El uso de Sistemas de informacion

1 INTRODUCCIÓN

El uso de sistemas de información en las organizaciones se ha extendido notablemente en las últimas tres décadas. Los sistemas de información se han convertido en una herramienta esencial para dar soporte al cumplimiento de la estrategia empresarial y a los procesos de negocio. Los sistemas de información permiten mejorar la alcanzar la excelencia operativa a partir de la identificación de fuentes de ineficiencia. Asimismo, permiten crear nuevos productos y servicios y nuevos modos de producir, entregar y vender productos y servicios. También, ayudan a gestionar las relaciones con clientes y proveedores y a mejorar la toma de decisiones estratégica y cotidiana. Los sistemas de información son una herramienta valiosa cuando se los combina con cambios en las prácticas del negocio y en el comportamiento gerencial.

El objetivo de esta guía es acercar a los alumnos de Introducción a la Administración al mundo de la gestión de los sistemas de información en las organizaciones. La guía está dividida en tres secciones. En la primera parte, se define el concepto de sistemas de información. En el segundo apartado, se aborda la función del Departamento de Sistemas. En el tercer apartado se explican los principales sistemas utilizados en las empresas.

Esta ficha no pretende ser exhaustiva sino una síntesis de los conceptos más relevantes que pueden ser de interés para cualquier persona que trabaje en una organización.

2 DATOS, INFORMACIÓN Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En el habla cotidiana los términos “dato” e “información” se utilizan como sinónimos. Sin embargo, este uso es erróneo. Los datos pueden ser números, palabras, imágenes, olores y sonidos. En informática, los datos son símbolos. En cambio, la información son datos que contextualizados tienen un significado dado para alguien. Es decir, los datos contextualizados adquieren relevancia y propósito para quien los interpreta. De manera que para tomar decisiones es preciso contar con información.

Un sistema de información (SI) es una herramienta que procesa datos y los convierte en información.  Un SI puede ser definido como el conjunto de componentes interrelacionados que recogen, procesan, archivan y distribuyen información para apoyar a las tomas de decisiones y controles en una organización.  Los SI procesan, organizan y presentan información de un modo accesible para los usuarios. Los SI permiten adquirir, transformar y distribuir información que los gerentes pueden usar para mejorar su toma de decisiones y el rendimiento de la empresa.

En este punto, es importante tener en cuenta que los sistemas de una organización arrojan resultados en base a la información que es capturada por sus empleados. Así, el diseño de la captura de los datos es fundamental. Por un lado, es preciso capturar datos completos y confiables. Por otro lado, es esencial que el método de captura sea accesible para quien debe registrar los datos. Este debe ser comprensible y sencillo para evitar convertirse en una carga que atente contra el registro. En el proceso de implementación de nuevos sistemas o mejoras sustantivas al software instalado, es usual que el área de Recursos Humanos colabore con el área de Sistemas para la capacitación de los usuarios.

En la producción de información, los SI realizan tres actividades clave. Capturan y recogen los datos de la organización y su entorno (Entrada o Input), convierten los datos a una forma significativa (Procesamiento) y transfieren la información al usuario que la requiere (Salida o Ouput). 

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Los SI se componen tanto por el equipo electrónico (hardware), los programas (software), los datos (o entradas que se requieren para producir la información deseada), las telecomunicaciones y redes, las políticas y procedimientos de operación y las personas o usuarios que interactúan con el sistema.

En cambio, las tecnologías de información (TI) son: el hardware, el software de cómputos, el software de bases de datos, las redes y las telecomunicaciones que sirven  para la transmisión de datos de un punto físico a otro. Las redes conectan dos o más computados para que puedan compartir datos o recursos. Las redes internas de una organización, basadas en internet, se denominan intranet. La intranet puede extenderse a usuarios externos autorizados para su uso, en cuyo caso se denomina extranet. La extranet permite coordinar actividades con otras firmas o clientes para hacer compras, colaborar en el diseño de un producto y realizar todo tipo de trabajos interorganizacionales. Estas tecnologías constituyen la infraestructura de tecnología de información de una organización. La infraestructura es la plataforma para el desarrollo de un sistema de información. 

3 EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El Departamento de Sistemas de Información es la unidad organizacional responsable de los servicios de tecnología de información.

Los miembros del Departamento de sistemas suelen ser especialistas, programadores, analistas de sistemas y redes, líderes de proyecto y gerentes de sistemas de información. Así como al gerente general se lo suele denominar Chief Executive Officer (CEO), al gerente de Sistemas de Información se lo denomina Chief Information Officer (CIO).

La función del Departamento de Sistemas es mantener el hardware, el software, el almacenamiento de datos y las redes que conforman la infraestructura de TI de la organización actualizados de modo tal que respondan a las necesidades organizacionales. La seguridad y confidencialidad de la información organizacional así la privacidad de los datos de terceros son también temas relevantes en los que este departamento tiene intervención.

Vea este video en el que el CIO de Colgate/Palmolive explica por qué es importante que un CIO esté en la mesa de discusión estratégica. 

Dado que los sistemas de información deben evolucionar conforme a las necesidades del negocio, es responsabilidad del CIO y sus colaboradores estar al corriente de las necesidades tecnológicas de la empresa así como de las posibles soluciones que ofrece el mercado.

La determinación de las necesidades de la organización no es una actividad que el Departamento de Sistemas realice por sí mismo, es necesario que se involucre en los procesos de negocio de la organización y trabaje junto a los empleados y administradores para diseñar un sistema que apoye las actividades centrales de la firma y que cumpla con criterios de factibilidad técnica, económica y operacional. Al momento de la adquisición, las opciones a las que se enfrenta el área de Sistemas son esencialmente dos: 1) utilizar un sistema “a medida” desarrollado internamente o desarrollado por servicios externos. La ventaja de este método es que se desarrolla un sistema específico para las necesidades organizacionales y suele usarse para los sistemas estratégicos ya que las soluciones que se requieren son diversas según el tipo de negocio. 2) Otra opción es comprar un “paquete”, es decir, adquirir un software desarrollado parcial o totalmente por otra organización. Entre las ventajas de adquirir un paquete se encuentran: la rápida disponibilidad del sistema frente a otro que debe ser desarrollado, el menor costo del sistema, y la calidad ya probada del mismo. Sin embargo, los paquetes muchas veces no se ajustan bien a las necesidades de la organización, se depende de un proveedor para las actualizaciones e implementación. 

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