Informatica Empresarial

PARTE I

FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Qué es un sistema de información?

Los sistemas de información proporcionan la comunicación y el poder de análisis que muchas empresas requieren

para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global. Es un conjunto de componentes

interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de

decisiones y el control de una institución.

Funciones de un sistema de información

Tres actividades de un sistema de información producen la información que la institución requiere para la toma de

decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los problemas y la creación de nuevos productos y

servicios. Estas actividades son:

a) Las de alimentación o insumo, es la captura o recolección de datos primarios dentro de la institución o de su

entorno para procesarlos en un sistema de información.

b) El procesamiento, es la conversión del insumo en forma que sea más compresible para los

seres humanos (a algo que tenga más sentido).

c) El producto o salida, transfiere la información procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado.

Los sistemas de información también requieren la retroalimentación que es el producto regresado a personas a los

miembros adecuados de la institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentación.

Sistemas de Información Basados en Computadoras (SIBC)

Los sistemas formales descansan sobre definiciones aceptadas y fijas de los datos y de los procedimientos para

recolectarlos, almacenarlos, procesarlos, distribuirlos y emplearlos. Son estructurados, operan mediante reglas

predeterminadas que permanecen relativamente fijas y que no se pueden cambiar tan fácilmente.

Los sistemas de información informales descansan en acuerdos implícitos y reglas no establecidas de

comportamiento. No hay un acuerdo sobre lo que es información o cómo debe ser almacenada y procesada.

Los sistemas formales de información pueden ser basados en computadoras o manuales. Los sistemas manuales

emplean tecnología de papel y lápiz.

Los sistemas de información basados en computadora, por el contrario, descansas en la tecnología del software y el

hardware de las computadoras para procesar y distribuir la información.

La finalidad del SIBC es captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y de sus operaciones

internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de la institución y a la toma de decisiones, a la

comunicación, control, etc.

Los sistemas de información transforman los datos puros en información útil mediante tres actividades básicas,

alimentación, procesamiento y salida.

Diferencia entre computadoras y los sistemas de información

Las computadoras constituyen el equipo para almacenar y procesar la información. Los programas de computadora o

software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento mediante computadora.

Desde el punto de vista de negocios, un sistema de información es una solución de organización y administración

basada en la tecnología de información a un reto que surge del medio ambiente.

Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, es necesario entender el entorno, la estructura, la

función y las políticas de las instituciones así como el papel de la administración y la toma de decisiones de ésta.

Luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información actual

para dar soluciones.

Elementos de una institución

Los elementos claves de una institución son:

- su personal

- la estructura

- los procedimientos de operación

- su cultura

Administración de Sistemas de Información Página 2

Instituciones

Las organizaciones formales están compuestas de diferentes niveles y especialidades.

Sus estructuras reflejan una clara división del trabajo. Una institución coordina el trabajo mediante una jerarquía

estructurada y procedimientos de operación de acuerdo a normas.

La jerarquía ordena a las personas en una estructura piramidal con niveles ascendentes de autoridad y

responsabilidad. Los niveles superiores de la jerarquía están formados por el personal directivo, profesional y técnico.

Los niveles inferiores están formados por el personal operativo.

Los procedimientos estándar de operaciones (PEO), son reglas definidas con precisión para realizar tareas

desarrolladas para enfrentar situaciones esperadas, estas reglas guían al personal mediante procedimientos. La

mayor parte de esos procedimientos están formalizados. Muchos de los PEO quedan incorporados a los sistemas de

la organización.

Las instituciones requieren de muchos tipos de habilidades y de personas, además de los administradores:

- de los trabajadores del conocimiento, son personas como ingenieros, arquitectos o científicos que diseñan productos

o servicios

- de los trabajadores de la información, son personas tales como secretarias o contadores que procesan y distribuyen

los documentos de la empresa

- de los trabajadores de producción o servicios, son personas que en realidad producen los productos o servicios para

la institución. Toda institución tiene una cultura única, parte de la cultura de la organización puede estar implícita

en sus sistemas de información.

Los diferentes niveles y especialidades en una institución crean diferentes intereses y puntos de vista. Estos a

menudo entran en conflicto. El conflicto es la base de la política institucional..

Administración

Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. En todo momento deben ejercer un liderazgo

responsable. Los administradores deben hacer más que administrar lo que ya tienen. Una parte sustancial es el

trabajo creativo impulsado por nuevos conocimientos e información. Es importante advertir que los roles y las

decisiones varían a los diferentes niveles de la organización. Los administradores de nivel superior o directivos son

responsables de las decisiones estratégicas a largo plazo sobre que productos y servicios producir. Loa

administradores de nivel medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos.

