Principios básicos de la contabilidad

1 Contabilidad: Es una ciencia que permite el registro y control sistemático, en términos monetarios de todas las transacciones diarias producto del negocio. Esto quiere decir que se deben llevar diariamente el registro de cada una de las transacciones que se realicen, producto del negocio, independientemente de que se obtenga un bien o reciba un producto o un beneficio. Siempre se deben reconocer las transacciones en el momento en el que ocurren; esto quiere decir, que las compras de una empresa se deben registrar apenas ocurra la salida de dinero, independientemente de que se obtenga un beneficio o no.

• Toda empresa con fines de lucro o no, debe lograr optimizar sus recursos y obtener el mayor rendimiento de las operaciones comerciales que realiza. Eso quiere decir que sin importar el fin de la empresa, esta debe hacer uso óptimo de sus recursos para tener un mayor rendimiento.

Evolución de la contabilidad:

Hace muchos años era más manual, esto quiere decir que antes, la parte práctica no era realizada en computadora sino en hojas de cálculo de varias columnas donde se registraban las transacciones de la compañía. Esto se traduce, en que el proceso fuera más lento, realizar los cálculos de esta manera no permitía tener en un tiempo rápido la información contable. Hoy en día es mucho más práctico debido a que con proporcionarle los datos de las transacciones al sistema, el mismo posteriormente va a procesar los cálculos, tales como balance o sistema de pérdidas.

Antes los libros legales tenían que ser ocupados por una persona, que se encargaba de escribir a mano cada una de las transacciones. Hoy en día es diferente porque el libro contable se puede imprimir y simplemente colocándole el sello de la empresa, que se llama foliar, se cumple con el requisito.

Proceso contable: parte todo de un ciclo, donde se tiene en el principio un sistema de información contable, que se refiere tanto a la parte técnica como tecnológica, a través de la entrada de información, se registra constantemente la información de las empresas, tales como: cuentas por cobrar, inventarios de producción, facturación, nómina, tesorería y cuentas por pagar. Esto se hace con el fin de tener al día la información y todas las transacciones que se hacen y en caso de no hacer esto, pueden ocurrir dos cosas, en primer término que la transacción quede en el aire y dos, que esto traiga algún tipo de problema por no reconocer una transacción en el momento en que se efectuó, si no se reconoce, no solo puede quedar esa transacción en el aire, sino que puede ocurrir que quede incompleta otra transacción que se decante de esa.

Después del registro de todas las transacciones viene el proceso de la entrada de información, viene el proceso de la información que es con el software contable. Posteriormente para cerrar este ciclo, viene la Salida de la información que puede ser de tipo administrativo o contable; esto es porque cuando entra, puede ser de manera manual o automática y para la salida se tiene información para la toma de decisiones, porque los números dicen información importante que van a permitir al gerente o dueño, poder tomar una decisión oportuna en función de cuál es la realidad de la compañía. Los estados financieros, dicen si se carga toda la información y se tienen los registros al día, la contabilidad dice cómo va un negocio o empresa. En la salida se tienen los Reportes, que es los detalles que se pueden emitir de las transacciones que se realizaron y se quieren identificar; los Estados Financieros, que son: el balance general, situación financiera, estado resultado, movimiento del patrimonio, flujo de efectivo y el flujo de caja; por último la organización, porque con lo mencionado anteriormente, se puede decidir hacia dónde se va y hacia dónde no.

Se reconoce como un sistema de retroalimentación, debido a que hay una entrada, donde se carga la información; proceso, que es donde se empieza a procesar la información y la salida, cuando ya se tiene el producto, el balance, el resultado y el movimiento de patrimonio, cada uno de los estados financieros con el cual se trabaja. Existe la retroalimentación porque se necesita que los productos se complementan en cuanto a información para poder tener un resultado final.

En la actualidad el registro de las operaciones mercantiles se hacen a través de sistemas contables y administrativos automatizados. Cada organización debería comprar el software que se adecue a ella y que permita tener un sistema de información más eficiente. Lo importante es que cuando se va a llevar la contabilidad en un sistema, se deben identificar las diferentes transacciones en función de las necesidades del negocio.

El código de comercio exige que las empresas legalmente constituidas deben llevar formalmente la contabilidad, de no hacerlo serán sancionadas o multadas. De manera formal quiere decir llevando sus registros cada mes, haciendo sus cierres mensuales, elegir su balance para saber cómo va la empresa; de ahí las empresas pueden pagar impuestos. El balance es importante, porque si una empresa va a abrir una cuenta en un banco como persona jurídica, es requerido el mismo.

Resumen del funcionamiento de la contabilidad:

1. Control interno administrativo- contable: maneja el control interno, que es lo que permite identificar errores en la contabilidad o en la parte administrativas y si la manera de realizar una transacción, es la manera adecuada de hacerla. Es una especie de auditoría pero está más asociada a la parte del proceso, mientras que la auditoría va más inclinada a validar el estado financiero de la empresa.

Balance de comprobación: resumen de todas las cuentas que se tienen en Estado financiero, permite tener todas las cuentas contables bajo una estructura de balance general y va a mostrar el movimiento de la actividad de la empresa, con el mismo se puede revisar qué transacciones estuvieron bien y cuáles no. Una vez que se revisa todo esto

Qué beneficios obtengo con la información que me ofrece?: Los recursos económicos (efectivo y equivalentes de efectivo), los bienes (tangibles e intangibles) y derechos (cuentas y efectos por cobrar) que posee la empresa. (ACTIVOS) y también las deudas u obligaciones hacía terceros (bancos, empleados, parafiscales, SENIAT, etc) que tiene la empresa son pasivos.

También permite conocer los derechos que poseen los socios o accionistas (dueños) de la organización. Su distribución se realiza con base en la participación de los socios según la cantidad de acciones suscritas en el momento de construir la empresa. Está reflejado en documento constitutivo y en el libro

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