SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO CÁRNICOS DEL VALLE

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DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

FECHA

1.0

Creación del documento

EQUIPO SISTEMAS SENA

30/08/2021

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

Código

Rol o cargo

Descripción del rol o interés

Nivel de influencia

Interés en el proyecto

STHG001

Gerente

 Es la persona encargada de administrar, liderar y supervisar todos los procesos de la empresa,  podrá realizar cualquier acción  en el sistema, es decir el administrador  tiene todos los permisos  de la aplicación,  sin embargo  adicional a  las funciones de los demás Steitholder,   podrá ingresar empleados, gestionar salarios, administrar proveedores, realizar  informes financieros,  administrar clientes, autorizar pedido a proveedores, autorizar producción   y crear usuarios en el sistema.

Alto

Alto

STHV001

Asesor de ventas

Planificar, controlar y realizar el proceso de venta del producto al cliente final; podrá  realizar en sistema: factura de venta, cotizaciones,  registro de clientes,  informe de ventas.

Alta

Alto

STHI003

Gestor de  inventario

Este  es encargado de  administrar los productos   e insumos de producción  para garantizar  el la existencia de inventario  y suministrárselos al área de ventas, este   podrá  realizar en el sistemas: ingreso de productos, pedir a proveedores, ingreso de compras, solicitar  producción y realizar un informe del estado de inventario

Alta

Media

STHP004

Técnico de producción  

 Es el encargado de planta de producción, podrá   realizar ingresos de productos  producidos en el sistema una vez terminada la producción, asimismo podrá ejecutar  ordenes de producción,

Alta

Media

[pic 1]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

RFG001

Ingresar empleados

Gerente: se necesita  ingresar  empleados  en el sistema asociados y asociarlos a  una área especifica de la empresa.

<<Alta>>

Controles y restricciones

Se necesita  la siguiente  información para realizar  el registro: hoja  de vida y contrato.

Criterios de Aceptación

-El sistema permitirá registrar un empleado con su id, asignarle un salario, asignarle un área de la empresa y permitirá crearle un usuario a dicho empleado.

Fecha de especificación

30/08/2021

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 2]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

RFG002

Gestionar salarios

Gerente: se necesita   saber cuánto es el salario de cada uno de los empleados, cuanto es el costo de la nómina de la empresa,  cuantas  horas  trabajo cada empleado en  un mes semana  o año, así como  los tipos de contratos  que maneja cada empleado en las diferentes áreas

<<ALTA>>

Controles y restricciones

En  el sistema deben estar cargados  previamente  cada uno de los empleados  con los  tipos de contratos, el área, cargo y funciones, así como  el tiempo laborado.

Criterios de Aceptación

El sistema  podrá generar   informes  de acuerdo   los tipos de salarios, tipos de contratos, tiempos trabajados,  costo de la total  nomina  por cronología  de tiempo  y  por empleado.

Fecha de especificación

30/08/2021

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 3]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

RFG003

Gerente: se necesita  registrar, eliminar , modificar la información correspondiente a cada proveedor

<<ALTA>>

Controles y restricciones

En el sistema se han debido cargar previamente los  proveedores  existentes  y de no existir  contar  con la información para hacer el registro

Criterios de Aceptación

-El sistema permitirá registrar, eliminar o modificar la información de un proveedor que es la siguiente: nombre, razón social, dirección, teléfonos, representante legal y productos  que suministra

Fecha de especificación

30/08/2021

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 4]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

RFG004

Registrar productos.

Gerente: se necesita que el sistema permita registrar producto nuevos producidos por la empresa en donde  se  pueda añadir una descripción, nombre, código, precio, peso y presentación

<<Media>>

Controles y restricciones

Ninguno

Criterios de Aceptación

El sistema debe permitir  hacer el registro  o la modificación de un producto   con la siguiente información: descripción, nombre, código, precio, peso y presentación

Fecha de especificación

30/08/2021

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 5]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

RFG005

Realizar  informes  financieros

Gerente: se necesita  hacer un informe de  las ventas  por  productos  en cronología de tempo, asimismo de los  costos    de funcionamiento  durante el mismo tiempo y establecer  una  diferencia monetaria entre las ventas  y los costos de producción

<<Media>>

Controles y restricciones

Deberán realizarse por  lo menos trascurrido un mes de las primeras ventas registradas en el sistema

Criterios de Aceptación

El sistema permite generar  el informe financiero de acuerdo a las  los costos y ventas  dados en un mes, semana o año específico.

Fecha de especificación

30/08/2021

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 6]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

RFG006

Administrar clientes,

Gerente:  se necesita  hacer el registro, modificación o eliminación de  la información correspondiente a  un cliente  de la siguiente manera: código, cedula,  nombre completo, dirección, teléfono, correo electrónico,  

<<ALTA>>

Controles y restricciones

Ninguna

Criterios de Aceptación

El sistema permitirá  hacer el registro modificación  o eliminación de clientes

Fecha de especificación

30/08/2021

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 7]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

RFG007

Autorizar pedido a proveedores

Gerente: se  necesita  autorizar    orden de pedido de  insumos  a proveedores   dicha  orden debe  contener la información  de los tipos de productos pedidos  y  las cantidades, debe ser emitida  por el gestor de inventario por tanto se le notificará al mismo  sobre el estado del la orden.