Los administradores operativos o supervisores son responsables del seguimiento de las actividades diarias de la

institución. Cada nivel de administración tiene diferentes necesidades de información y diferentes requerimientos en el

sistema.

Tecnología

La tecnología de los sistemas es una de las muchas herramientas de las que los administradores pueden disponer

para enfrentar al cambio. Es el instrumento a través del cual la administración controla y crea.

Los SIBC (sistemas de información a base de computadoras) utilizan la tecnología de software,hardware,

almacenamiento y telecomunicación.

El hardware de computadora es el equipo físico empleado para las actividades de alimentación, el procesamiento y la

salida en un sistema de información.

El software de computadora son las instrucciones detalladas, previamente programadas que controlan y coordinan los

componentes del hardware de computadora de un sistema de información.

La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para el almacenamiento de la información como los

discos magnéticos o las cintas.

La tecnología de telecomunicaciones formada por los dispositivos físicos y el software enlaza las distintas piezas del

hardware y transfiere los datos de un lugar a otro.

Administración de Sistemas de Información Página 3

Diferentes niveles de los Sistemas

Como existen intereses, especialidades y niveles diferentes en una institución, existen también distintos tipos de

sistemas

1.-) Los sistemas del nivel operativo.

Apoyan a los gerentes operativos al hacer el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la

institución como ventas, recepción de materiales, depósitos en efectivo, etc. El fin principal de este sistema es

responder a las cuestiones de rutina y seguir el flujo de transacciones a lo largo de la institución. La información que

brinde debe ser fácilmente accesible, actual y correcta.

2.-) Los sistemas de nivel de conocimientos.

Apoyan a los trabajadores del conocimiento y los de la información en una institución. La finalidad de estos sistemas

es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos para el negocio y para que la institución controle

el flujo de la documentación. Estos sistemas en especial bajo la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina

constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento en la actualidad en los negocios.

3.-) Los sistemas de nivel gerencial.

Se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de los

administradores de nivel medio. Estos sistemas comparan los resultados del trabajo del día con los del mes o el año

anterior. Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones. Tienden a

enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requerimientos de información no son siempre

claros. Responden a los “Que pasa sí? Las respuestas a estas preguntas con frecuencia requieren de nueva

información de fuentes externas, así como internas, que no pueden obtenerse de los sistemas de nivel operativo.

4.-) Los sistemas de nivel estratégico.

Ayudan a los niveles directivos a atacar y dirigir las cuestiones estratégicas y las tendencias a largo plazo dentro y en

el entorno de la institución. Su interés principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las

capacidades con las que se cuentan.

El proceso administrativo

En los sistemas actuales hay una interdependencia entre la estrategia organizacional del negocio, las reglas y los

procedimientos y los sistemas de información de la institución. Los cambios de la estrategia, reglas y procedimientos

cada vez más requieren de cambios en el hardware, software base de datos y telecomunicaciones. Los sistemas ya

existentes pueden actuar como restricción en las organizaciones. A menudo, lo que la institución desearía hacer

depende de lo que sus sistemas le permitan.

Arquitectura de información de la empresa

Los administradores de hoy deben saber cómo ordenar y coordinar las diversas tecnologías de cómputo y los

sistemas de aplicaciones de negocios para satisfacer las necesidades de comunicación de cada nivel de su

institución, así como las necesidades de la institución como un todo. El conocimiento de los sistemas y la comprensión

de la institución configuran la arquitectura de la información de la institución.

La arquitectura de la información es el papel particular que la tecnología de información juega en una institución para

permitirle alcanzar sus metas u objetivos seleccionados. Enfoques contemporáneos sobre los sistemas de información

El estudio de los sistemas de información trata con cuestiones y puntos de vista que son contribuciones de las

disciplinas técnicas y del comportamiento. Es un campo multidisciplinario, no existe una teoría que pos sí sola

predomine. Las principales disciplinas son: la ciencia de la computación, de la administración, investigación y

operaciones, la psicología, la sociología y la ciencia política.

1.-) Enfoque técnico.

Las disciplinas que contribuyeron al enfoque técnico son la ciencia de la computación (le concierne el establecimiento

de las teorías de la computación y los métodos de computación entre otros), la de la administración (hace hincapié en

el estudio de modelos para la toma de decisiones) y la investigación de operaciones (se enfoca hacia las técnicas

matemáticas como los costos, el control de inventario, etc.).

