METODOS INDIRECTOS

INTRODUCCIÓN

La organización es recrear o simplemente respetar el orden original que tuvieron o debieron tener los documentos en cada una de las oficinas productoras.

Existen dos tipos de sistemas de archivos que permiten organizar ya sea en el archivo de trámite, concentración o histórico los expedientes y son los siguientes:

Sistemas de archivo

Directos: formado por aquellos que no requieren del empleo de catálogos, registros o índices para su localización y consulta.

Indirectos lo constituyen los que requieren necesariamente de aquellos (catálogos, índices o registros), para su localización y consulta.

MÉTODOS INDIRECTOS

Son aquéllos que asignan un orden a la documentación con base en criterios previamente establecidos. Estos sistemas requieren de la utilización de instrumentos de consulta como catálogos, índices o registros, lo que significa que para su aplicación habrá que elaborar una relación de los documentos que existen en el archivo con la clasificación que se les asignó previamente, con el objeto de localizarlos rápidamente cuando se necesiten, prosiguiendo con este registro conforme ingresen al archivo nuevos documentos. Entre estos métodos se encuentran el numérico simple y sus variantes, cromático, mixto el decimal y el llamado topográfico.

Selección y aplicación del método

 Los expedientes que se ordenen deberán estar previamente clasificados.

 La ordenación deberá ser sencilla y comprensible para cualquier usuario.

 Debe facilitarse su registro en los instrumentos de descripción.

 El mobiliario en el cual se ordene y deposite la documentación (sean archiveros, estantes o cajas) también deberá identificarse y señalizarse para relacionar la ordenación de expedientes con su ubicación física y para facilitar su localización mediante los instrumentos manuales o automatizados de descripción.

Ventajas y desventajas

El criterio de ordenación que se elija para colocar los expedientes en los espacios físicos dependerá de varios factores:

 El tipo de documentación que se ordena.

 Las necesidades de los usuarios y el personal de archivo para su pronta localización La distribución de espacios de almacenamiento.

 La tecnología disponible para facilitar el acceso.

En general, no se usa un solo criterio, pues eso restringe la localización de documentos a un solo elemento de información.

1. El numérico simple

En este sistema se le asigna un número progresivo a cada expediente, sin tomar encueta ningún otro elemento. Cada asunto está constituido por la serie de documentos que al mismo se refiere, y contenido dentro de una carpeta con la asignación numérica respectiva. Este sistema presenta, prácticamente, gran facilidad para su manejo, no requiere de mayores técnicas en su empleo.

Para su localización u ordenación de los expedientes en los muebles archivadores, se usan guías divisionarias entre las que se distribuyen estos, anotando en sus pestañas las series numéricas de 50 en 50 o de 100 en 100, intervalos que pueden varias según las necesidades.

Este sistema de archivos requiere de dos catálogos: un registro numérico y un catálogo alfabético.

 El primero se hace, en primer término, con anotación del número progresivo que corresponda a cada expediente y los demás datos de su descripción: nombre, lugar, extracto, etc., aplicando siempre las reglas catalográficas. Este registro numérico es de gran utilidad; constituye un inventario de los expedientes por lo que, al abrir un nuevo expediente se hace una consulta para asignarle el numero respectivo, evitando repeticiones indebidas u omisiones.

 El catalogo alfabético proporciona, en la cedula correspondiente, el número del expediente que se solicite para consulta. La investigación en este catálogo se hace por los nombres, asunto, o lugares registrados.

Las ventajas

En la práctica las ventajas de este sistema numérico simple es su sencillez y extensión, y responde a las necesidades y requisitos de las instituciones para lograr la mayor eficiencia del servicio de archivo, se han ideado varias derivaciones,

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