ANALISIS DOCUMENTAL

“EL ANÁLISIS DOCUMENTAL EN LA CREACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN”

1. Introducción.

La etapa de Análisis Documental, es aquella en la cual se determina los componentes de un documento estos componentes pueden ser: Las tareas o actividades que los producen, los conocimientos que encierran o representan, las responsabilidades que conllevan la información contenida y la estructura física del documento. El tipo y detalle de información que se desea depende de la utilización que se quiere dar de ella. Si el objeto es obtener información para efectos de evaluación, se debe estudiar aquellos datos en el que reflejan el contenido de los documentos, sus derivaciones, requerimientos y otras características que permitan medir su importancia relativa. Si también se desea utilizar el Análisis para aspectos de organización y tramitación habrá que detallar en mayor grado la información sobre los contenidos y componentes del documento y su relación con los otros documentos. Los objetivos perseguidos por el análisis, influyen también por la cantidad del grupo de documentos que se debe analizar. Si se desea obtener información más detallada para efectos de investigación de la misma organización que genera, se estima conveniente analizar todos los tipos documentales los cuales son indispensable para la evaluación ya que no puede obviarse el estudio analítico de aquellos documentos que son funcionalmente a los ya analizados.

2. Importancia del análisis documental.

El análisis documental tiene gran importancia debido a que a través de este análisis se pueden seleccionar las ideas más relevantes de un documento a fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar la información en él contenida. Esta representación puede ser utilizada para identificar el documento, para procurar los puntos de acceso en la búsqueda de documentos, para indicar su contenido o para servir de sustituto del documento. El análisis puede tomar la forma de un sumario, un resumen, un índice alfabético de materias o códigos sistemáticos.

3. Aplicación en los sistemas de información.

Los sistemas de información han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reduce la ventaja de los rivales. Los sistemas de información pueden clasificarse como tradicionales o estratégicos, y tienen como objetivo principal cubrir las necesidades de automatización de las operaciones básicas o cumplir con la función de generar información como apoyo a la toma de decisiones. dentro de las ventajas podemos mencionar: Reducir costos, crear altos costos de

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