2.-) Enfoque conductual.

Se relaciona con las cuestiones y problemas conductuales. Otras disciplinas del comportamiento también juegan un

papel importante. Los sociólogos se enfocan sobre el impacto de los sistemas de información en el grupo. Las

ciencias políticas investigan los impactos políticos y los usos de los sistemas de información. La psicología se interesa

en las respuestas individuales a los sistemas de información . Este enfoque no ignora la tecnología, pero el punto

Administración de Sistemas de Información Página 4

medular de este enfoque no se centra en las soluciones técnicas, se concentra más bien en los cambios de actitudes,

en las políticas de administración y organización y el comportamiento.

3.-) Enfoque sociotécnico.

Ninguna perspectiva por sí sola captura de manera eficaz la realidad de los sistemas de información. Los problemas

de los sistemas y sus soluciones son raramente por entero de tipo técnico o conductual. Los componentes técnico y

conductual requieren de atención, esto significa que la tecnología debe ser cambiada y diseñada de tal modo que se

apegue a las necesidades institucionales e individuales. Las instituciones y las personas también deben cambiar

mediante la capacitación y el aprendizaje con el objeto de permitir que la tecnología opere y prospere.

Capítulo 2 – Ejemplos de sistemas de información.

Racionalización de los procedimientos

Es la modernización de los procedimientos normales de operación para maximizar las ventajas de la computación y

hacer más eficientes a los sistemas de información. Símbolos empleados para describir los sistemas de información.

Cinco clases de símbolos son importantes para la mayoría de las descripciones de sistemas:

Alimentación: Entrada por teclado y dispositivos de digitalización, scanners, mouse, pantallas de tacto, dispositivos

para datos de vos, lectores ópticos, etc.

Procesamiento: Computadoras

Almacenamiento: Cinta magnética, almacenamiento en línea, base de datos, disco óptico

Telecomunicaciones: Enlaces como cable, línea telefónica o transmisión inalámbrica

Salida: Pantalla en línea, documento, impresora.

Procesamiento por lotes y en línea

En el procesamiento por lotes las operaciones se acumulan y almacenan en grupo o lote, hasta el momento cuando, a

causa de un ciclo para dar información resulta eficiente o necesario procesarlas. En el procesamiento en línea, el

usuario alimenta las operaciones a un dispositivo directamente conectado con el sistema de cómputo, en general las

operaciones se procesan de inmediato. Las demandas de los negocios determinan el tipo de procesamiento. Los

sistemas en lotes a menudo usan la cinta como medio de almacenamiento, mientras que los en línea emplean el

almacenamiento en disco que permite un acceso inmediato a puntos específicos de la información.

En los sistemas por lotes las operaciones se acumulan en un archivo de operaciones que contienen todas las

operaciones para un lapso específico. Este archivo se usa para actualizar un archivo maestro que contiene

información permanente sobre estos temas. En el procesamiento en línea, las operaciones se alimentan de inmediato

al sistema y éste normalmente responde en la misma forma. El archivo maestro se actualiza de manera continua. En

el procesamiento en línea existe una conexión directa a la computadora para la alimentación y la salida.

Tipos de sistemas

En la institución se tienen:

Sistemas de Soporte a Ejecutivos (SSE) al nivel estratégico

Sistemas de Información para la Administración (SIA) y Sistemas de Soporte para la toma de Decisiones (SSD) al

nivel de administración o gerencial

Sistemas de Trabajo de Conocimiento (STC) y Sistemas de Automatización de Oficina (SAO) al nivel de

conocimientos

Administración de Sistemas de Información Página 5

Sistemas de Procesamiento de Operaciones (SPO) al nivel operativo.

Las instituciones cuentan con muchos sistemas de información que sirven a los diferentes niveles y funciones. Los

sistemas de cada nivel se han especializado para servir a cada una da las principales áreas funcionales.

1.-) Sistemas de Procesamiento de Operaciones (SPO).

Dan servicio al nivel operativo de la institución. Es un sistema computarizado que realiza y registra las operaciones

diarias de rutina necesarias para la operación de la empresa (reservas de hoteles, pasajes, registro de clientes y

embarques).

Las tareas, los recursos y las metas del nivel operativo están previamente definidos y altamente estructurados. Si los

SPO no operan bien la institución fracasa en la recepción de los insumos del entorno. Los SPO son los principales

generadores de información para otros tipos de sistemas. Son el único lugar donde los administradores obtienen

evaluaciones inmediatas del funcionamiento de la institución e información muy anterior al funcionamiento de la

misma.

