimen o violencia, ofensivo, o que lesione moralmente a otros usuarios.

3.8.6 Dar acceso a personal externo a los recursos informáticos de la red sin la autorización de su superior jerárquico y /o de la Coordinación de Recursos Materiales.

3.8.7 Realizar cualquier intento de penetrar la seguridad de cualquier comunicación de la red de computadoras.

3.8.8 Utilizar los identificadores personales (usuario y contraseña) de otros usuarios.

3.8.9 Acceder a ordenadores, aplicaciones, datos, información o redes para los que no estén debidamente autorizados, así como permitir que otros lo hagan.

3.8.10 Realizar acciones cuyo fin sea la obtención de contraseñas de otros usuarios.

3.8.11 Compartir recursos (ficheros, directorios, etc.) sin los mecanismos de seguridad.

3.8.12 Realizar la destrucción, manipulación o apropiación indebida de información que pertenece a otros usuarios.

3.8.13 Realizar desarrollo o uso de programas que puedan provocar caídas o falta de disponibilidad en servidores, equipos de red o cualquier otro recurso (ataques de denegación de servicio).

3.8.14 Realizar desarrollo, uso o distribución intencionada de programas cuyo objetivo es dañar otros sistemas o acceder a recursos restringidos (malware, virus, troyanos, puertas traseras, etc.) o que pueda resultar nocivo para el correcto funcionamiento de los sistemas informáticos.

3.8.15 Realizar la modificación no autorizada (por la Coordinación de Recursos Materiales) de permisos o privilegios en sistemas informáticos.

4.- Del uso del equipo de impresión.

4.1 Para el uso correcto y conservación de las impresoras, escáneres, copiadoras y multifuncionales, el usuario deberá respetar las especificaciones de características de papel y de la impresora.

4.2 El usuario verificará que el papel utilizado no esté roto, manchado, arrugado o sucio, y que los bordes no estén enrollados ni doblados.

4.3 El Usuario verificará que el papel no tenga clips, grapas o algún otro objeto que pueda provocar atascos de papel, rayar o dañar el equipo.

4.4 El usuario se asegurará que los documentos originales no contengan tinta fresca cuando utilicen las fotocopiadoras y escáneres dado que se puede manchar el cristal del equipo.

4.5 El usuario tendrá extremo cuidado de no rasgar o romper el papel dentro del equipo durante el proceso de desatasco (en caso de atasco de papel). Si no siente la seguridad para llevar a cabo dicho proceso, deberá pedir apoyo al proveedor externo de soporte técnico en primera instancia, o en su caso, a la Coordinación de Recursos Materiales.

4.6 El usuario informará inmediatamente al proveedor externo de soporte técnico y a la Coordinación de Recursos Materiales de algún desperfecto que esté presentando alguno de los equipos.

4.7 El usuario cambiará los consumibles de los equipos con apoyo de la guía rápida para ello. En caso de no sentirse seguro de realizar dicho proceso, deberá acudir con el proveedor externo de soporte técnico en primera instancia, o en su defecto, a la Coordinación de Recursos Materiales.

5. Del uso del equipo de telecomunicación.

5.1 El corporativo y los directores de cada UEN o UES, deberán especificar en el formato de Requisición de Personal las necesidades de utilización del teléfono del nuevo usuario, con el fin de que la Coordinación de Recursos Materiales le asigne una clave personal en caso de así solicitarse.

5.2 En caso de que el usuario comparta su clave telefónica se hará acreedor a pagar la cuenta telefónica que dicha clave haya generado.

5.3 La clave telefónica queda estrictamente limitada para uso laboral.

5.4 El usuario que se le asigne teléfono móvil deberá:

5.4.1 Firmar el formato de Acta de Resguardo correspondiente.

5.4.2 Reportar inmediatamente a la Coordinación de Recursos Materiales en cuanto se presente una falla y verificar que haya sido reparada.

5.4.3 En caso de que se siga presentando la falla reportada, deberá notificarlo nuevamente incluyendo a su jefe inmediato.

