T.P N°5: Subsistema Operaciones DEPARTAMENTO DE COMPRAS

T.P N°5: Subsistema Operaciones[pic 1]

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

• Introducción        

        La mayor parte de las compañías e incluso algunas organizaciones gubernamentales cuentan con un departamento de compras como parte del día a día de las operaciones. Este departamento tiene un gran impacto en la calidad de los productos y servicios que fabrican y ofrecen las empresas y además es el que se relaciona con los proveedores. Un departamento de compras  puede mejorar o estropear la imagen de la empresa por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores. Es muy importante tener en cuenta el impacto que los mismos pueden tener en el correcto funcionamiento de las operaciones.

        En general, su función es conocer la oferta del mercado en su ámbito de actividad, recoger las necesidades y demandas de los clientes internos, liderar el abastecimiento, la selección de los proveedores y negociar precios y condiciones de compra. Todo ello para hacer los pedidos de manera correcta e inteligente. El departamento de compras debe ser manejado como una fuente estratégica dentro de la cadena de suministros y no como un mero lugar para combatir los costos.[pic 2]

• Funciones

1. Seleccionar proveedores: el departamento de compras evalúa y selecciona a los proveedores de manera tal que sean la mejor opción para abastecer a la empresa con los artículos que necesita, para funcionar de forma correcta.

1. Adquirir materiales: proporcionar todos los materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias  de la compañía o de la organización gubernamental. Esto incluye desde materias primas hasta herramientas, maquinarias o material de oficina.

En un entorno minorista, el departamento de compras se asegura de que siempre haya productos suficientes en las estanterías o en el almacén, para mantener a los clientes contentos y contar con una buena administración.

1. Evaluar el precio: Un departamento de compras también es el encargado de realizar una evaluación continua de si los materiales recibidos cuentan con el mejor precio posible, con el objetivo de maximizar los beneficios. Necesita averiguar cuáles son los mejores vendedores y cuáles cuentan con los precios más razonables para el tamaño particular de una compañía. Además negocian el mejor precio o investigan la posibilidad de adquirir materiales más baratos, procedentes de fuentes alternativas como parte de sus actividades diarias.

1. Garantizar el valor de la inversión: los compradores deben asegurar el flujo constante de materiales con la calidad adecuada, para que la producción no se detenga. Por otro lado, son responsables de gran parte de los costos del negocio, por lo que pueden aportar ahorros y eficiencia, negociando precios y condiciones, gestionando inventarios, estandarizando compras, evitando desperdicios y revisando la logística de entregas y almacenamiento.

1. Documentación y contabilidad: El departamento de compras maneja toda la documentación relacionada con las compras y las gestiones administrativas, así como con los materiales. Aseguran la llegada de los materiales procedentes de los vendedores en el tiempo concretado lo que genera contar con un orden en las transacciones. Este será un trabajo llevado en conjunto con el departamento de contabilidad de pagos, asegurándose de que hay suficiente capital como para comprar los servicios o productos necesarios, así como fluidez financiera para realizar todos los pagos a tiempo.

1. Cumplimiento de la política: El departamento de compras también debe verificar el cumplimiento de todas las políticas empresariales. Antes de realizar una compra, debe asegurarse de que sigue los protocolos adecuados para recibir la aprobación de esta operación, así como de que cualquier producto comprado sigue la política de compra de la organización.[pic 3]

• Políticas

        Una correcta política de compras ayuda a asegurar que la empresa pueda comprar de manera eficiente y obtener valor por el dinero que se invierte en los proveedores.

        La compra eficiente puede ahorrar dinero y hacer una importante contribución a la rentabilidad.

        Hay algunos principios importantes que se deben tener en cuenta para la creación de una buena política de compras:

• Transparencia: mantener todos los documentos y registros.
•  Igualdad de trato y no discriminación: todo proveedor debe tener igualdad a la hora de postular a licitaciones.

• Conclusión

        Aunque a veces pase desapercibido, en realidad, el departamento de compras tiene una tarea muy importante y estratégica dentro de las empresas. No sólo se ocupan de abastecer a las organizaciones con los materiales y herramientas necesarios sino que toman decisiones fundamentales para la economía de la misma. Sus decisiones impactan en el capital y en el correcto funcionamiento de las operaciones.

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