Codificacion De Datos

CARACTERISTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN

Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de esas características tenemos: a) Precisión del Código b) Flexibilidad c) Conciso d) Significativo e) Operabilidad

PRECISION DEL CODIGO

Cada elemento debe aceptar una codificación correcta

Ej. Cada Persona que abra una cuenta corriente en un banco debe asignársele un solo Código Correcto 013-22481-CA Juan García 013-22482-CC Carlos Hernández

Incorrecto

013-22482-CA Carlos Hernández 013-22482-CA Ronald Balmore

FLEXIBILIDAD

Debe permitir aceptar más elementos en caso de ser necesario

Ej. Estructura del Código Contable Correcto

1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco Agrícola

1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Cuscatlán Incorrecto 1-01-01-1 Cuentas por Cobrar Banco Agrícola 1-01-01-2 Cuentas por Cobrar Banco Cuscatlán

CONCISO

No se deben adicionar códigos que no tengan relevancia para identificar un elemento dado.

Ej. Los caracteres al final de un código Correcto

FC-32458 Factura del Proveedor A

FC-96749 Factura del Proveedor X

Incorrecto FC-32458-P.D. Factura del Proveedor A FC-96749-W Factura del Proveedor X

SIGNIFICATIVO

Cada elemento debe indicar alguna característica diferencial de la codificación

Ej. Correcto

Un código mnemotécnico (o código nemotécnico) es un sistema sencillo utilizado para recordar una secuencia de datos, nombres,números, y en general para recordar listas de items que no pueden recordarse fácilmente.

CARACTERISTICAS DE UN CODIGO CONTABLE

Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permiten cumplir con los requerimientos de información que solicitan los usuarios. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa y además, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. La gerencia de una cadena de supermercados, por ejemplo, necesitará tener información contable de las ventas realizadas por la zona geográfica, por cada establecimiento y por tipos de artículos, pero no a nivel de cajeros que trabajen en cada supermercado. Por esta razón, el código contable es la estructura principal de un sistema contable que permitirá generar información optima y relevante. Un principio que debe tenerse en cuenta para diseñar un código de cuentas, es la sencillez del mismo, sin perder de vista el sentido común. Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria complicación que se le asigna al sistema contable. La complejidad y volumen de operaciones de una entidad pueden ocasionar que el sistema sea más complicado y por ello se haga necesaria una mayor supervisión para el procesamiento de los datos. Veamos cuales son las características que debe poseer un código contable:

FLEXIBILIDAD

Significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios.

ADECUADA CLASIFICACION

Indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible ya que no corresponde con la practica contable general.

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