Análisis Estructurado De Sistemas De Información

Análisis Estructurado de Sistemas de Información.

El desarrollo de un sistema de información, independientemente de su tamaño y complejidad, requiere muchas actividades coordinadas y el empleo de una diversidad de herramientas y modelos. La metodología de desarrollo de sistemas es una forma estándar de organizar y coordinar estas actividades.

El análisis de sistemas llega a la raíz del problema o a la necesidad y define los requerimientos de los usuarios.

Herramientas para Análisis:

Estas herramientas ayudan a los especialistas en sistemas a documentar un sistema existente, ya sea éste manual o automatizado, u a determinar los requerimientos de una nueva aplicación.

Herramientas para la recolección de datos. Capturan detalles que describen los sistemas y procedimientos en uso. Documentan procesos y actividades de decisión. Se utilizan para apoyar la tarea de identificar requerimientos.

Herramientas para la diagramación. Crean representaciones gráficas de sistemas y actividades. Apoyan el dibujo y revisión de diagramas de flujo de datos e iconos asociados con el análisis estructurado. Asimismo incluyen programas para representación en diagramas de flujo.

Herramientas para el diccionario. Registran y mantienes descripciones de los elementos del sistema tales como grupos de datos, procesos y almacenamiento de datos. Con frecuencia proporcionan la capacidad de examinar las descripciones del sistema para decidir si son incompletas o inconsistentes.

Métodos para la Obtención de Información:

Todo análisis y diseño de un sistema implica la búsqueda y obtención de información relevante para la estructuración y definición de problemas, generación de soluciones, validación de soluciones, etc.

La información en una organización no siempre es fácil de obtener, más bien es un proceso lento y costoso, que exige tiempo y dedicación por parte del analista de sistemas. Las fases de búsqueda de información en cualquier proyecto, suelen ser grandes consumidoras de tiempo, y el éxito de los resultados depende en gran medida de la calidad de la información.

Es muy común que la información requerida no se encuentre escrita, o inclusive que ésta no se conozca. Esto hace necesaria la interacción del analista con las personas del sistema para identificar y/o generar la información faltante. Si se cuenta con información escrita formal y adecuada utilícelas, le ahorraría tiempo y le facilitaría la comprensión del sistema.

Existen métodos básicos para recopilar información dentro de una organización o sistema social. Estos incluyen

a) Cuestionarios

b) Entrevistas

c) Sondeos

d) Encuestas

e) Collage

f) Dibujos

g) Diagramas de flujo de datos

h) Tablas de Organización

i) Descripción de puestos

j) Manuales Operativos.

k) Representación física de las Organizaciones.

Fuentes de Datos para el análisis de sistemas.

Existen básicamente tres fuentes de hechos dentro y alrededor de la organización:

1. El sistema actual.

Es verdaderamente raro que un analista tenga la oportunidad de desarrollar un sistema de información en donde anteriormente no haya existido ninguno. Con frecuencia se dedica una gran cantidad de tiempo investigando y documentando el sistema anterior, pero un análisis de ventajas y desventajas puede ayudar a determinar cuándo y qué tan extensamente debe estudiarse el sistema anterior.

Las principales ventajas de analizar el sistema anterior:

• Eficacia del sistema actual.

• Ideas de diseño.

• Reconocimiento de recursos.

• Conocimiento de conversión.

• Punto de partida común.

Las principales desventajas de analizar el sistema anterior:

• Gastos

• Barreras Innecesarias.

2. Fuentes internas.

Las fuentes más importante de hechos de estudio a disposición del analista es la gente. Los requerimientos de información puede ser planteado mejor por los usuarios de la información.

El papeleo describe la forma en que una organización esta estructurada.

3. Fuentes externas.

La exploración de otros subsistemas de información dentro de la organización puede ser una fuente útil de recopilación de datos, procesamiento de datos o de ideas y técnicas para el reporte de la información.

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Investigación Preliminar

¿Cuántas veces se está en situaciones en donde se pregunta si no existe una mejor manera de hacer algo?

