Entorno del Control - Tecnologías de Informáticos

El Sistema de Información

TI

(Tecnologías de Informáticos)

En le área de la Dirección de Finanzas llevan a cabo la Contabilidad del GDF Xochimilco y como anteriormente se dijo toda la información contable que la dirección hace con ayuda de 3 departamentos es enviada a la Contraloría Interna de Xochimilco, al Jefe Delegacional; Auelino Méndez y principalmente a la Secretaria de Finanzas de todos las actividades realizadas durante un determinado tiempo, el cual los Informes de la Contabilidad

Son trimestrales para así realizar finalmente un Informe/Declaración Anual.

La dirección General de Finanzas lleva a cabo la contabilidad de la Delegación con base a documentos fuente que requieren, los cuales son:

1. Un contrato.
2. Un CFDI.
3. Un acuse o copia del Proveedor o cliente.
4. Una Póliza o forma de pago que se hizo ya sea cheque, pagaré u otro documento.

Después de que el Documento cumple con lo anterior se verificará el CFDI en la pagina del SAT, en este los requisitos que se ponen son el folio Fiscal y el nombre del proveedor o cliente a la cual hace contrato con el GDF Xochimilco.

Al verificar que el documento sea legítimo y aparezca como forma vigente en el SAT, este pasara al Depto. De Contabilidad

El cual se encargará de registrar en un Software llamado COMPAQ en el cual se realizarán los asientos correspondientes al cual al finalizar se le dará el nombre de CLC.

Finalmente ya elaborado el Asiento correspondiente el Documento será guardado en el archivero el cual esta encargado una persona estrictamente Personal.

Así para que el documento llegue al archivero debe pasar por varias etapas o procesos de Información, los cual nos lleva a los cuatro puntos de las Actividades de Control:

• Autorización.
• Segregación de Funciones
• Procesos de Información.
• Revisión de Actividades.

Actividades de Control.

Por lo general en la contabilidad gurnamental lleva a cabo actividades de control para poder verificar que un asiento contable y el Informe de las actividades Económicas del G.D.F Xochimilco estén correctamente, para poder ser entregadas.

Revisión de Resultados.

En este unto al no llevar una contabilidad como tal, la contabilidad gurnamental no elabora estados financieros como son:

• Balance General
• Estado de Resultados

Lo que la dirección de finanzas realiza para verificar los resultados, se pide el apoyo del Depto. De Presupuesto el cual este hará un presupuesto para ver las posibilidades que tiene el GDF de Xochimilco para poder hacer un contrato con un proveedor, si el presupuesto es aceptable entonces se podrá llevar a cabo el contrato proveedor-Cliente

Después de que se haya aceptado el contrato y como anteriormente se dijo de los documentos fuente que se ocupan para crear el asiento contable en un Software COMPAQ, el resultado que se verificará para la captura en el COMPAQ es lo que costo la compra de servicio o producto del Proveedor t se verificará que el CFDI sea vigente y que se muestre dado de alta en el SAT con las mismas cantidades que el CFDI tiene con lo que se encuentra en el SAT.

Procesamiento de la Información.

La dirección de Finanzas procesa toda la información en una póliza llamada CLC’s, el cual antes de crear esta póliza se captura en un Software llamado COMPAQ, y para la verificación de CFDI se utiliza la pagina del SAT y estos se los lleva a los que se menciono anteriormente a la llamada CLC.

Controles Físicos.

Después de haber revisado toda la información y haya pasado por los Deptos de Contabilidad y Presupuestos ya que la dirección haya revisado todo esta CLC se archivará y será resguardado por una persona que seré encargada.

Segregación de Funciones.

Como yo se ha finalizado toda la etapa de la CLC elaborada cada Depto. que participa para la dicha actitud tiene una función principal y un responsable y con la finalidad de elaborar la Contabilidad Gubernalmente del Gobierno del Distrito Federal Xochimilco. Los responsables del Depto. Son:

• Dirección de Finanzas – Juan Vilches Cid.
• JUD de Contabilidad – Marcos Francisco Álvarez.
• JUD de Presupuestos – Fernando Sánchez.

Seguimiento de los Controles.

Entre los seguimientos del Control que se llevan  acabo para poder crear  una CLS y poder hacer el informe, hacer la Contraloría Interna de Xochimilco y el Jefe Delegacional Avelino Méndez se siguen los Siguientes Controles

Actividades de Control en los Procesos:

Organigrama.

Secretaria de Finanzas.

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