INFORMATICA INSTRUMENTAL

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PRODUCTIVIDAD EN LA OFICINA EL HOGAR Y LA ESCUELA

Contenidos

• Introducción al Software de Producción de Documentos Electrónicos.

• Mejoramiento de la calidad de la redacción de documentos diversos.

• Presentación de documentos mercantiles y de otra índole.

• Análisis del poder de la edición de documentos electrónicos.

• Introducción a las Hojas Electrónicas de Cálculo.

• Aplicación de las Hojas Electrónicas de Cálculo a problemas del entorno cotidiano del estudiante.

• Bases de Datos y sus aplicaciones típicas.

• Búsqueda de información en bases de datos.

Introducción al software de producción de documentos electrónicos

A pesar del avance en la aplicación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTIC) en la sociedad de principios del siglo XXI, y del creciente advenimiento de la “sociedad sin papeles” (paperless society) que muchos llevan anunciando, los documentos impresos en papel continúan siendo una parte integral de nuestra sociedad y cultura, así como un importante componente en nuestra vida cotidiana hoy por hoy (septiembre de 2005). En la antigüedad, los documentos se copiaban “a mano”. La difusión de la alfabetización en todas las culturas generó cambios en los instrumentos utilizados para la producción de documentos. La mecanografía fue hasta 1984 una habilidad especializada de las secretarias, sin embargo, en la actualidad la posee ya en cierta medida un considerable porcentaje de la población de países con un alto índice de alfabetización. La extensión de esa competencia es consecuencia de la enorme popularidad de la producción de documentos en computadora.

El Software de producción de documentos incluye el software de procesamiento de textos, el software de autoedición, los programas de edición de correo electrónico y el software para la creación de Páginas Web y documentos con hipertexto destinados a la www de Internet. El software de producción de documentos facilita la corrección de errores de tecleo y ortográficos y permite un flujo de ideas con mayor libertad, ya que maneja automáticamente muchas de las actividades relacionadas con la redacción. Entre las razones que justifican el uso de una computadora para escribir, podemos señalar:

• No confías en tu ortografía.

• Deseas perfeccionar tu gramática y estilo de redacción.

• Siempre encuentras en lo que escribes secciones que podrías mejorar.

• Tienes buenas ideas y querrías que los demás (incluidos tus Profesores Asesores) pusieran atención a ellas.

• Eres perfeccionista.

• No eres buen dactilógrafo (eres más bien “puyógrafo”).

• Te resulta imposible contratar una secretaria.

Los pasos a seguir para crear un documento con un Procesador Palabra podemos resumirlos así:

1. Mecanografiar o Transcribir el texto.

2. Editar el documento hasta estar razonablemente satisfechos con su contenido y estilo de redacción.

3. Formatear e imprimir el documento.

4. Transferir el documento a Software de Autoedición para completar la diagramación de la impresión.

Las características básicas del software para la elaboración de documentos por medio de la computadora, incluyen: escritura continua (se encarga de iniciar una nueva línea sin que el usuario tenga que preocuparse de exceder los márgenes del papel; ajuste de los márgenes (antes, durante o después de haber tecleado un documento en su totalidad, es muy sencillo ajustar los márgenes derecho, izquierdo, inferior y superior. Es más, las líneas se reacomodan automáticamente en función de los nuevos márgenes; bloques (son las secciones de un documento); operaciones de bloques (es el proceso de integrar texto, eliminar secciones de texto, desplazar a otro punto párrafos o páginas enteros en beneficio de la estructura y secuencia lógica del documento); esquematizador (es una ayuda para que el usuario verifique el flujo general de sus ideas a lo largo del documento “como una jerarquía de títulos y subtítulos”.

