CODIFICACIÓN DE DATOS

CODIFICACIÓN DE DATOS

La automatización de las operaciones contables requiere que el contador de una empresa defina previamente el método de codificación a utilizar porcada uno de los sistemas administrativos contables que se pondrán en Funcionamiento en la compañía codificar datos es asignar números a las modalidades observadas o registradas de las variables que constituyen la base de datos, así como asignar código (valor numérico) a los valores faltantes (aquellos que no han sido registrados u observados). Ejemplo: Si la base de datos incluye la variable Sexo, hay que asignar un número a las mujeres y otro a los hombres. Si se trata de variables cuantitativas, hay que definir el número de decimales que van a ser registrados.

Los sistemas de codificación y la necesidad de la clasificación surgen en la necesidad de registrar, enmascarar, ordenar, identificar, agrupar y clasificar fenómenos y para facilitar su registro y transmisión. Ejemplos: códigos Morse, escrituras en claves, códigos de clasificación bibliotecaria, códigos de productos, etc.

CARACTERISTICAS DE CODIFICACIÓN DE DATOS

Toda de codificación debe poseer una serie de características mínimas a fin de que sea adoptado como método de procedimiento para la información. Dentro de esas características tenemos.

 Precisión del código: La precisión del código significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto.

 Flexibilidad: La flexibilidad significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la entidad.

 Conciso: No se deben adicionar códigos que no tengan relevancia para identificar un elemento dado.

 Significativo: Cada elemento debe indicar alguna característica diferencial de la codificación.

 Operabilidad :

Estos sistemas también tienen otras sub características.

 Debe estar adaptado lógicamente al sistema informativo de que forme parte.

 Debe tener precisión necesario para describir un dato.

 Debe mantenerse tan reducido como se pueda.

 Debe permitir expansión.

 Debe ser fácil de usar.

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