Sistemas De Información Para La Administración De Inventarios Y Almacenes

La función de un sistema de administración de almacenes (WMS) es apoyar los procesos de almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es encontrar la solución óptima a la configuración del almacén y agilizar el proceso de la gestión de inventarios. En la actualidad el rol que juegan los sistemas de información de inventarios y almacén, ha evolucionado, debido a que se puede desde administrar las órdenes de pedido, los recursos, las ubicaciones de los materiales y se puede integrar con el sistema financiero. Sin embargo, el propósito principal es controlar los movimientos y almacenamiento de productos y/o materiales y sus transacciones asociadas (Min, 2007).

Según Min (2007) como mínimo un WMS debe:

* Administrar y controlar las ubicaciones y los recursos del almacén.

* Operar en tiempo real el control de los inventarios.

* Automatizar los procesos de recepción, almacenamiento y expedición de mercaderías.

Sus ventajas serían minimizar las pérdidas de inventario, reducir los costos operativos, incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del inventario, un control de operación en tiempo real, e incrementar el nivel del servicio al cliente. Además el sistema de información impactará positivamente fuera de la organización, en la distribución y el control de las ventas.

Debe señalarse que los sistemas de información para la administración de almacenes pueden ser independientes o hacer parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y puede incluir una tecnología compleja. Sin embargo, el principio básico del sistema de almacenamiento sigue siendo la misma, que es proporcionar información para permitir un control eficaz de los elementos ubicados en el almacén.

Los WMS partieron como sistemas bastante simples, que administraban la información de todo lo que entra y sale de la bodega, y donde se almacena. La funcionalidad básica consiste en apoyar el picking (recolección de los ítems pedidos), la reposición y el almacenamiento. Un sistema WMS ayuda a responder preguntas como: ¿dónde están los productos que necesito para preparar el pedido que me llegó? ¿Cuándo es necesario reponer el stock de cada uno de mis productos? ¿Dónde debo guardar los productos que me llegaron? En los últimos años los WMS han evolucionado mucho adquiriendo cada vez más funcionalidades hasta convertirse en verdaderos sistemas ERP focalizados en la bodega.

¿Quiénes necesitan un sistema WMS?

En general cualquiera que tenga una bodega relativamente compleja. Sólo empresas que tienen bodegas muy simples, con poco movimiento y pocos SKUs (Stock Keeping Units), no necesitan este tipo de sistemas. Bodegas más complejas, que usan por ejemplo, almacenamiento caótico, en que el sistema determina donde se almacenan los productos, necesitan un WMS. Una bodega que usa almacenamiento organizado, donde hay ubicaciones predeterminadas para almacenar los distintos productos, podría no tener que recurrir a un WMS, siempre y cuando las ubicaciones predeterminadas no se vieran sobrepasadas en ningún momento. Esto requiere, en general, que la bodega use el espacio en forma relativamente ineficiente y que las condiciones sean muy estables en el tiempo. Cuando las condiciones son muy cambiantes y/o es necesario ser muy eficiente en el uso del espacio de la bodega, se requiere un WMS para asignar las ubicaciones de los ítems a almacenar y para poder recuperarlos posteriormente.

Las bodegas que deben preparar órdenes muy complejas, con un alto número de SKUs distintos, también requieren un WMS para apoyar el picking. Cuando se automatizan operaciones de la bodega, también es necesario usar un WMS compatible con el sistema de automatización. Las funcionalidades de los WMS se han ido haciendo cada vez más sofisticadas. Algunos sistemas permiten optimizar las operaciones que consumen más recursos, como las de picking y de reposición. Por ejemplo pueden utilizar áreas de la bodega, de más fácil y rápido acceso para almacenar los productos más demandados. También pueden asignar las listas a los operarios de manera que minimicen la distancia que tienen que caminar dentro de la bodega. Más aún, pueden determinar cuáles son los productos que deben ser almacenados en las áreas preferenciales. Es decir, en base a las estadísticas que el mismo sistema va recolectando, puede determinar cuáles son los productos más solicitados.

También pueden utilizar luces para guiar a los operarios (pick-to-light) o incluso instrucciones verbales para indicarles donde están los productos que debe encontrar. Esto puede mejorar en forma notable la exactitud del picking con respecto a un sistema donde solamente se dan las coordenadas. Hay que considerar que en general los operarios que trabajan en una bodega tienen un bajo grado de capacitación, y muchas veces resulta difícil motivarlos.

Los sistemas WMS también pueden apoyar distintas formas de hacer picking, como picking por zona, por oleada, por lote, etc. En el picking por zona, por ejemplo, el sistema separa los ítems de una orden en subórdenes para cada uno de los operarios con los ítems de la orden que están en su zona de la bodega. Posteriormente apoya la consolidación del pedido. También puede programar las operaciones de picking para que las órdenes estén listas en el momento apropiado, que es cuando el camión está listo para recibir la carga, o juntar ítems de distintas órdenes para mejorar la eficiencia del picking.

¿Cuáles son las dificultades de implementar un WMS?

La primera dificultad es el costo de un WMS, que puede ser bastante alto. También su implementación puede ser bastante compleja ya que requieren mucha información que muchas veces no está disponible en la empresa. Por ejemplo es muy importante conocer las dimensiones de las cajas u objetos que es necesario almacenar en la bodega, para saber si es posible colocarlos en determinadas ubicaciones. Por lo mismo también es necesario tener las medidas de cada una las ubicaciones disponibles para el almacenamiento. Otra información que puede ser necesaria es el peso de cada ítem, si se puede apilar, si se puede almacenar junto con otros productos, etc. Cualquier error en los datos puede producir problemas, como la subutilización del espacio de la bodega o, peor aún, la imposibilidad de almacenar un ítem en la ubicación indicada por el sistema.

Otra dificultad es la implementación de los sistemas tecnológicos que requiere el WMS. Por ejemplo el uso de radio para comunicarse con los aparatos portátiles que usan los operarios, o de algunos sistemas que apoyan el picking (pick-to-light por ejemplo).

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