“DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA GESTION DE SOLICITUDES AL ALMACÉN DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO”

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TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO

INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

TALLER DE INVESTIGACIÓN I

PROTOCOLO DE INVESTIGACIÓN

“DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA GESTION DE SOLICITUDES AL ALMACÉN DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ACAPULCO”

PROFESOR: DR. ADRIÁN MORALES GÁLVEZ

PRESENTA: LUIS ENRIQUE MEZAS AGUILAR

HORARIO: 14:00 – 15:00

GRUPO: IS4   AULA: 712

ACAPULCO, GRO., A 06 DE DICIEMBRE DEL 2017.

ÍNDICE

Antecedentes del problema        3

Planteamiento del problema        4

Objetivo general        7

Objetivos específicos        7

Justificación        8

Marco teórico        10

¿Qué es la gestión documental?        10

Ventajas que ofrece la implementacion de la gestion documental        11

Requerimientos para la aplicación de la gestión documental        12

¿Qué es la gestión electrónica documental?        13

Componentes de un sistema de gestión electrónica documental        14

¿Qué es la oficina sin papel?        17

¿Qué beneficios existen al implementar la oficina sin papel?        17

Hipótesis        19

Bosquejo del metodo        19

Universo y obtención de la muestra        19

Determinación del tipo de estudio        20

Selección, diseño y prueba del instrumento de recolección de información        20

Plan de recolección de la información para el trabajo de campo        22

Plan de procesamiento y análisis de la información        23

Plan de presentación gráfica de los resultados        24

Glosario de términos en inglés        25

Fuentes consultadas        26

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Para atender la problemática del uso de papel en las oficinas, existe un documento llamado “Guía de buenas prácticas ambientales de oficina”, del 2010, de la empresa Fundación General UGR-Empresa que consta de buenas prácticas que se pueden aplicar en cualquier oficina. Aquí se indica que, hasta el 90% de los residuos de una oficina pueden ser de papel. (UGR-Empresa, 2010)

Y es aquí donde entra el concepto de “Oficina sin papel”,  que representa un modelo más moderno que puede consistir solamente en una mesa, una silla y una computadora conectada a la red de la empresa. Los usuarios almacenan, recuperan y utilizan solamente documentación digital que se almacena localmente o se envía a través de la red de la empresa o de Internet. La correcta aplicación de la “Oficina sin papel” podría lograr una reducción considerable del uso de papel en el proceso actual de realización de solicitudes al almacén del Instituto Tecnológico de Acapulco. Se propone esta medida, puesto que podría lograr de manera satisfactoria el objetivo que se pretende lograr con esta investigación, que es, lograr una reducción en el uso de papel dentro de este proceso. Si bien, no podría reemplazar completamente el proceso de la realización de solicitudes, si podría reducir el uso de papel en el proceso.

Aparte de la oficina sin papel, sólo se cuenta con la aplicación de las tres R en la mayor parte de oficinas que se encuentran dentro de la Institución, que son, la reducción del uso de papel y la reutilización y el reciclaje del mismo, esto, como medidas para poder reducir los residuos generados por la utilización del papel en las oficinas, que comenté, la cantidad de residuos es alarmante, puesto que al haber una cantidad grande de oficinas dentro del Instituto, se puede inferir, que la cantidad de residuos podría ser, en cierta parte, proporcional a la cantidad de oficinas que se encuentran dentro de una Institución.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Dentro del Instituto Tecnológico de Acapulco se cuenta con un almacén, donde se tienen suministros como garrafones de agua, bolsas de café, artículos de oficina y otros productos que generalmente se usan dentro de las oficinas administrativas del Instituto Tecnológico de Acapulco.

Para que los oficinistas y otros departamentos del ITA puedan obtener algún producto que se encuentra dentro del almacén, deben rellenar un formato en papel donde detallen cierta información, como el producto que necesitan, la cantidad del mismo y quién es el encargado de la oficina que realiza la solicitud. Posteriormente, la solicitud se entrega a la oficina de Almacén y el encargado de la misma aprueba, o no, la solicitud.

Dicho esto, la problemática surge al no tener un control o una correcta gestión de todas las solicitudes que se realizan al Almacén del Instituto Tecnológico de Acapulco, es decir, la información que se encuentra en las solicitudes que se realizan podría perderse, incluso, el uso de papel es alarmante, puesto que, para cada una de las solicitudes que se quieren realizar, se gasta una hoja de papel, que si bien, puede ser reciclada y usada por ambos lados, no se soluciona el problema de seguir usando papel para imprimir cada una de las solicitudes que se realizan al Almacén.

Por otra parte, como se mencionó anteriormente en los antecedentes del problema, este problema ha persistido probablemente desde que se creó el Instituto Tecnológico de Acapulco, por los trámites para los alumnos, directivos, etc. y aquí entran las solicitudes también, puesto que son realizadas quizás por los oficinistas, firmadas por los jefes de departamento y por último, entregadas a la oficina del Almacén del Instituto Tecnológico de Acapulco, con el objetivo de obtener los suministros que requieren.

Otra perspectiva del problema que se quiere abordar, es que, el proceso podría ser optimizado, es decir, se podría pretender desarrollar una aplicación web que esté alojada dentro de la red del Instituto Tecnológico de Acapulco que cuente con un Inicio de Sesión, que permita, identificar a quién quiere realizar la solicitud. Posteriormente, podría contar con un menú en el que se elija qué se quiere realizar, en un caso hipotético, habría una opción de realizar una solicitud. Al darle clic sobre esta opción, re direccionar en el navegador a un pequeño formulario que se pueda rellenar con la información que se necesite, podría ser tal cual, la información que se anota dentro de la solicitud en el proceso actual de realización de solicitudes.

Posteriormente, dentro de este hipotético proceso, se podría esperar a que en otra ruta de la aplicación web, se muestren las solicitudes realizadas por un usuario, que podría ser, un oficinista de algún departamento del Instituto Tecnológico de Acapulco, para que pueda observar si la solicitud fuese aceptada o rechazada, de manera casi inmediata, en el menú mostrado al usuario del Jefe del Departamento del Almacén, poder aceptar o rechazar dichas solicitudes.

La ventaja de realizar una aplicación web, para este proceso, quita dos grandes problemas dentro de este proceso, que es, el uso de papel para la realización de solicitudes, así como, la optimización y la reducción del tiempo para poder completar una solicitud.

Por completarse una solicitud, se entiende que es realizar de inicio a fin todo el proceso, desde realizar la solicitud, hasta el momento en el que se entreguen, o no, los suministros que se quieran obtener por parte de las personas que se encuentran laborando dentro de las oficinas del Instituto Tecnológico de Acapulco.

La razón por la que se pretendería desarrollar una aplicación web, es que no se necesita instalar algún software en las computadoras que serían usadas por los usuarios de la aplicación, puesto que todo estaría alojado en un servidor que forme parte de la red del Instituto, con lo cual, podría accederse a esta aplicación desde cualquier dispositivo que esté conectado a la red, brindando también mayor seguridad, puesto que: A la red sólo se accede si se tiene la contraseña de las redes de los routers que se encuentran dentro de la oficina, o bien, mediante una conexión de red física a los switches que se encuentran también en algunas oficinas de la Institución y muy aparte, la facilidad de desarrollar aplicaciones web con diferentes tecnologías que son open-source, con las que se permite desarrollar todo tipo de aplicaciones para diferentes usos y giros, en este caso, sería para el uso de una Institución educativa como lo es, el Instituto Tecnológico de Acapulco.

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