Mejoramiento de la calidad de la redacción de documentos diversos

Algunos críticos de la elaboración de textos por computadora, sostienen que en lugar de favorecer a los autores, las computadoras han degradado los estándares literarios. Sin embargo, siendo las personas, no las computadoras, las que crean los documentos ¿Se justifica esa crítica?. Si son empleadas con talento y habilidad, las herramientas para la producción de documentos en computadora pueden ayudar a elevar la calidad de redacción. Gracias a ellas, se puede manejar la creación de documentos de texto “como un proceso” a partir del primer borrador, luego, afinar su estructura general, para finalmente, efectuar las mejoras detalladas a la estructura de las oraciones y el uso de las palabras. Después de la revisión de la estructura general del documento, se ajustan los detalles ortográficos, gramaticales y de vocabulario (por medio de programa de corrección ortográfica). Luego, el programa de corrección gramatical indica la manera correcta en la que deben estructurarse las oraciones y emplearse el vocabulario. Para hacer más clara y vivaz la redacción se utiliza el diccionario de sinónimos el cual presenta “sinónimos” y “antónimos”. Finalmente, la característica de búsqueda sirve para detectar todas las veces que aparece un término que resulte problemático. Se puede elegir su conservación o su corrección. Igualmente, la característica de buscar y reemplazar es útil cuando se desea sustituir una palabra o frase por otra.

Presentación de documentos mercantiles o de otra índole

Las modernas técnicas de impresión permiten producir a bajo costo hermosos documentos al alcance de todos en bibliotecas, librerías y puestos de periódicos y revistas. El software de producción de documentos consta de herramientas de formateo como plantillas, asistentes, fuentes, estilos, marcos e imágenes predeterminadas, todas las cuales posibilitan la producción de documentos profesionalmente formateados e ilustrados.

Plantilla: es un documento preformateado en el que se inserta texto. Los valores de formato como: márgenes, interlineado, fuentes de títulos, y cuerpo tipográfico han sido predeterminados profesionalmente.

Asistentes para la elaboración de documentos: Disponen, además de un formato, de instrucciones paso a paso para integrar texto en una amplia variedad de documentos, tales como: Recibos de Pago, Facturas, Faxes, Etiquetas, Curriculum Vitae, entre otros.

Fuente: es un tipo o estilo de letras, diseñadas por tipógrafos o artistas. El software de producción de documentos suele incluir muchas fuentes. Las fuentes tipográficas como Times New Roman o Arial ofrecen una apariencia de formalidad y profesionalismo. Se ha demostrado por medio de ciertas investigaciones, que las fuentes sin trazo terminal “sans serif”, son más fáciles de leer en las Pantallas de las computadoras. (Por ejemplo: Helvética, Arial, Impact)

Estilo: es un conjunto de características de formato que se puede aplicar a texto del documento para cambiar rápidamente su apariencia. Al aplicar un estilo se aplica un grupo completo de características de formato de una sola vez. Por ejemplo, si se desea dar formato al título de un informe de manera que destaque, en lugar de realizar tres pasos independientes para aplicar: Tamaño de fuente: 16 pto, Fuente: Arial y Alineamiento: Centrado, se obtendrá el mismo resultado si se aplica el estilo Título.

Marco: es un recuadro alrededor de texto o gráficos, generalmente un título o una tabla.

Imágenes predeterminadas: son figuras o ilustraciones grabadas en formatos diversos tales como: mapas de bits, imágenes GIF e imágenes JPEG, las cuales se utilizan para complementar el texto o ilustrar presentaciones.

Análisis del poder de la edición de documentos electrónicos

Se sabía de antemano que la producción de documentos por computadora facilitaría la edición generalizada, no sólo industrial de libros y publicaciones de calidad profesional. Los procesadores de texto han facilitado la creación individual de cada vez más documentos como boletines y manuscritos.

El actual desarrollo de una red mundial de transmisión de datos como Internet, abre oportunidades a la edición electrónica. Hoy prácticamente cualquier persona puede emitir un documento en la WWW, enviar un mensaje por e-mail (correo electrónico) o participar en conversaciones grupales en línea (chats). Evidentemente, el poder de la palabra impresa ha cedido paso “al poder de la palabra publicada por medios electrónicos”. Muchos procesadores de texto y programas de autoedición generan un documento con formato HTML (lenguaje de marcación de hipertexto) a partir de un documento preexistente. La meta que habrá de alcanzarse al crear una Página Web es “combinar y formatear” en forma eficaz los elementos básicos de la Web para dotar de atractivo visual al contenido del documento.

Introducción a las

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