2.-) Sistemas de Trabajo del conocimiento (STC).

Son sistemas de información que ayudan a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración de nuevos

conocimientos para la institución. Estos sistemas tales como estaciones de trabajo de ingeniería o científicas para el

diseño, promueven la creación de nuevos conocimientos, aseguran que los nuevos conocimientos y experiencia

técnica sean integrados adecuadamente a la empresa. Las estaciones de trabajo son poderosas computadoras de

escritorio que combinan una resolución gráfica de alta calidad, posibilidades analíticas y administración de

documentos. En general se utilizan en aplicaciones de ingeniería y diseño. En general los trabajadores del

conocimiento son personas que tienen grados universitarios tales como ingenieros, médicos, abogados y científicos.

3.-) Sistemas de Automatización en la Oficina (SAO).

Sirven a las necesidades de información en los niveles de conocimientos de la institución. Son sistemas

computarizados, como el procesador de palabra, correo electrónico y sistemas de programación, que han sido

diseñados para incrementar la productividad de los empleados que manejan información en la oficina. Ayudan

principalmente a los trabajadores de la información. En general tienen niveles académicos menos formales y tienden a

procesar más que a crear información. Son principalmente secretarias, contadores, etc, cuyos puestos sirven

principalmente para emplear, manejar o distribuir información. Los sistemas de automatización de oficinas típicos

manejan: La administración documental, a través de procesadores de palabra, archivamiento digital La programación,

mediante agenda electrónica La comunicación, a través del correo electrónico o video conferencia.

4.-) Sistemas de Información para la Administración. (SIA).

Sirven al nivel administrativo de la institución. Proporcionan a los administradores informes y acceso en línea a los

registros ordinarios e históricos de la institución. Sirven principalmente a las funciones de planeación, control y toma

de decisiones al nivel de administración gerencial. Toman la información obtenida de los SPO y la presentan en forma

de resumen rutinario y de informes de excepción. Emplean modelos muy sencillos para presentar la información. Son

orientados casi exclusivamente a hechos internos y no externos.

5.-) Sistemas para el Soporte a Decisiones (SSD).

Sirven al nivel administrativo de la institución. Los administradores emplean los sistemas de soporte a decisiones para

ayudarse en la toma de decisiones semiestructuradas únicas o rápidamente cambiantes. Tienen capacidad de análisis

que permite que quien los usa emplee diversos modelos para analizar la información. Estos sistemas dependen de la

información interna de los SPO y de los SIA y con frecuencia se sirve de información suministrada por fuentes

externas. Tienden a ser más interactivos.

6.-) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG).

Los emplean los directivos para la toma de decisiones. Sirven al nivel estratégico de la institución, dirigen las

decisiones no estructuradas y crean un ambiente generalizado de computación y comunicación en vez de

proporcionara alguna aplicación fija o capacidad específica. Están diseñados para incorporar información sobre

eventos externos tales como leyes fiscales o competidores nuevos. Obtienen información resumida de los SIA y SSD

internos. Los SSG emplean el software de gráficas más avanzado y pueden dar gráficas e información de muchas

fuentes de manera inmediata. Dan información a administradores cuando ésta se requiere y de manera altamente

interactiva. No está diseñado para resolver problemas específicos. Los SSG operan de manera más abierta

Administración de Sistemas de Información Página 6

Interacciones entre los sistemas

Los diversos tipos de sistemas en la institución no operan de manera independiente. Más bien existen

interdependencias entre los sistemas. Los SPO son fuertes generadores de información que se requieren en los

demás sistemas, los que a su vez producen información para otros sistemas. Estos distintos tipos de sistemas están

enlazados débilmente en la mayoría de las instituciones.

Capítulo 3 - Sistemas estratégicos de información (SEI)

Los sistemas estratégicos de información cambian las metas, operaciones, productos o relaciones con el entorno de

las instituciones para ayudarlas a ganar ventaja sobre la competencia. A menudo cambian a la institución así como a

los productos, servicios y procedimientos internos, llevándola a nuevos patrones de comportamiento. Las instituciones

pueden requerir de un cambio en sus operaciones internas para sacar ventaja de las nuevas tecnologías de los

sistemas de información.

Estos sistemas emplean la información y los otros sistemas internos como ayuda para eliminar la competencia. Es un

sistema complementario del SSG.

