Crear Una Expresión

Crear una expresión

Para crear una expresión, seleccione el objeto o la propiedad donde quiera usar una expresión y después presione Ctrl + F2; esto abre el Generador de expresiones, una herramienta con muchas expresiones parcialmente creadas para ahorrarle tiempo y ayuda integrada para ahorrarle problemas. Puede usar expresiones para realizar todo tipo de acciones con sus datos: por ejemplo, averiguar cuántos días han transcurrido desde que se envió un pedido o combinar un Nombre y un Apellido en un Nombre completo. Si está acostumbrado a usar Excel, las expresiones son el equivalente de las fórmulas en Access.

Algunas expresiones no funcionan de la misma manera en las aplicaciones de Access y en las bases de datos de escritorio. Todo lo que aparece en este artículo se aplica a aplicaciones y a bases de datos, si no se indica lo contrario. Para más información sobre las aplicaciones de Access, vea el artículo Crear una aplicación de Access.

Para más información sobre las expresiones (cuándo usarlas, cómo crearlas, etc.), siga leyendo.

En este artículo

Información general sobre las expresiones

Usar el Generador de expresiones

Calcular valores para los controles de formularios e informes

Usar expresiones como criterios de consulta

Crear un campo calculado en una consulta

Crear un campo calculado en una tabla

Agregar una regla de validación a un campo de tabla o un registro

Agregar una regla de validación a un control

Establecer los valores predeterminados de un campo de tabla

Establecer los valores predeterminados de controles

Controlar qué acciones de macro se inician

Agrupar y ordenar los datos en informes

Información general sobre las expresiones

¿Recuerda las ecuaciones que estudió en matemáticas? Supongamos que x2 + z = (2y – 1) / 7, resuelva la x, ¿ese tipo de cosas? Quizá recuerda también que las ecuaciones son la base de la ingeniería moderna: si quiere crear algo sólido, usa ecuaciones para responder a preguntas concretas, como “¿Qué grosor deben tener los tornillos que sujeten la escalera?”. En eso consisten las expresiones pero, en lugar de x, y y z, usará [Precio unitario], [Descuento] y [Cantidad]. Las expresiones no solo sirven para las matemáticas: también puede hacer todo tipo de acciones con datos de texto.

Acciones que puede llevar a cabo con expresiones

Los siguientes son solo algunos ejemplos de las numerosas acciones que puede llevar a cabo con expresiones.

Calcular edades

Colocar juntos nombres y apellidos

Marcar un registro que se haya cambiado con la fecha y la hora del cambio

Especificar que una entrada de datos de un patrón debe coincidir con algo

Recortar caracteres a la izquierda o a la derecha de una línea de texto

Información general técnica

NOTA Leer esta sección no es necesario para poder crear expresiones, pero puede ayudarle a comprender mejor cómo funcionan las expresiones. Además, en ella se emplean términos técnicos que pueden ayudarle a encontrar información relacionada en otros sitios técnicos, como MSDN.

Una expresión es la combinación de uno o más de los siguientes elementos: funciones integradas o definidas por el usuario, identificadores, operadores y constantes. Cada expresión da como resultado un único valor.

Componentes de una expresión.

Por ejemplo, la siguiente expresión contiene los cuatro elementos:

=Suma([Precio de adquisición])*0,08

En este ejemplo, Suma() es una función integrada, [Precio de adquisición] es un identificador, * es un operador matemático y 0,08 es una constante. Esta expresión puede usarse en un cuadro de texto, en el pie de página de un formulario o un informe, para calcular los impuestos asociados a un grupo de artículos.

Las expresiones pueden ser mucho más complejas o mucho más sencillas que en el ejemplo anterior. Por ejemplo, esta expresión booleana (una expresión que devuelve Verdadero o Falso) está formada solamente por un operador y una constante:

>0

Esta expresión devuelve Verdadero cuando se compara con un número mayor que 0 y devuelve Falso cuando se compara con un número menor o igual a 0. Puede usar esta expresión en la propiedad Regla de validación de un campo de tabla o control para asegurarse de que solo se especifiquen valores mayores que 0.

