Informacion

4.1 Sistema de información financiera

Un sistema de información contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de información, es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto.

Por ejemplo, una Joyería obtiene los ingresos mediante la venta de sus existencias, por lo que el administrador de la tienda normalmente desea tener un nivel exacto y actualizado de existencia disponible para la venta al minuto. Sin embargo un medico obtiene sus ingresos proporcionando servicios y no existe inventario alguno, o muy poco que controlar. El médico necesita conocer el tiempo utilizado con cada paciente. Por lo tanto la joyería y el médico necesitan sistemas de información diferentes para contestar los tipos especiales de preguntas que se presentan en la operación de su negocio.

Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es el pegamento que mantiene juntas las diversas partes de una organización. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Desde luego que el probable comprador del negocio examine el sistema de contabilidad para comprender como funciona la organización. Tampoco querrá que sus empleados se aprovechen de usted manipulando el sistema de contabilidad para encubrir robos. Los propietarios de negocios que no están familiarizados con los sistemas de contabilidad son victimas de esta práctica con una alarmante frecuencia.

Diseño y Puesta en Marcha del Sistema de Contabilidad

El sistema de información contable se inicia con un diseño. El gerente y el diseñador estudian las metas y la estructura organizacional de la empresa. También identifica las necesidades de información de la gerencia, analizando en detalles tareas de procesamiento de información. El diseñador tiene que tomar en cuenta el personal que operara el sistema, los documentos e informes a producir y el equipo que se utilizará.

Casi todos los sistemas de información usan una computadora, al menos para algunos trabajos. Algunas firmas de contadores públicos se especializan en el diseño y la instalación de sistemas contables para sus clientes.

Instalación del Sistema de contabilidad

La instalación incluye seleccionar y capacitar a los empleados para operar el sistema, probar el sistema y modificarlo y seguir según sea necesario. En el caso de un sistema grande la instalación puede requerir meses o incluso años.

Modelo básico del Procesamiento de la Información

Procesar la información significa recopilar, organizar y procesar información y comunicarla a los usuarios de los estados. Además los gerentes usan la información contable. Por ejemplo, se podrían analizar las cuentas por cobrar para identificar a los grandes clientes, que recibirán privilegios especiales.

¿Cómo se relaciona el modelo básico de procesamiento de información con un sistema de contabilidad?

1. La fuente de información para el sistema de contabilidad son los documentos que producen las operaciones del negocio, como es el caso de las facturas y los cheques cancelados.

2. Para organizar y procesar la información se necesita el análisis de la operación, el asiento en el diario, y el pase al mayor y la preparación de la hoja de trabajo.

3. El resultado es información, es decir, los estados financieros.

Sistema de Información Efectivo

Un sistema de información bien diseñado debe ofrecer

• Control

Un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Por ejemplo, la mayor parte de las compañías ejercen controles estrictos sobre los desembolsos efectivos para evitar robos mediante pagos no autorizados. También el mantener registros exactos de las cuentas por cobrar es la única forma de asegurar que los clientes se les facture y que reciban los cobros a tiempo. El sistema de contabilidad controla los activos en grados diferentes. Por lo general el control sobre el efectivo es más estricto que el control sobre los suministros y los gastos pagados por adelantado, debido a que el efectivo es más susceptible de robos.

• Compatibilidad

Un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal y las características especiales de un negocio en particular. Por ejemplo una compañía quizás este organizada mediante regiones geográficas mientras que otra empresa lo esté por líneas de productos. El sistema de contabilidad para la primera compañía, acumulara los ingresos y los gastos por regiones. El sistema de la segunda agruparía los ingresos y los gastos por productos. Es posible cualquier combinación de acumulación de información por regiones y por productos y se buscara la que sea más adecuada para el negocio. La pauta de compatibilidad significa diseñar el sistema de información teniendo en cuenta el factor humano.

• Flexibilidad

Las organizaciones evolucionan, desarrollan nuevos productos se deshacen de operaciones no rentables y ajustan las escalas de remuneración de los empleados. Con frecuencia los cambios en el negocio requieren cambios en el sistema de contabilidad. Un sistema bien diseñado cumple con las pautas de flexibilidad si puede asimilar esos cambios sin necesidad de una revisión completa.

En la mayor parte de las organizaciones es raro que se cambie por completo los sistemas. Por ejemplo puede ponerse en práctica un año un sistema para el control del efectivo y al año siguiente un sistema para el control de los inventarios.

Relación Aceptable de Costo / Beneficio

En un sistema de contabilidad se puede obtener control, compatibilidad y flexibilidad pero eso cuesta dinero. En algún punto el costo del sistema supera sus beneficios.

Visión General

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