La administración de un proceso
Enviado por yeniffer28 • 6 de Julio de 2013 • Informes • 1.046 Palabras (5 Páginas) • 301 Visitas
La administración de un proceso involucra una metodología para definir, analizar y mejorar continuamente dicho proceso, teniendo como objetivo atender las necesidades y cumplir integralmente las expectativas de los interesados.
En este capítulo y en el siguiente analizaremos la primera etapa
correspondiente a la Descripción, Análisis y Evaluación de los
Procesos, punto inicial para la implementación de una mejora
continua con la finalidad de alcanzar la excelencia.
La necesidad de analizar y evaluar un proceso para mejorarlo
surge, en general, como consecuencia de las siguientes
situaciones:
No están satisfechas las necesidades de los ciudadanos,
induciendo a muchos reclamos.
El proceso no cumple la programación interna.
Aunque el mismo funciona bien, muestra oportunidades de
mejoría para disminuir los costos o el tiempo de ciclo, o
mejorar la calidad de los productos (bienes y/o servicios).
Aportar soluciones, corregir a tiempo, agregar valor, deben ser
las ideas-fuerzas que motiven la actividad destinada a superar
estas situaciones que inciden en la eficiencia y eficacia de los
procesos y la organización.
Análisis y
Evaluación
del Proceso
Mejoría del
Proceso
Excelencia
del Proceso
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1. SELECCIÓN DE LOS PROCESOS
El trabajo de análisis se inicia con la revisión de la misión y los
objetivos estratégicos que dan soporte a los objetivos de los
procesos. Continúa con la selección de los procesos que deben
ser objeto de análisis para su posterior rediseño o reingeniería.
Esta selección implica la realización de las siguientes actividades.
Cuadro**********************
a) Enumerar los procesos principales: Antes de elegir los
procesos que deberán ser analizados para su rediseño o
reingeniería se debe hacer un relevamiento macro de todos los
procesos principales que se desarrollan en la organización,
siempre teniendo como punto de partida al ciudadano. La
selección sólo será posible, cuando todos los procesos de la
organización sean conocidos y evaluada la relevancia
estratégica de cada uno.
Es conveniente que los procesos enumerados sean lo más
abarcativos posible y estén directamente relacionados con los
objetivos estratégicos de la organización. No se puede definir a
priori la cantidad de procesos adecuados para una organización.
El número apropiado de procesos resulta de considerar una
situación de compromiso entre la interdependencia de los
procesos y la posibilidad de que el campo abarcado por cada
proceso sea realmente manejable en términos prácticos. La
experiencia nos indica que si se limita el enfoque a una cantidad
no superior a veinte procesos, el análisis y los cambios a realizar
no resultan en extremo dificultosos. Al restringir la cantidad
dentro de este rango es posible identificar tanto los procesos
sustantivos como los de apoyo y gestión y encontrar alternativas
factibles para su rediseño o reingeniería.
Actividades
para la
selección de
Procesos
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Recordemos que en el ejemplo del SEGEMAR, desarrollado en
el capítulo anterior, la enumeración de los principales procesos
incluía, teniendo en cuenta los cuatro organismos que lo
componen, tres grandes macroprocesos (relacionados
directamente con los objetivos estratégicos de la organización)
que comprendían diecisiete procesos sustantivos. A ellos se le
deberían incorporar los dos o tres procesos principales de apoyo
y de gestión y tendríamos enumerados todos los procesos
principales que se desarrollan en los organismos que conforman
el SEGEMAR.
b) Determinar los límites de los procesos: Uno de los
elementos más utilizados para definirlos es a través de un
cuestionario dirigido a los "propietarios" del mismo. Algunas de
las preguntas que se deben realizar son:
¿Cuándo comienzan y terminan las responsabilidades del dueño
del proceso?
¿Cuándo comienza y termina la vinculación del proceso con el
destinatario externo?
¿Dónde comienzan y terminan los subprocesos?
¿Está
...