Importancia De La Administracion Documental

. Importancia De La Administración Documental:

Se entiende por administración documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos.

Como su nombre lo indica es una de las tareas más importantes dentro de una empresa, ya que la persona encargada es la única que tiene acceso a todos estos documentos. Por lo tanto se debe llevar un adecuado orden de los documentos para cuando se vaya a tener acceso a ellos en cualquier momento, sea más fácil y rápido el trabajo.

En muchas empresas la gestión documental es una de las actividades que más recursos consume, y cada día se hacen pequeñas mejoras para poder obtener toda la información lo más rápida y eficaz posible.

Muchas veces nos podemos encontrar en el trabajo días muy intensos, y es en este momento donde es importante encontrar la documentación fácilmente y con rapidez.

Hay muchas formas de archivar los documentos y esto depende de las empresas, hay algunas que manejan bandejas, otros carros con carpetas o archivadores; todos estos entran en juego y poco a poco se van puliendo y van creando procedimientos para trabajar lo más eficaz y eficientemente posible.

Es muy importante el desarrollo de una empresa en cuanto a la administración de documentos, ya que hace muchos años atrás ellos no tenían un orden específico y era una tarea muy difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada y esto podía hacer que se tardaran horas y horas buscando una información.

Hoy en día podemos ver que las empresas utilizan modernas formas de archivar, haciendo que esta función sea mucho más fácil y le da importancia a los documentos, manejo y aprovechamiento de los mismos.

Los archivos son importantes para la administración, porque los documentos que lo conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en sus datos.

Todos los procesos que se inician desde que entra y sale una correspondencia ya sea manual o sistematizado tienen un solo fin para las entidades, y es la de controlar los flujos de trabajo de un proceso de tramitación ya que esto permite realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

También los archivos tienen como finalidad disponer de la documentación organizada de tal forma que la información se pueda recuperar cada vez que se requiera.

La administración documental requiere de un buen desempeño, ya que esto es determinante para la conservación de la memoria documental de la institución para la cual estemos laborando, y mucho más importante aun cuando se trata de una entidad pública ya que allí existen marcos jurídicos y es obligatorio el cumplimiento de esta actividad desde la producción del documento hasta su destino final.

Es muy importante administrar bien los documentos ya que los elementos que la conforman son imprescindibles para llegar a tomar decisiones basadas en algunos hechos; en estos tiempos la adecuada información es fundamental en la organización y funcionamiento de cualquier sociedad y aún más dentro de las labores comerciales.

Por muy pequeña que sea la empresa, debe haber un excelente procesamiento de documentos ya que por medio de estos podemos justificar una buena labor y posicionamiento del producto frente al mercado, ofreciendo así a nuestros clientes acciones de mejora y tabulando la información necesaria para un adecuado y productivo funcionamiento.

Tenemos que tener en cuenta también que un documento es la evidencia más importante

...