EL CONSULTOR LA LETRA Y LA MUSICA DE LA OFERTA

CAPÍTULO 7

EL CONSULTOR LA LETRA Y LA MUSICA DE LA OFERTA

Al final siempre presentaremos la oferta, mediante entrevistas de presentación, de concreción o las terceras entrevistas, tomando en cuenta que si se necesitan las tres es que algo fallo en la oferta que presentamos.  Toda oferta debe ser un escrito referente a una oferta concreta, identificable y única, que no confunda al cliente.

Toda oferta se debe elaborar, presentar, negociar y cerrar, considerando a estas cuatro situaciones como los pasos básicos de la oferta de consultoría, y que después de finalizar los mismos podremos empezar a trabajar sobre un problema determinado.  

Realizar una consultoría que sea competitiva puede ser una labor de gran complejidad, por lo cual hay que tomar ciertas consideraciones antes de realizarla, tales como:

• Establecer el tipo de consultoría que es nuestra, es decir reconocer nuestras propias limitaciones en cuanto a un tema específico, puede el darse el caso de terciar en donde se recomienda a algún amigo especializado en ese tema.
• Haber acertado en el tema de consultoría, sin embargo siempre se requiere de un trabajo previo de información lo más corto posible para poder hacer una oferta digna, se invierten recursos con el fin de garantizar que al final sean contratados, pero puede darse la situación contraria.
• Establecer un límite temporal claro e innegociable, además de incluir parte de la evaluación y cobrarla.

Una vez establecido todo lo anterior, recogido la suficiente información, podemos iniciar con la elaboración de la oferta, es importante mencionar que es una tarea única puesto que cada organización es una situación diferente.

ELABORACION DE LA OFERTA:

Compuesta por el contenido de la oferta y la propuesta económica, se suponen algunas consideraciones previas, por ejemplo: realizar lectura inteligente de las partes que lo conforman, que no se escape ni un detalle, el cliente revisa en primer lugar el precio antes de analizar la oferta, conocido comúnmente como “síndrome de la última hoja” y separar las condiciones técnicas de las económicas, de manera que no exista un cierre en la comprensión del cliente en cuanto a la oferta

La estructura de la entrevista debe ser parecida a esto:

1. Introducción o antecedentes
2. Objetivos de la consulta o el plan
3. Plan explicado en fases
4. Calendario propuesto para la implantación
5. Equipo de consultores que intervendrán, plan o praxis (forma de funcionamiento)
6. Referencias
7. Condiciones económicas

Tiene mayor viabilidad la presentación de la oferta de manera escrita ya que inducirá una mayor concentración del cliente, sin embargo se puede apoyar en técnicas informáticas, siempre y cuando se utilicen inteligente y correctamente.  El esquema de la oferta debe estar guiado en base al tipo de cliente que se tenga, concreta, concisa y ajustada a las necesidades de cada organización, tomando en cuenta las personas que revisaran la misma.

1. INTRODUCCION Y/O ANTECEDENTES: dependerá de la complejidad de la consulta, y así se establecerá también la extensión de la misma; se debe explicar claramente las razones por las que se encuentra presentando dicha oferta, las necesidades de la empresa.  Siempre pensar que lo complejo requiere soluciones complejas mas no soluciones simples porque pueden notarse como una falta de seriedad.

1. OBJETIVOS DE LA CONSULTA O PLAN: es una labor a la que se dedican demasiadas horas, tanto en crear como evaluar y remunerar a los mismos, la exposición de los mismos deben ser claros y concretos, estableciendo a un objetivo general y 3 específicos.

1. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL PLAN O PROYECTO: debe tener coherencia conjuntamente con la introducción y los contenidos, en esta parte se deben presentar las fases de trabajo, especificar el fin o resultado final que se tiene claro, además de lo que se espera de cada fase.  El establecimiento de las fases deben guardar un orden lógico y que puedan ser comprendidas; así mismo los hitos que se darán durante el desarrollo de la consulta.  Un beneficio de esto es que podemos ir controlando las acciones y saber en qué punto de la consultoría se está trabajando o cumpliendo también.

Realizar bien las fases de la oferta, puede dar mayores probabilidades de facilitar la venta, establecer bloques grandes puede inducir incluso a la venta de las primeras partes de la consultar aunque no en su totalidad.

Se deben rechazar todos los cambios que se quieran dar a la oferta por parte de cualquier persona que intervenga en el cierre de la consulta; el consultor debe intentar que no varíen la oferta en la fase final, tratar de que los interlocutores en el proceso de venta siempre sean los mismos para evitar reuniones finales.

1. DIMENSIONAMIENTO TEMPORAL DEL TRABAJO: si el plan está bien estructurado se deben establecer fechas aproximadas u orientaciones de consecución para las fases y para la totalidad del proyecto, se debe indicar fechas reales pero también considerar cierta holgura ya que pueden existir cualquier tipo de vicisitud, pero acomodar siempre hacia los objetivos de trabajo; es importante indicar un tiempo mínimo como uno máximo para poder ceder en los plazos y a la vez presionar ligeramente al cliente.  La producción o ejecución de un proyecto depende de la voluntad como de la planificación y gestión de recursos.

1. EL EQUIPO Y LA PRAXIS DE LA CONSULTA: la compra de la oferta es al consultor, pero siempre se fijaran en el equipo de trabajo operativo en el campo, ya que representa una parte importante del proyecto.  El equipo se debe presentar con la mayor prudencia y sentido de oportunidad, se integraran a las personas con alta probabilidad y predisposición a participar en la consulta con el fin de que se formen en el arte de la consulta, conozcan profundamente el itinerario, problemas principales, modificaciones y acuerdos; deben tener la mayor información sobre las expectativas y objetivos que se desean conseguir. La imagen del equipo será vital para convencer al cliente de la oferta, no solo por su imagen sino por sus aportaciones.  Debe estar definido como y quienes harán la parte operativa, como funcionara el equipo durante el desarrollo de la consulta.

1. PRAXIS: el desarrollo, implantación, validación y modificación debe ser esbozada en la oferta, al formalizarla ayudara en aspectos como el seguimiento y comprobación constante del contenido como de los plazos, para que el cliente este informado de cómo va todo, es decir una reapreciación del proyecto, de si todo es adecuado y conveniente todavía, de manera que la consulta no muera.  El institucionalizar el sistema certifica lo expuesto en las reuniones para indicar el sistema seguido, es decir todos sepamos de que se habla, se sientan convencidos de las soluciones tomadas y asumamos las responsabilidades y dificultades inherentes al proceso.
2. RESPONSABLES: estarán conformados por el equipo de consulta como el comité de seguimiento, estarán incluidos el responsable del proyecto, el cliente y los responsable de nivel operativo.
3. REUNIONES DE SEGUIMIENTO: se formalizan por escrito los criterios seguidos en un determinado problema, en muchas ocasiones son la base para la solución de problemas, deben ser ideas claras y no ambiguos o contradictorios entre el equipo, para evitar manipulaciones.

1. REFERENCIAS: no es una regla general dentro de la elaboración de la oferta, pero en el caso de agregarlas estas deben ser básicas y positivas, detallas éxitos incontrastables sin mentir de correctos; se debe obviar, evitar, eliminar y opacar aquellas en las que la consulta no salió bien, ya que así la oferta pierde fuerza y provocan reacciones incomprensivas,

El frontón que sigue al término de la presentación de la oferta va siempre dirigido a la resolución de dudas del contenido, es decir aclarar en lo más posible sin improvisar ni inventar.  Una vez que se haya convencido de toda la estructura de la oferta se puede iniciar a hablar de un precio.

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