El proceso electrónico de datos

El proceso electrónico de datos (PED), como su nombre lo indica, es la aplicación de computadoras electrónicas de alta velocidad en el registro, trámite e impresión de la información estadística.

El objeto de PED en cualquier organización consiste en proporcionar a la gerencia de compras información veraz y en tiempo real de tal forma que pueda usarse para evaluar, formase juicios y tomar decisiones, además de ofrecer oportunidades para la reducción de costos.

El Proceso Electrónico de Datos (PED) se rige bajo el principio fundamental que se aplica con respecto a los objetivos mencionados de que las exigencias sean uniformes, los sistemas empleados deben ser uniformes.

En la instalación de un sistema PED, éste debe adaptarse a la organización, necesidades, estructura financiera y objetivos mercantiles de la compañía de que se trate.

No todas las funciones u operaciones pueden o deben pasar por las computadoras, en la mayoría de los casos en que se piensa en la instalación de un sistema PED, todas o casi todas las funciones de un negocio deben analizarse para conocer las operaciones que pueden incluirse en un sistema de PED si se quiere que la utilidad de la inversión en un sistema resulte práctica y eficaz bajo la inclusión en un sistema de PED denominado enfoque de sistemas totales.

Alcance de los sistemas totales

Aunque los fabricantes de sistemas de PED han hecho muchos adelantos tecnológicos en todos los aspectos de su diseño, incluyendo mayores velocidades de funcionamiento, mayor capacidad de los depósitos, tamaño más compacto, mayor seguridad y comparativamente menores costos, sigue siendo un hecho que el precio de un sistema de PED todavía es notablemente alto.

El trabajo fundamental de cualquier organización puede clasificarse en tres grupos básicos para el proceso continuo de datos. Se mencionan a continuación con las funciones más importantes:

Ahora bien el sistema de PED completo deberá incluir el proceso de compras; y aunque éste proceso se cruce con otras líneas departamentales, el Gerente de Compras no debe sentarse pasivamente mientras el departamento de sistemas planee y proyecte un sistema.

El Gerente de Compras debe aportar conocimientos, experiencia y capacidad técnica en su campo especializado. Esta participación activa puede hacer la diferencia entre un programa fructuoso, práctico y otro que aumente el costo de las Compras, dé información que no sirva para un fin útil y práctico.

El primer requisito para comprar un sistema PED es estar educado y enterado de la especialidad del mismo, en segundo lugar, el Gerente de Compras deberá formar parte de la junta planeadora desde el principio y contribuir con ideas orientadas a las compras, y finalmente, debe obtener la información sobre la producción que ofrezca una contribución práctica, útil y de bajo costo a las operaciones de compras.

Categorías de automatización en compras

Aunque algunos conceptos se refieren principalmente al PED, hay varios conceptos y designaciones que se aplican en el campo de la automatización de las compras.

Actualmente, las diferentes categorías de automatización incluyen:

 PED (Proceso Electrónico de Datos): Software que permite el proceso de datos y en el cual principalmente guardan información electrónica.

 PID (Proceso Integrado de Datos): Incluye sistemas automáticos, en los cuales los datos se guardan en archivos magnéticos.

 PAD (Proceso Automático de Datos): Contiene al PED y al PID en cualquier acoplamiento.

La unidad procesadora dirige las operaciones comunes del proceso, dentro de sí misma, vigila el flujo,a operación de entrada y salida, conforme a las instrucciones programadas.

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