Como se puede emplear para obtener ventajas competitivas

Es necesario primero entender dónde podrían encontrarse las ventajas estratégicas para la empresa. Pueden ayudar

a la empresa a superar a la competencia de diversas maneras, por ejemplo desarrollando nuevos productos o

servicios, apuntar a diversos nichos de mercado, evitar que los clientes o proveedores cambien a la competencia y

proporcionar productos o servicios a costos menores.

Modelos

Dos modelos de empresa y su entorno han sido utilizados para identificar áreas en donde los sistemas de información

puedan proporcionar ventajas sobre la competencia. Estos son:

a) Modelo de fuerzas competitivas. Modelo empleado para describir la interacción de las amenazas y oportunidades

externas que afectan a la estrategia de la empresa y su capacidad para competir. La ventaja competitiva puede

Administración de Sistemas de Información Página 7

alcanzarse al estimular la capacidad de la empresa de tratar con clientes, proveedores, productos y servicios

sustitutivos y nuevos concurrentes a su mercado. La empresa puede usar 4 estrategias competitivas:

Diferenciación de producto.

Estrategia competitiva para crear lealtad hacia la marca al desarrollar productos nuevos y únicos que no pueden ser

duplicados fácilmente.

Diferenciación orientada. Estrategia competitiva para desarrollar nuevos nichos de mercado en donde una empresa

pueda competir en el área objeto mejor que sus competidores.

Costos de cambio. El gasto de un cliente al perder tiempo y recursos cuando se cambia de un sistema o un proveedor

al sistema o proveedor de la competencia.

Transformarse en productor de bajos costos. Las empresas pueden producir bienes y servicios a un precio menor que

sus competidores sin sacrificar la calidad y el nivel de servicio.

SSG

SIA

SSD

STC

SPO

b) Modelo de la cadena de valor. Este modelo contempla a la empresa como una serie o cadena de actividades

básicas que añaden un margen de valor a los productos o servicios de la empresa. Estas actividades pueden

clasificarse en primarias o de apoyo.

Las actividades primarias están relacionadas con la producción y la distribución de los productos y servicios de la

empresa que crean valor para el cliente (logística interna o externa, almacenamiento de materiales para su

distribución.

Las actividades de apoyo hacen posible la concurrencia de las actividades primarias y consisten en la infraestructura

de la institución (administración y dirección), recursos humanos (contratación y capacitación), tecnología (mejorar los

procesos) y abastecimiento (adquisición de insumos).

Sistemas Interinstitucionales y Mercados Electrónicos

Los sistemas que se enlazan a una empresa con sus clientes, distribuidores o proveedores se llaman sistemas

interinstitucionales porque automatizan el flujo de información a través de las fronteras de las instituciones.

Los sistemas interinstitucionales que proporcionan servicios a diferentes instituciones al integrar muchos vendedores y

compradores crean un mercado electrónico. Mediante computadoras y telecomunicaciones, estos sistemas funcionan

como intermediarios electrónicos

Sistemas para abatir costos

Sistemas de información estratégicamente orientados facilitan las operaciones internas, el control administrativo, la

planeación y el personal. Ayudan a las empresas a abatir de manera significativa sus costos internos, permitiéndoles

dar productos y servicios a menores precios que los de sus

competidores.

Implicaciones para los administradores y las instituciones

Los sistemas de información pueden tener implicaciones estratégicas para las operaciones internas de la institución y

que pueden alterar los balances críticos con los factores externos del medio ambiente, como los nuevos productos y

servicios, los clientes y los proveedores. Estos cambios estratégicos alteran la ventaja competitiva de la empresa.

Los sistemas de información pueden contrarrestar las fuerzas de la competencia al encerrar a los clientes y

proveedores. Estos sistemas pueden hacer que los costos de cambiar de un producto a otro resulten prohibitivos para

los clientes.

Administración de Sistemas de Información Página 8

Administración de las transiciones estratégicas

Movimiento entre los niveles de los sistemas sociotécnicos. Se requiere con frecuencia cuando se adoptan sistemas

estratégicos que necesitan cambios en los elementos sociales y tecnológicos de la institución.

Capítulo 4 – Los Sistemas de Información y las Instituciones.

La relación entre las instituciones y los sistemas de información

La relación entre la tecnología de información y las instituciones es compleja y las interpretaciones de estas relaciones

son controvertidas.

Los sistemas de información y las instituciones ejercen entre sí una influencia mutua. La tecnología de los sistemas de

información tendrá un impacto diferente en los distintos tipos de instituciones.

