Importancia De La Administracion Documental

a. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

En la actualidad las empresas manejan un gran acervo documental dentro de sus archivos, sin embargo no todos los documentos son igual de importantes o útiles, es justo aquí donde radica la relevancia de la administración documental puesto que esta nos permite clasificar, ordenar, mantener, almacenar, descartar y recuperar los mismos a través de una normativa determinada; de forma eficaz, con menos costo y en menor espacio. Además permite conservar una memoria corporativa y soporta el proceso administrativo apoyando la exactitud de la toma de decisiones.

Su finalidad, la que es regular la gestión de archivos se ve reflejada en las empresas mediante la optimización y transparencia de los procesos mediante los flujos de trabajo; reduce espacios de almacenamiento, permite cumplir con las regulaciones establecidas para la custodia de documentos, los mismos estarán disponibles por mucho tiempo, brinda seguridad pues evita la perdida de documentos, ahorra tiempo y reduce costos, entre otros beneficios para la empresa.

b. 5 aspectos de la Ley 594 de 2000

• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos: El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

• Responsabilidad general de los funcionarios de archivo: Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

• Procesos

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