IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Enviado por lunuca0316 • 24 de Septiembre de 2012 • 229 Palabras (1 Páginas) • 604 Visitas
1. El concepto de administración documental hace referencia al tratamiento y proceso archivístico que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, el manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su producción, trámite, clasificación, descripción, utilización y conservación.
2.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
• El diseño normalizado de los documentos.
• Controlar el uso y la circulación de los documentos.
• Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
• Simplificar los procedimientos.
• La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.
• Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
• Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.
• Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.
• Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
• Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
• Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.
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