La relación biunívoca entre las instituciones y la tecnología de información se ve medida por diversos factores que

condicionan las decisiones para que estas sean o no tomadas por los administradores. Entre los factores que median

en las relaciones se tiene la cultura organizacional, la burocracia, la política, modas en los negocios y la pura

casualidad.

Qué es una institución?

Definición técnica.

Es una estructura social estable y formal que toma los recursos del medio ambiente y los procesa para la obtención de

productos. El capital y el trabajo son los factores primarios de la producción que son proporcionados por el medio

ambiente. La institución transforma a estos insumos en productos y servicios mediante una función de producción, un

proceso que transforma el capital de trabajo en productos. Las instituciones son formales por ser entidades

legalmente constituidas y deben apegarse a las leyes. Tienen reglas y procedimientos internos. Las instituciones son

estructuras sociales porque son un conjunto de elementos sociales.

Definición conductual.

Es un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que conservan un equilibrio dedicado a lo

largo del tiempo mediante el conflicto y la resolución de este. Las personas que trabajan en las instituciones

desarrollan formas habituales de trabajo y hacen convenios con los subordinados y jefes sobre como ha de realizarse

el trabajo y bajo que condiciones. La mayoría de estos convenios no se presentan de manera formal. Las definiciones

técnica y conductual de las instituciones no son contradictorias, se complementan.

La definición técnica dice como las empresas combinan capital, trabajo y tecnología de información, mientras que el

modelo conductual nos lleva dentro de la empresa individual para ver como empresas específicas emplean el trabajo

y el capital para la obtención de sus productos.

Características comunes de las instituciones

Estas características organizacionales son los factores de mediación que influyen en la relación entre las instituciones

y la tecnología de la información. Son características “ideales típicas” de las instituciones. Fueron denominadas

burocracias (institución formal) que tienen ciertos atributos estructurales tales como:

- Clara división del trabajo

- Jerarquía

- Reglas y procedimientos explícitos

- Juicios imparciales

- Calificaciones técnicas para los puestos

- Eficiencia máxima de tipo organizacional

Procedimientos normales de operación.

Las instituciones eficientes producen un número limitado de productos y servicios al seguir rutinas establecidas. En

este período el personal desarrolla reglas, procedimientos y prácticas razonablemente precisas llamadas

procedimientos estándar de operación (PEO) para enfrentar todas las situaciones virtualmente esperadas. Algunas

reglas se ponen por escrito como procedimientos formales, pero la mayoría son reglas prácticas para ser seguidas en

determinadas situaciones.

Cualquier cambio en los PEO requiere de un gran esfuerzo organizacional.

Administración de Sistemas de Información Página 9

Políticas institucionales.

Las instituciones están ordenadas de manera que las personas ocupen diferentes posiciones. Entre

estas hay diferencias en intereses y especialidades, y estas diferencias son importantes para los

miembros de la institución ya que por estas se producen conflictos políticos, rivalidades y

dificultades. La política es una parte normal de la vida institucional.

Una de las grandes dificultades de lograr cambios en las instituciones referentes a desarrollos de nuevo sistemas de

información es la resistencia política a cualquier cambio organizacional importante que pueda ocurrir. Los cambios

importantes son los que directamente afectan a quién hace qué a quién, cuando y como.

Cultura organizacional.

Es el conjunto de supuestos fundamentales sobre que es lo que la institución debe producir, como obtener dichos

productos, donde y para quien. Estos supuestos rara vez aparecen publicados o se mencionan. La cultura

organizacional es una poderosa fuerza unificadora, que limita el conflicto político y promueve la comprensión mutua,

los acuerdos en los procedimientos y las prácticas comunes. Si todos comparten los mismos supuestos culturales,

entonces se facilitan los acuerdos sobre otras cuestiones. La cultura organizacional es un poderoso freno al cambio,

en especial el de carácter tecnológico. Cualquier cambio se encontrará con una fuerte resistencia.

Características únicas de las instituciones. Algunas características varían de una institución a otra, aun cuando todas

las instituciones tienen características comunes, no existen dos de ellas que sean idénticas Diferentes tipos de

instituciones.

Según Mintzberg se identifican 5 tipos principales de instituciones:

1) Estructura de emprendedores. Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña en un

medio ambiente de cambio rápido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los

sistemas de información están pobremente planeados.

2) Máquina burocrática. Gran burocracia organizada en divisiones funcionales que centraliza la toma de decisiones,

produce productos estándar y se da en un entorno de cambios lentos. Los sistemas de información tienden a ser de

base macrocomputacional, están bien planeados pero en general se limitan a la contabilidad, finanzas, planeación

sencilla y aplicaciones administrativas.