5.4.4 Reportar inmediatamente a la Coordinación de Recursos Materiales en caso de robo o extravío.

6. Del uso del equipo de video proyección.

6.1 El usuario del equipo de video proyección deberá cumplir con lo siguiente permitir que el equipo concluya su proceso de inicialización y de apagado adecuadamente.

6.2 En caso de conectarse a las redes inalámbricas para utilizar equipos de video proyección, el usuario deberá apoyarse en la guía de usuario correspondiente, o en su defecto, con el proveedor externo de soporte técnico.

6.3 El usuario deberá guardar los controles remotos de los proyectores dentro de los anaqueles correspondientes de su sala de juntas.

6.4 El usuario no beberá interrumpir el proceso automatizado de despliegue de la pantalla blanca para video proyección.

6.5 EL usuario no intentará bajar la pantalla de forma manual.

6.6 El usuario no deberá pintar sobre la pantalla para proyección.

7. De las áreas de impresión y copiado.

7.1 El usuario del equipo de TIC’s se compromete a mantener ordenadas, limpias y libre de impresiones olvidadas en las área de impresión y copiado.

7.2 El usuario mantendrá el nivel óptimo de hojas requerido en los equipos.

7.3 El usuario mantendrá el aire acondicionado permanentemente encendido a una temperatura entre 23 y 26°C.

8. Del mantenimiento del equipo de TIC’s.

8.1 En el caso de nuevo equipamiento, el usuario deberá respetar las indicaciones del fabricante con el fin de no afectar las condiciones de garantía durante el tiempo de vigencia de la misma.

8.2 El usuario pondrá su equipo a disposición del Programa Anual de Mantenimiento de equipos de TIC’s, con el fin de que el área de que el proveedor externo de soporte técnico efectúe las acciones correspondientes.

8.3 En caso de que el usuario no entregue su equipo para labores de mantenimiento dentro de los periodos señalados, deberá asumir la responsabilidad que ello conlleve y cumplir a la brevedad dicho requerimiento, previo acuerdo con la Coordinación de Recursos Materiales.

8.4 El usuario deberá abstenerse en todo momento de intentar reparar el equipo.

8.5 El mantenimiento correctivo quedará asentado en el formato de Historial de Atención a equipos de TIC´s y deberá darse prioridad de su reparación en función de la criticidad del caso.

8.6 El usuario deberá ser responsable de notificar al proveedor externo de soporte técnico y a la Coordinación de Recursos Materiales, si la falla no fue reparada en su totalidad.

8.7 El proveedor externo de soporte técnico cuidará que el equipo de TIC’s no presente fallas lógicas en su operación mediante el mantenimiento preventivo de equipos como: defragmentación de disco duro, limpieza de cabezales de impresión, tarjetas electrónicas, driver’s, etc.

8.8 El proveedor externo de soporte técnico efectuará una correcta configuración a los programas instalados, sistema operativo, acceso a red, etc, para el buen funcionamiento de dichos equipos.

8.9 El proveedor externo de soporte técnico efectuará a solicitud del usuario el mantenimiento al software, configuración de red, y todo aquello que sea necesario para un correcto desempeño del equipo.

9. De las responsabilidades de la Coordinación de Recursos Materiales.

9.1 Proporcionará a cada usuario el equipo de TIC’s limpio, con antivirus, software actualizado y en buenas condiciones para el desempeño de sus funciones y de acuerdo a los requerimientos asentados en el formato de “Requisición de Personal”.

9.2 Proporcionará la capacitación necesaria como apoyo para el cumplimiento de los lineamientos aquí descritos a través del curso de inducción.

9.3 Proporcionará los equipos reservados para uso temporal de los usuarios en caso de que la reparación de una falla tarde más de tres horas, con el fin de no obstaculizar la operación.