En Access, las expresiones se usan en muchas situaciones, para hacer cálculos, manipular caracteres o probar datos. Hay propiedades que pueden aceptar una expresión en tablas, consultas, formularios, informes y macros. Por ejemplo, se pueden usar expresiones en las propiedades Origen del control y Valor predeterminado de un control. Además, cuando se escribe código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para un procedimiento de evento o un módulo, a menudo se usan expresiones similares a las que se usan en un objeto de Access, como una tabla o una consulta.

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Usar el Generador de expresiones

El Generador de expresiones tiene las siguientes ventajas:

Puede buscar e insertar funciones, operadores, constantes e identificadores (por ejemplo, los nombres de campos, tablas, formularios y consultas), para ahorrar tiempo y reducir el número de errores.

El Generador de expresiones limita las partes de expresiones disponibles según el contexto de la expresión.

Puede elegir entre diversas expresiones listas para usar, como números de página, la fecha actual o la fecha y la hora actuales.

El Generador de expresiones dispone de la característica IntelliSense, por lo que no es necesario que recuerde todos los argumentos que necesita una expresión.

Con el Generador de expresiones, la ayuda está al alcance de la mano. Solo tiene que hacer clic en los vínculos que aparecen en la herramienta Información rápida.

Iniciar el Generador de expresiones:

El método abreviado de teclado para iniciar el Generador de expresiones es Ctrl + F2. La primera vez que use este método abreviado de teclado, se inicia el cuadro de diálogo Elegir generador. Solo tiene que hacer clic en el Generador de expresiones del cuadro de diálogo para continuar.

Vea información más detallada sobre cómo usar el Generador de expresiones.

El número máximo de niveles de anidamiento en las expresiones de una aplicación o una base de datos web es 65

Las expresiones anidadas en niveles superiores al 65.º no funcionan en el explorador, por lo que no debe usar expresiones anidadas a esos niveles en las aplicaciones de Access ni en las bases de datos web. No obtiene ningún mensaje de error: simplemente, la expresión no funciona.

IMPORTANTE El uso de los operadores &, Y y O puede crear niveles de anidamiento adicionales en el servidor que no se reflejan en el cliente de Access. Por ejemplo, la expresión "a" & "b" & "c" no está anidada en el Generador de expresiones pero, en SharePoint, se convierte en concatenate.Db("a", concatenate.Db("b", "c") ). Esta traducción crea un nivel de anidamiento. Si usa muchos operadores &, Y u O consecutivos en una sola expresión, puede superar el límite de anidamiento del servidor (65). Si llega a ese punto, la expresión no funciona en el explorador.

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Calcular valores para los controles de formularios e informes

Cuando usa una expresión como origen de datos de un control, está creando un control calculado. Por ejemplo, supongamos que tiene un informe que muestra varios registros de inventario y quiere crear en el pie de página del informe un total que sume todos los elementos de línea del informe.

El total de un informe.

Para calcular el total, coloque un control de cuadro de texto en el pie de página del informe y después introduzca en la propiedad Origen del control del cuadro de texto la siguiente expresión:

=Suma([campo_de_tabla])

En este caso, campo_de_tabla es el nombre del campo que contiene los valores del subtotal. Ese campo puede proceder de una tabla o de una consulta. La función Suma calcula el total de todos los valores de campo_de_tabla.

En el siguiente procedimiento se explica cómo escribir una expresión en un control de cuadro de texto.

Escribir una expresión en un control de cuadro de texto

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que quiera cambiar y, después, haga clic en Vista Presentación o Vista Diseño en el menú contextual.

Seleccione el control en el que desea escribir una expresión.

Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

Para crear manualmente una expresión, en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad Origen del control del cuadro de texto y después escriba = seguido del resto de la expresión. Por ejemplo, para calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =Suma([campo_de_tabla]), y asegúrese de cambiar campo_de_tabla por el nombre del campo.

Para crear una expresión con el Generador de expresiones, haga clic en el botón Generar Imagen del botón del cuadro de propiedades.

Después de completar la expresión, la hoja de propiedades tiene el siguiente aspecto:

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