3) Burocracia divisionalizada. Combinación de muchas máquinas burocráticas. Cada una produce un producto o

servicio distinto, bajo una matriz. Los sistemas de información son elaborados y complejos.

4) Burocracia profesional. Institución basada en el conocimiento, como un despacho de abogados o un hospital que

es regida por jefes de departamentos con una autoridad centralizada y débil. Opera en un medio ambiente que cambia

lentamente. En general los sistemas son primitivos centralizados de información, contabilización del tiempo y

facturación por los servicios profesionales. Tienen sistemas muy sofisticados del trabajo de conocimiento para

profesionales

5) Adhocracia. Tipo de organización basada en la fuerza de tarea, como la existente en una institución de

investigación que está diseñada para responder a los cambio rápidos del entorno y se caracteriza por gran número de

especialistas organizados en fuerzas multidisciplinarias de tarea de vida corta. Los sistemas de información tienen un

desarrollo pobre, pero en general son muy avanzados a nivel de fuerzas de tarea en donde los expertos construyen

sus sistemas que son únicos para funciones muy estrechas.

Medios ambientes.

Las instituciones tienen diversos medios ambientes y éstos ejercen una poderosa influencia en la estructura

organizacional. Las instituciones en entornos muy cambiantes se parecen más a las adhocracias. Las instituciones en

entornos más estables tienden hacia las máquinas burocráticas. La mayoría de las instituciones no se adapta bien a

los grandes cambios ambientales, el conflicto político emanado del cambio potencial y la amenaza a valores culturales

suelen inhibir a las instituciones para hacer cambios significativos para enfrentar un medio ambiente cambiante.

La tecnología es un factor ambiental que continuamente amenaza el orden establecido. Los cambio tecnológicos

ocurren de manera tan radical que constituyen una discontinuidad tecnológica, una ruptura profunda en la práctica del

sector. Tecnologías que cambian rápidamente como la información son una amenaza para las instituciones.

Otras diferencias entre instituciones. Las estructuras difieren en cuanto a sus objetivos últimos y los tipos de poder

empleados para alcanzarlos.

Las características comunes y únicas de las instituciones ejercen una influencia poderosa sobre cómo puede ser la

tecnología de información y como será empleada en ellas. Probablemente sea un error concluir que los sistemas de

Administración de Sistemas de Información Página 10

información tendrán ciertos impactos específicos sobre todas las instituciones, depende mucho de una gran cantidad

de otros factores no tecnológicos.

Niveles de análisis.

En todas las instituciones existen niveles, pero cada institución es distinta de las otras en términos de lo que son los

niveles, quien los ocupa, y que tareas se asignan a los distintos niveles. A los niveles de organización individual y de

grupo pequeño, los sistemas de organización se apegan a una tarea, puesto o proyecto individual.

A los niveles departamental o divisional, los sistemas de información tienen que ver con una función, un producto o

servicio particular de la empresa.

A los niveles institucionales, interinstitucionales y de redes de instituciones, los sistemas de información dan soporta a

productos, servicios y objetivos múltiples y facilitan las alianzas y la coordinación entre dos distintas instituciones o

grupos de éstas.

Cómo afectan las instituciones a los sistemas de información.

Las instituciones tienen un impacto en los sistemas de información debido a las decisiones tomadas por los

administradores y los empleados. Los administradores deciden sobre el diseño de los sistemas, también emplean la

tecnología de la información. Son quienes determinan quien construye y opera los sistemas y quienes proporcionan

los argumentos para construir los sistemas.

El papel que desempeñan los sistemas de información.

Las instituciones tienen un impacto directo sobre la tecnología de la información al tomar decisiones sobre como será

empleada y que papel desempeñará en la institución.

Las últimas cinco décadas han visto pasar cambios en las configuraciones técnicas y organizacionales de los

sistemas. Pasó de realizar unas cuantas funciones críticas en los años cincuenta a dar un servicio a lo ancho de la

empresa en los noventa.

El paquete de Cómputo.

El paquete de cómputo se compone de tres elementos distintos:

a) Una unidad formal de la institución, o la función llamada departamento de sistemas de información. El grupo

de sistema de información opera como un poderoso agente de cambio en la institución, sugiriendo nuevas estrategias

de negocios y nuevos productos con base en la información. La dimensión del departamento de sistemas puede variar

mucho, dependiendo de papel de los sistemas de información en la institución y del tamaño de la misma.

b) Especialistas de sistemas de información, como programadores, analistas de sistemas, líderes de proyecto

y los administradores de sistemas de información. También participan especialistas externos como fabricantes

consultores, fabricantes y proveedores de hardware.

c) La tecnología en sí, el software y el hardware. Por qué se construyen los sistemas de información.

