El uso de un sistema de Toso el documento

Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.

Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.

Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos.

Existen otros, como el numérico y el decimal, que por su complejidad y extensión, no se estudiarán en este curso.

Sistema alfabético

El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabéticamente los nombres. Estos los dividiremos en personas físicas y personas morales.

Personas físicas

1.- Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del mismo:

2.- En apellidos compuestos, éstos se tomarán como una sola palabra:

3.- Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden alfabético nos lo dará el primer nombre:

4.- En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabético se determinará por el apellido materno o, en su caso, los nombres.

5.- En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:

6.- Cuando las personas tienen titulo o grado, éste se colocará al final del nombre:

7.- Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos de la siguiente manera:

Personas Morales

1.- Los nombres se escribirán tal como aparecen en el orden en que están escritos:

2.- Cuando en una razón social se incluyan artículos o preposiciones iniciales, éstos se escribirán pero no se tomarán en cuenta para la alfabetización:

3.- Cuando se trate de siglas, se alfabetizarán de acuerdo con la inicial del primer nombre:

Sistema Geográfico

En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.

Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:

1. Estado

2. Ciudad

3. Provincia

4. Municipio

Sistema cronológico

Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos.

En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y por último, el día.

Sistema de archivo por asuntos

La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la empresa remitente.

Microfilmación

El objeto de este proceso es el producir películas y microfichas de todos los documentos de un archivo, de manera de conservar permanentemente las imágenes contenidas en los rollos de microfilmación.

Para ello, cada empresa utilizara sistemas apropiados a sus necesidades, con el objeto de proporcionar seguridad y acceso inmediato a la información microfilmada.

En cuanto a un archivo inactivo, es ventajoso este sistema porque permite la destrucción de cantidades considerables de documentos, con el objeto de economizar espacios; además la

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