CODIFICACION DE DATOS

INTRODUCCION

I. RECORDANDO ALGUNOS CONCEPTOS

SISTEMA.- Sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

CONTABILIDAD GENERAL.- La Contabilidad General es el eje de la información financiera para todo su negocio. La configuración flexible del plan de cuentas, el procesamiento inteligente de transacciones y las capacidades sofisticadas de personalizar los reportes le proveen las herramientas necesarias para que usted domine sus datos financieros.

SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL.- Está definido como un sistema de información consistente en un conjunto de cuentas, libros, formas, asientos y reportes financieros y operativos, lógicamente organizados e interrelacionados entre sí, los cuales mediante acción coordinada conllevan a la obtención de información contable. Este sistema se nutre de los sistemas ya que estos generarán los soportes necesarios para el registro y procesamiento contable de la información.

Controla las operaciones y suministra información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura configurativa cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada, que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es el vínculo que mantiene juntas las diversas partes de una organización. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Los propietarios de negocios que no están familiarizados con los sistemas de contabilidad son víctimas de esta práctica con una alarmante frecuencia.

II. SISTEMA CONTANBLE:

Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Los procesos varían en número y complejidad, dependiendo del tipo de empresa, por lo que no es conveniente diseñar un sistema contable que englobe todos los subsistemas, de allí que se recomiende su elaboración por separado.

• Es un grupo de personas, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente.

• Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios. Definición 3: Los sistemas de información es el medio por el cual se enlazan todos los componentes de un sistema para alcanzar el objetivo.

• Sistema de Información Contable SIC Permiten agilizar la toma de decisiones a todo nivel. Involucra desde la recepción de documentos, grabación y almacenamiento. Mediante procesos automatizados, obtendremos los resultados relativos a bancos, facturación, cartera, inventarios, nómina y análisis financiero.

FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Entrada: datos que vamos a introducir.

Proceso: es toda la gestión de esa información (manipulación y transformación de los datos) para la organización.

Salida: es el resultado que obtenemos.

Almacenamiento: donde guardamos la información y podemos recuperarla en cualquier momento. La información almacenada debe mantenerse mediante un proceso de actualización.

Retroalimentación: hay casos en que la entrada de información puede ser la salida de otro. Hay que tener en cuenta si existen fallos en el sistema (tiene que detectarlos). Es la salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. Debe evaluarse.

III. SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE:

Sistema contable financiero: Un sistema de información contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de información, es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto.

Sistema contable de Costos: Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. Los informes de costos son muy útiles también para la planeación y selección de alternativas ante una situación dada.

Sistema contable Administrativo: Es básicamente una estructura de relaciones formales. Implica la definición del flujo de información, el diseño del soporte de los datos y la descripción de las tareas administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelación entre las operaciones de la organización, se requiere normalizar el tratamiento de la información de manera que el mismo presente un proceso de integración análogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones.

Sistema contable Tributario: Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.

Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concreción en términos operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la organización y los que ella misma genera, se conviertan en información relevante para la toma de decisiones.

Los Sistemas Administrativos y Contables implican además, la expresión operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los procesos de departamentalización, programación, y otros, se conviertan en Manuales de Organización y Procedimientos, en los cuales se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos.

FUNCIONES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

Un sistema contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable que se utilice en cualquier empresa debe cumplir con 3 funciones básicas donde intervenga la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitará la información de ventas resumida por almacén.

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados financieros.

Relación de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia

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