9.4 Integrará un expediente por cada uno de los equipos de TIC’s, mismo que deberá contener los documentos siguientes:

9.4.1 Acta de resguardo (si aplica).

9.4.2 Historial de mantenimiento o estado del mismo (si aplica).

9.4.3 Fecha de compra de producto (si aplica).

9.4.4 Ficha técnica o especificaciones generales.

9.4.5 Datos de contacto y de soporte técnico por parte del proveedor.

9.5 Resguardará y llevará el control de uso de las licencias de programas de cómputo (software).

10. De la adquisición de equipo de TIC’s.

10.1 Si se trata de un usuario de nuevo ingreso, el jefe inmediato deberá especificar los recursos necesarios para el desempeño de las funciones de dicho usuario dentro del formato de “Requisición de Personal” respecto a:

10.1.1 Equipo de cómputo (con especificaciones).

10.1.2 Equipo de comunicación.

10.1.3 Clave telefónica.

10.1.4 Nivel de privilegios para el uso de internet.

10.2 En caso de requerir la compra de algún equipo de TIC’s, el solicitante deberá entregar a la Coordinación de Recursos Materiales el formato de Requisición de Compra autorizado por el Director correspondiente.

10.3 El solicitante deberá apegarse a la normativa en materia de adquisiciones.

11. Del alta y asignación del equipo de TIC’s.

11.1 Una vez que la Coordinación de Recursos Materiales recibe un equipo, antes de ser asignado deberá pasar por el proceso de preparación, por lo que será entregado al usuario cuando éste concluya.

11.2 Toda entrega de equipo de TIC’s deberá ser respaldada por el Acta de Resguardo firmada por el usuario.

11.3 No se deberá intercambiar el equipo de TIC’s entre los usuarios.

12. Del préstamo o uso temporal del equipo de TIC’s.

12.1 En caso de que algún usuario solicite en calidad de préstamo algún equipo de TIC´s, deberá notificarlo en primera instancia a su superior jerárquico para que avale dicha solicitud e informe a la Coordinación de Recursos Materiales, para que en conjunto con el proveedor externo de soporte técnico, den atención a su solicitud.

12.2 El usuario deberá llenar y firmar el Acta de Resguardo por el equipo de TIC´s que se le otorgará temporalmente.

12.3 Se podrá entregar un equipo de TIC´s temporalmente cuando el equipo que tenga bajo su resguardo esté recibiendo cualquier tipo de mantenimiento que entorpezca sus actividades laborales.

12.4 Se podrá entregar un equipo de TIC´s temporalmente cuando el tiempo de preparación del equipo para su asignación sea mayor a tres horas.

12.5 Se podrá entregar un equipo de TIC´s temporalmente cuando los equipos de proyección de las salas de juntas no funcionen adecuadamente.

13. De la cancelación de Actas de Resguardo de equipo de TIC’s.

13.1 La Coordinación de Recursos Materiales cancelará los formatos cuando se cambie el equipo previamente asignado a un usuario; para lo cual el documento correspondiente deberá ser sustituido por la nueva acta del equipo que se está entregando a cambio.

13.2 Cuando el usuario renuncia o se le da de baja, el Superior Jerárquico lo deberá notificar a la brevedad posible a la Coordinación de Recursos Materiales para proceder con la cancelación del resguardo del equipo y respaldo de los archivos electrónicos. (Consultar el Procedimiento de Renuncia)

13.3 Para que la Coordinación de Recursos Materiales pueda cancelar la “Carta Responsiva” en caso de renuncia o baja de un usuario y emitir la firma de validación de no adeudo en el formato de Entrega de Puesto, el usuario deberá:

13.3.1 Entregar el equipo de tecnologías de la información que se la haya asignado en las condiciones adecuadas, considerando el tiempo de uso transcurrido.

13.3.2 En caso de que exista algún desperfecto en el equipo entregado, se notificará a la dirección de la UEN, UES y a la Coordinación de Recursos Humanos.

14. De la responsabilidad administrativa y/o penal.

14.1 Cualquier incumplimiento a lo dispuesto en las políticas establecidas en el presente documento podrá presumirse como causa e responsabilidad administrativa y/o penal, dependiendo de su naturaleza, por lo que se hará acreedor a la medida disciplinaria correspondiente conforme a lo dispuesto al Reglamento Interior de Trabajo o según lo determine la autoridad competente con base al daño, repercusión y/o impacto de dicho incumplimiento.

