Procesamiento Electronico De Datos

CAPITULO I

SISTEMATIZACION

1. Automatización de Procesos

Automatización se refiere a un sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervención humana.

Con la llegada del ordenador o computadora ha facilitado enormemente el uso de ciclos de realimentación en los procesos de fabricación. En combinación, las computadoras y los ciclos de realimentación han permitido el desarrollo de máquinas controladas numéricamente (cuyos movimientos están controlados por papel perforado o cintas magnéticas) y centros de maquinado (máquinas herramientas que pueden realizar varias operaciones de maquinado diferentes).

2. Programa informático

Un programa informático es un conjunto de instrucciones que una vez ejecutadas realizarán una o varias tareas en una computadora. Sin programas, estas máquinas no pueden funcionar. Al conjunto general de programas, se le denomina software, que más genéricamente se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital

3. Módulo

Se refiere a una porción de un programa de computadora. De las varias tareas que debe realizar un programa para cumplir con su función u objetivos, un módulo realizará, comúnmente, una de dichas tareas (o varias, en algún caso).

Un módulo recibe como entrada la salida que haya proporcionado otro módulo o los datos de entrada al sistema (programa) si se trata del módulo principal de éste; y proporcionará una salida que, a su vez, podrá ser utilizada como entrada de otro un módulo o bien contribuirá directamente a la salida final del sistema (programa), si se retorna al módulo principal.

Particularmente los módulos suelen estar organizados jerárquicamente en niveles, de forma que hay un módulo principal que realiza las llamadas oportunas a los módulos de nivel inferior.

Cuando un módulo es convocado, recibe como entrada los datos proporcionados por otro del mismo o superior nivel, el que ha hecho la llamada; luego realiza su tarea. A su vez este módulo convocado puede llamar a otro u otros módulos de nivel inferior si fuera necesario; cuando ellos finalizan su tareas, devuelven la salida pertinente al módulo inmediato llamador, en secuencia reversa, finalmente se continúa con la ejecución del módulo principal.

4. Características de un módulo

Cada uno de los módulos de un programa idealmente debería cumplir las siguientes características:

a) Tamaño relativamente pequeño.

b) Independencia modular.

c) Características de caja negra, es decir abstracción.

d) Aislamiento de los detalles mediante encapsulamiento.

La independencia modular mejora el rendimiento humano, pudiendo realizarse programación en equipo y desarrollar módulos paralelamente. También contribuye a la reutilización de software.

CAPITULO II

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Se le conoce como sistema de información contable al conjunto de métodos, procedimientos y recursos que proporciona la tecnología, para llevar el control de las actividades financieras de una entidad, y resumir toda esta información en estados financieros útiles para el proceso de toma de decisiones.

Un sistema de información contable asume el papel de comunicador y desarrollador de la información contable. Para el logro de estos objetivos los sistemas de información contable pueden hacer uso de herramientas informáticas que les permite llevar el registro de los procesos contables y financieros de la empresa.

1. Características de un sistema de información contable

a) Compatibilidad

Opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular, es decir, un buen sistema de información contable debe ser capaz de adaptarse a las condiciones inherentes de la organización en donde se aplica.

b) Flexibilidad

Ofrece a la administración un control sobre las operaciones que la empresa realiza. Los controles de carácter interno son métodos y procedimientos que utiliza un negocio para autorizar operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

c) Relación aceptable de costo-beneficio

La implementación de un buen sistema de información contable debe proporcionar un beneficio real para la organización a un precio factible, especialmente en aspectos como velocidad, confiabilidad, certeza, precisión y detalle en la información de las operaciones que realiza la organización.

2. Estructura de un sistema de información contable

a) Registrar información

Primeramente se deben de registrar todas las actividades financieras de la organización. Es decir se debe de llevar un registro sistémico de las actividades comerciales diarias en términos económicos que realiza la organización. Generalmente en una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones, expresadas en términos monetarios y que deben quedar plasmadas en los registros contables de la empresa.

b) Clasificar información

Un registro completo de todas las actividades comerciales que se realizan en una organización por lo general representa un gran volumen de datos, datos que representan información, en grandes proporciones y de diversa índole. Por tanto, la información debe clasificarse en grupos o categorías. Se deben agrupar o clasificar aquellas transacciones de acuerdo al fin que buscan, por ejemplo aquellas en las que se recibe o paga un dinero.

c) Resumir información

Finalmente la información contable es utilizada por quienes toman decisiones, por lo tanto, ésta debe ser resumida en informes financieros en el que se plasmen los datos de los registros contables que el sistema lleva.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable va más allá de la creación de información, ya que también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

3. Criterios para la evaluación de los sistemas contables

En general la evaluación de los sistemas contables se debe orientar específicamente en cinco perspectivas diferentes:

 Adaptación a la legislación de Guatemala

 Adaptación a los libros contables.

 Funciones que puede realizar.

 Facilidad de uso.

 Confiabilidad.

4. Módulo de Cuentas por Cobrar

Forma parte del sistema contable diseñado para llevar el control de las cuentas por cobrar de una empresa que administra el sistema, este módulo se encuentra íntimamente ligado con los módulos de ventas, compras, nóminas y el de contabilidad general.

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios.

Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, debido a que constituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.

Específicamente el módulo de cuentas por cobrar permitirá llevar a cabo las siguientes operaciones:

 Definir y administrar las ventas de productos que han sido realizadas al crédito.

 Definir y administrar los pagos realizados por los clientes.

 Definir, administrar y planificar los pagos que debe de realizar determinado cliente cuando éste realiza una compra de productos al crédito.

 Definir y administrar los porcentajes que se deben de aplicar cuando los clientes entran en un estado de mora de acuerdo a los pagos planificados.

 Capacidad de elaborar informes que muestren el estado de cuenta de cada cliente, especificando claramente los cargos y los abonos que éste ha realizado.

 Capacidad de elaborar informes que integren la información de todos los clientes, con el objetivo de conocer el monto total de efectivo que la empresa tiene a favor por concepto de deudas.

Además el módulo de cuentas por cobrar permitirá entre otras cosas llevar el registro de la siguiente información relacionada los procesos contables:

 Agenda de Pagos

− Número de factura de compra

− Número de pago

− Estado del pago (vigente, pendiente, en mora, pagado)

− Fecha del pago

− Monto a pagar

 Recibos de Caja

− Número de recibo

− Cliente

− Fecha del Pago

− Monto del Pago

− Monto por Mora

− Referencia

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