Proceso De Administración

CAPITULO I

1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad, es una forma sistemática de hacer las cosas.

En una concepción sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como; el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural (fase mecánica), es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse y a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa (fase dinámica), se refiere a cómo manejar el organismo social, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

El proceso Administrativo se puede presentar gráficamente de las siguientes formas:

Por otro lado se puede mencionar que; la administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas, las cuales son:

• Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc.

• Valor instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener determinados resultados.

• Unidad temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.

• Amplitud del ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.

• Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.

• Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

• Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

Y; la importancia de la administración en razón a sus características son:

• Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.

• Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

• La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

• A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relacione humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

Desde fines del siglo XIX se acostumbra definir la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control.

1.1. PLANIFICACIÓN

La planificación es la primera etapa del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro.

Así mismo, cabe precisar qué; una meta, es el estado futuro deseado que la organización trata de alcanzar, mientras Plan, es un proyecto en el cual se especifica la asignación de recursos, programas de trabajo y otras acciones necesarias para el logro de las metas, y Planeación, es el acto de determinar las metas de una organización y los medios para lograrlos.

Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

La planificación se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?).

La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar, da dirección a los gerentes y a toda la organización.

Cuando los empleados saben a dónde va la organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.

Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente.

Los planes son guía para:

• Que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.

• Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.

• Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.

Los pasos para planificar de manera eficaz y eficiente son:

1. Seleccionar las metas de la organización.

2. Establecen metas para cada una de las subunidades de la organización.

3. Establecer programas para alcanzar las metas de manera sistemática.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.

Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años, planes que pueden ser:

1.1.1. Planes estratégicos

Son los planes que tienen aplicación en toda la organización, que establecen los planes generales de la empresa y buscan posicionar a la organización en términos de su entorno.

1.1.2. Planes operativos

Son los planes que especifican los detalles de cómo serán logrados los planes generales.

1.1.3. Objetivos

Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras. Dan dirección a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros pueden ser medidos.

Para establecer los objetivos se debe convertir la visión en específicos blancos de acción, crear normas para rastrear el desempeño, lo que presiona a ser innovadores y enfocados, ayuda también a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.

1.1.3.1. Tipos de objetivos

• Objetivos Financieros: Resultados enfocados en mejorar el desempeño financiero de la compañía.

• Objetivos estratégicos: Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posición de negocios a largo plazo.

Niveles de las metas, planes y su importancia.

1.1.4. Actividades importantes de Planificación

Las actividades importantes de la planeación son:

• Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

• Pronosticar.

• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

• Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

• Anticipar los posibles problemas futuros.

• Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

1.2. ORGANIZACIÓN

Son aquellas reglas o criterios aplicables al aspecto estructural y estático de la empresa como organización y algunas reglas de comportamiento muy generalizadas.

El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este implica necesariamente:

a. Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento.

b. Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común o idéntico.

c. Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción distinta, pero complementaria de las demás:

...