<<ALTA>>

Controles y restricciones

Debe  existir una orden emitida  por el gestor de inventario.

Criterios de Aceptación

El sistema debe  mostrar  todos los detalles de  la orden, proveedores, productos y cantidades.

Fecha de especificación

30/08/2021

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 8]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

RFG008

Autorizar producción

Gerente: se necesita  autorizar  una producción hecha  por el gestor de inventario y notificarle al mismo y al área de producción  de la aceptación  

<<ALTA>>

Controles y restricciones

Deberá  existir una orden de  producción  hecha  por el gestor de inventario

Criterios de Aceptación

La  orden de producción deberá contener  el numero de unidades a producir, el tipo de producto y la presentación  a producir, asimismo  con el detalle  de los insumos necesarios y verificados en existencia.

Fecha de especificación

30/08/2021

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 9]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

RFG009

Crear usuarios

Gerente: se necesita crear 4  tipos de usuario de acuerdo cada área de la empresa,  asimismo  gestionar los permisos pertinentes  de acuerdo  al tipo de usuario.

<<ALTA>>

Controles y restricciones

Deberá estar creado previamente  como un empleado de la empresa.

Criterios de Aceptación

el sistema permitirá  crear   4  tipos de usuario  con los permisos de ventas, producción, inventario o administrador.

Fecha de especificación

30/08/2021

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 10]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

CDV001

GENERAR FACTURA DE VENTA        

Para lograr una mejor contabilidad, orden y control de cuentas, deseo que el sistema me genere una factura organizada y con la información necesaria de fácil entendimiento para el cliente, para mi como gerente de ventas, para el domiciliario y para los demás integrantes de mi equipo de trabajo en caso que sea necesario.

ALTA

Controles y restricciones

• Factura que no tenga mucha información, solo lo necesario para que sea de fácil comprensión.
• No debe ser un formato grande pero tampoco tipo miniatura.

Criterios de Aceptación

• El formato de la factura debe ser sencillo, elegante y llamativo.

• El sistema almacenara las facturas de manera digital con el fin de tenerlas en la base de datos y no tener que imprimir para así cuidar el medio ambiente.

Fecha de especificación

28-08-2021

[pic 11]

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 12]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

CDV002

GENERAR COTIZACIONES

En algunas situaciones el cliente me ha solicitado una cotización antes de realizar la compra, esto con el fin de compartirla con el encargado de compras para así tomar la decisión de la cantidad de alimento que compraran según el presupuesto que tengan destinado. Estas cotizaciones actualmente las hago de manera informal a mano, es por eso que requiero que el sistema me genere una cotización formal con información de mi empresa y de fácil comprensión para mi cliente.

MEDIA

Controles y restricciones

• No debe ser una cotización desordenada ni de difícil comprensión.
• No depender de un solo medio tecnológico para generar la misma.

Criterios de Aceptación

• Cotización formal con la información necesaria para que el cliente capte de manera fácil el contenido de la misma.
• Debe contener una pequeña descripción del producto que comprara, no solo números.
• Se podrá generar con unos sencillos pasos desde el computador, celular o cualquier otro medio necesario.

Fecha de especificación

28-08-2021

[pic 13]

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 14]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

CDV003

REALIZAR REGISTRO DE CLIENTES

Requiero que el sistema me permita crear una base datos de mis clientes nuevos y/o antiguos, con el fin de tener un control de cuales son mis clientes potenciales, a cuáles debo dar prioridad, y que además con sencillos pasos estos sean creados como clientes de la empresa con la información necesaria de cada uno.

           ALTA

Controles y restricciones

• No debe tomar mucho tiempo realizar el registro de cada cliente.
• Evitar información que no sea importante del cliente, solo lo necesario.

Criterios de Aceptación

• Ingreso de clientes de manera fácil y sencilla al sistema de información desde el computador, celular, tablet, etc.
• Orden de la información de acuerdo a los datos suministrados.
• Sistema de fácil y eficiente acceso.

Fecha de especificación

28-08-2021

[pic 15]

_________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación

[pic 16]

SISTEMA  DE ADMINISTRACIÓN, FACTURACIÓN E INVENTARIO

 CÁRNICOS DEL VALLE

SAFI

V1.0

ID

Nombre

Descripción

Prioridad

CDV004

REALIZAR INFORME DE VENTAS

Actualmente no tengo un registro y control de ventas diarias por medio digital. Todo lo hago a mano en una agenda en la cual cada hoja esta dividida de acuerdo a la información necesaria para que al final del día yo pueda hacer mis cuentas y sacar el total de mis ventas. Quiero que por medio del sistema de información, pueda realizar todo en mi computador y/o celular con sencillos pasos que me permitan llevar dicho control de manera eficiente y fácil.

ALTA

Controles y restricciones

• No debe ser un proceso que tome mucho tiempo para obtener el informe.
• Evitar utilizar un formato de difícil comprensión.

Criterios de Aceptación

• Los resultados del informe serán de fácil comprensión y de ser posible mostrara por medio de graficas o tablas las ventas los resultados comparándolos con otros días, semanas o meses.
• Informara una liquidación optima diaria del dinero.

Fecha de especificación

28-08-2021

[pic 17]

________________________        ________________________        ______________________

Firma                                Firma(s)                                Firma(s)

( Dueño del proceso )                Usuarios participantes                Demás usuarios involucrados

                                en la especificación                        en la especificación