Administracion Documental

¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las

empresas, actualmente?

En todas las empresas se manejan un gran volumen de información que las obliga a crear sistemas ordenados para clasificar los datos y así poder tener un acceso más fácil y rápido. Es así como entra a formar parte la administración documental porque esta facilitando la exploración de un documento y a la vez facilita la conservación del mismo reduciendo costos y espacio.

De ahí surge que se haga más necesario aplicar esta administración en las empresas porque conserva la memoria corporativa y de esta forma las empresas pueden seguir su proceso productivo sin dejar a un lado los objetivos establecidos desde el principio de la organización, a la vez que son de gran ayuda ya que los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras, ofreciendo una ganancia en tiempo de búsqueda que se convierte en una optimización del proceso de trabajo y a la vez se incrementa la eficiencia organizacional.

Si bien es muy importante la sistematización para obtener una mayor eficiencia no debemos olvidar que los documentos físicos son aun necesarios en esta época de tan avanzada tecnología, ya que estos documentos son solicitados para asuntos legales, fiscales, administrativos y que esa sistematización mejora el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general pero no los elimina ni los evade que es el error que se tiende a cometer.

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

En cuanto a:

ASPECTOS DE LEY 594 DE 2000

1) ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE.

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

2) CLASIFICACION DOCUMENTAL

Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad” (GRGA).

3) ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

4) DEPURACIÓN

Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.

5) ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

ASPECTOS DEL ACUERDO 027 DE 2006

a. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

b. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

c. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad

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