Una compañía en crecimiento, puede contemplar a los sistemas de información computarizados como una forma decrecer continuamente, sin tener dificultades en varios procesos, como por ejemplo en el proceso de pedidos de clientes. Una petición se puede iniciar por varias razones, pero la clave es que alguna persona de la empresa, ya sea un gerente, un empleado o un especialista de sistemas, inicie el requerimiento de un sistema de información. Cuando esto se realiza, empieza la primera etapa del ciclo de vida del un sistema: La Investigación preliminar.

Esta primera etapa del ciclo se divide en tres actividades:

1.Clarificación de requerimientos

2.Estudio de factibilidad

3.Aprobación del requerimiento

CLARIFICACION DE REQUERIMIENTOS

El analista debe de observar en forma objetiva lo que ocurre en la empresa, ya que muchas veces los requerimientos no están claramente establecidos, por lo que, el proyecto requerido debe examinarse para determinar precisamente lo que desea la empresa.

En muchos casos, los usuarios y los analistas de sistemas trabajan conjuntamente, el usuario tiene ideas bastante definidas acerca de la salida requerida, las entradas necesarias y, posiblemente una noción general de los controles necesarios.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Es determinar si el proyecto es factible. Los aspectos para determinar la factibilidad del proyecto son:

Factibilidad técnica: Se debe de investigar si se puede realizar el trabajo para el proyecto con el equipo actual, el personal y el software disponible.

Factibilidad económica: ¿Qué beneficios tendrá la creación del sistema en cuanto a costo/beneficios?

Factibilidad operativa: Se debe de investigar si el sistema que se desarrolla se pondrá en marcha, si habrá resistencia de los usuarios en cuanto a este.

APROBACION DEL REQUERIMIENTO

En muchas empresas tienen varios proyectos que se encuentran en marcha, por lo que la gerencia debe de decidir qué proyectos son más importantes y entonces se programan. Posteriormente, cuando se terminan dichos proyectos, puede iniciarse el desarrollo de la aplicación propuesta.

El resultado de estas actividades será aprobar el requerimiento para una atención posterior o rechazarlo como no factible.

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Determinación de requerimientos

El analista de sistemas llega a la raíz del problema o a la necesidad y define los requerimientos de los usuarios. Con frecuencia, los que los usuarios creen que necesitan o lo que parece ser le problema al principio, resulta ser algo totalmente diferente después de un análisis profundo. Cuando el analista de sistemas se reúnen con los usuarios y ambos empiezan a escarbar, surgen nuevos y en ocasiones diferentes requerimientos que al principio no eran evidentes.

La Determinación de Requerimientos es el estudio de un sistema para conocer cómo trabaja y dónde es necesario efectuar mejoras.

El objetivo del análisis de sistemas es comprender situaciones, no resolver problemas. Por tanto, los buenos analistas hacen hincapié en la investigación y el cuestionamiento para conocer cómo opera el sistema e identificar los requerimientos que tienen los usuarios para modificarlo o proponer uno nuevo.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema.

Los analistas al trabajar con los empleados de la empresa, deben estudiar el proceso que se efectúa actualmente para así poder contestar las preguntas claves de esta fase.

¿Qué y cómo se está haciendo?

¿Qué tan frecuentemente ocurre?

¿Qué tan grande es la cantidad de transacciones o decisiones?

¿Existe algún problema?, sí el problema existe,

¿Qué tan serio es y cuál es la principal causa que lo origina?

Para que el analista pueda contestar estas preguntas deberá hablar con diferentes grupos de empleados para así recabar diferente opiniones sobre las causas por las que se originan las cosas.

Los métodos de recolección pueden ser cuestionarios a grupos de personas o individuales, también se requiere estudiar los manuales y reportes, observar los comportamientos y actividades, recabar formas y documentos para entender los procesos.

Una vez, recopilada la información, los analistas estudian los requerimientos para identificar las características del nuevo sistema.

El enfoque primario durante el análisis de sistemas debe estar en las operaciones de la empresa, los requerimientos de los usuarios y los componentes estructurales de la entrada, la salida, la base de datos y los controles.

Uno de los mayores errores que se repiten una y otra vez en el trabajo en sistemas se resume de la siguiente manera: “Vamos a conseguir una computadora; luego vamos a ver si existe algún software que corra en ella; y después de eso, vamos a ver como lo vamos a usar”.

El objetivo

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