Qué es una fórmula en Excel ?

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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

DEPARTAMENTO DE ECONOMIA

Fórmulas en Microsoft Excel [1]

Prof. Israel J. Ramírez

1. ¿ QUÉ ES UNA FÓRMULA EN EXCEL ?

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.

1.1. Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia, A =  R2, se puede escribir en Excel como:

=PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

- Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.

- Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.

- Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

- Funciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...

2. OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

2.1. Tipos de operadores

- Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma A3+3

- (signo menos) Resta

Cambio de signo B3-B1

-A1

* (asterisco) Multiplicación B3*C3

/ (barra diagonal o slash) División D3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación C3^2

- Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes:

Operador de comparación Significado Ejemplo

= ( igual ) Igual a A1=B1

> ( mayor ) Mayor que A1>B1

< ( menor ) Menor que A1<B1

>= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1

<= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1

( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO ).

- Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo ( & “ampersand” ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

&

( "y" comercial) Concatena o une dos valores para generar un nuevo valor de texto continuo. - "Sierra"&" Nevada"

produce el valor “Sierra Nevada”

- A3&B3

crea un nuevo valor de texto formado por

el valor de texto que contiene la celda A3

concatenado o unido con el valor de texto

que contiene la celda B3

- Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones.

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas

que se encuentran entre dos referencias a celdas. B5:B15

Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15

; (punto y coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

B5:B15;D5:D15

Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 más las celdas en el rango D5 hasta D15

(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias. B7:D7 C6:C8

Hace referencia a la celda C7

Una fórmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente:

= < operando_A > < operador > < operando_B >

2.2 Fórmulas compuestas en Excel

No siempre las fórmulas que se requieren utilizar son fórmulas simples ( fórmulas en las que sólo se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar fórmulas en donde se requieren dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así como también, para la evaluación de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo, la fórmula =PI()*B1^2 que se presentó anteriormente, es una fórmula compuesta ya que tiene 2 operadores aritméticos ( * y ^ ).

Una fórmula compuesta se puede representar de la forma siguiente:

= <operando_A> <operador 1> <operando B> <operador 2> <operando_C > …….

Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una fórmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores.

2.2.1 Orden en que Excel realiza las operaciones en las fórmulas

Como se mencionó anteriormente, una fórmula está compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la fórmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el cálculo de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes cálculos u operaciones según el orden encontrado.

2.2.2 Precedencia de los operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a la izquierda.

Orden Operador Descripción

1º

: (dos puntos)

(un solo espacio)

; (punto y coma) Operadores de referencia

2º - Cambio de signo (como en -A10)

3º % Porcentaje

4º ^ Exponenciación

5º * y / Multiplicación y división

6º + y - Suma y resta

7º & Une dos cadenas de texto

(concatenación)

8º = < > <= >= <> Comparación

Tabla de precedencia de los operadores

2.2.3 Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra.

Por ejemplo, la siguiente fórmula: =5+2*3

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como: =(5+2)*3

En este caso Excel sumará 5

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