Procedimiento para la Asignación de TIC's

Procedimiento para la Cancelación de TIC's

Procedimiento de Mantenimiento No programado de TIC's

Procedimiento de Mantenimiento Programado de TIC's

Formatos

No._____

ACTA DE RESGUARDO DE EQUIPO

Siendo las __:__ hrs. del día __ de __________ del año ____, recibo de , para mi resguardo el equipo que se me otorga para uso laboral, que costa de lo siguiente:

Tipo de TIC’s Descripción Marca Modelo Color Número de Serie Comentarios

R E S P O N S A B I L I D A D

Será responsabilidadla salvaguarda y buen manejo del equipo entregado para resguardo del usuario y supervisará los siguientes aspectos:

1.- Entregar el equipo para resguardo en óptimas condiciones.

2.- Realizar el Resguardo correspondiente del equipo con el formato descrito, mismo que deberá ser firmado por el usuario y por la Coordinación de Recursos Materiales.

D E C L A R A C I O N E S.

Quién recibe, declara que recibe los recursos objeto de esta acta y se compromete al correcto resguardo y custodia de los mismos hasta el día que concluya su labor en el Corporativo y/o cualquiera de su UEN o UES

.

Firman al calce de conformidad las partes involucradas.

ENTREGA

______________________________

Coordinación de Recursos Materiales RECIBE

_________________________________

Usuario

Definiciones

Asignación: establecer algo que le corresponde a algún usuario en específico para un determinado objetivo.

Confidencialidad: Se refiere a la obligación del usuario de no divulgar.

Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora.1

Internet: Es un sistema a nivel mundial de computadora conectadas a una misma red conocida como la world wide web en donde cualquier usuario consulta información.

Préstamo: cesión o entrega de algo con condición de devolución

Mantenimiento No Programado: Es aquel que se centra exclusivamente en la corrección de los defectos o fallas que se aprecian en el funcionamiento y equipamiento, para a partir de ello repararlos y devolverle la funcionalidad correcta

Mantenimiento Programado: Es aquel que se centra exclusivamente en realizar las pertinentes revisiones y reparaciones que impidan que el aparato se descomponga; es decir, su principal misión es mitigar posibles fallas a través de una comprobación que garantice el funcionamiento del equipo.2

Programa de Mantenimiento de Equipos de TIC´s: Calendarización ordenada y sistemática donde se plasmarán los periodos, plazos y duración de la ejecución de las acciones de mantenimiento del equipo de TIC’s.

Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar ciertas tareas en una computadora.1

Tecnologías de la Información: Es la aplicación de ordenadores y equipos de telecomunicación para almacenar, recuperar, transmitir y manipular datos, con frecuencia utilizado en el contexto de los negocios u otras empresas. El término es comúnmente utilizado como sinónimo para los computadores, y las redes de computadoras, pero también abarca otras tecnologías de distribución de información, tales como la televisión y los teléfonos. Múltiples industrias están asociadas con las tecnologías de la información, incluyendo hardware y software.

Usuario: Término utilizado para distinguir a cualquier persona que utiliza algún sistema, laptop, dispositivo o cualquier equipo de TIC’s.

Virus: Programas o códigos maliciosos diseñados para esparcirse y copiarse por medio de enlaces de telecomunicaciones o compartir archivos o medios de almacenamiento.

Fuentes: 1 www.lema.rea.es

2 http://www.definicionabc.com/tecnologia/mantenimiento-correctivo.php#ixzz3Kl9JDRMG

Referencias

Reglamento Interior de Trabajo

Procedimiento de uso y conservación de TI

Programa de Mantenimiento de equipos de TIC´s

Inventario de TI

Guías de usuario de equipo de tecnología de la información.

Acta de Resguardo

Formato de Entrega de Puesto

Formato de Requisición de Compras

Política de reclutamiento y selección.

Procedimiento de reclutamiento y selección.

Formato de requisición de personal.

Política de contratación.

Procedimientos de contratación.

Política de baja de personal

Procedimiento de baja de personal

Formato de baja de personal

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