Evidentemente las instituciones adoptan sistemas de información para ser mas eficientes, pero esta no es la única

razón. Los sistemas son construidos con la idea de eficiencia implícita, han alcanzado una importancia vital porque

permiten permanecer activos en los negocios Las instituciones han buscado los beneficios competitivos de los

sistemas. En otros casos los sistemas de información se construyen a causa de ambiciones de diversos grupos dentro

de la institución. En algunos casos se construyen a causa de los cambios ambientales en donde se incluyen los

cambios en las legislaciones gubernamentales

Pero es cierto que las instituciones adoptan los sistemas de información por dos factores:

a) Los factores ambientales. Son factores externos a la institución, que influyen en la adopción y el diseño de los

sistemas de información.

b) Los factores institucionales. Son factores internos de la institución, que influyen en la adopción de los sistemas

de información tales como control sobre los procesos de inventarios más estrictos.

Administración de Sistemas de Información Página 11

Impacto de los sistemas de información en las instituciones.

Algunos investigadores basan su trabajo en la microeconomía mientras que otros toman un enfoque conductual.

Teorías económicas.

Es el estudio de asignar los recursos escasos en mercados en donde operan miles de empresas competidoras.

La teoría más extendida de cómo la tecnología de información afecta a miles de empresas es el modelo

microeconómico. La tecnología de los sistemas de información se ve como un factor de la producción que puede

sustituir libremente capital y trabajo.

En teoría microeconómica la tecnología de información debería tener como resultado el decremento del número de

gerentes medios y de empleados a medida que la tecnología de información sustituye su trabajo.

La teoría del costo de las operaciones se basa en la noción de que una impresa incurre en costos cuando copra en

el mercado lo que ella misma no fabrica. Afirma que las empresas existen porque pueden efectuar operaciones en el

mercado internamente de manera más barata de lo que pueden hacerlo con empresas externas en el mercado. Las

empresas incrementan sus dimensiones para poder disminuir el costo de sus operaciones.

La tecnología de la información pudo ayudar a las empresas a bajar el costo de participación en los mercados,

haciendo que valiera la pena para las empresas contratar proveedores externos en vez de emplear fuentes internas

de abastecimiento.

La teoría de los agentes la empresa se contempla como un conjunto de contratos entre personas interesadas

personalmente en vez de cómo una entidad unificada de maximización de utilidades. Este factor introduce costo de

administración o costo de agentes. A medida que la empresa crece en tamaño los costos de operación crecen porque

los dueños deben gastar más. La tecnología de información, al reducir los costos de adquisición y de análisis de la

información, permite a las institución reducir sus costos globales de administraciónTeorías del comportamiento.

Las teorías conductivas tomadas de la sociología, psicología y la ciencia política describen el comportamiento de las

empresas y los administradores individuales.

De acuerdo con la teoría de la decisión y el control, la función de la institución es tomar decisiones bajo condiciones

de incertidumbre y riesgo. Los administradores nunca tienen la información y el conocimiento completo por lo que no

pueden analizar todas las alternativas, para lo cual deben incorporar a la estructura personal medio donde su función

se centralice en la toma de decisiones. La tecnología de la información podría suplir estas funciones permitiendo la

distribución de la información desde los niveles inferiores sin la intervención de ninguna gerencia. La teoría

sociológica afirma que las instituciones desarrollan estructuras burocráticas, jerarquizadas y procedimientos de

operación para enfrentar a los entornos inestables y que las instituciones no pueden cambiar las rutinas cuando

cambia el medio ambiente.

Las instituciones pueden decidir si centralizar o descentralizar el poder. Muchas instituciones buscan acumular

información sobre unidades operativas y desarrollar personal corporativo para propósitos de planeación y de control.

La teoría posindustrual afirma que la transformación de los países industriales avanzados hacia sociedades

posindustriales crea instituciones más planas dominadas por los trabajadores del conocimiento, en donde la toma de

decisiones es más descentralizada. La tencología de la información debe conducir hacia instituciones ligadas por

redes trabajando por fuerzas de tarea en donde los grupos de profesionistas se juntan por períodos de tiempo para

lleva a cabo una tarea específica.

La teoría cultural afirma que la tecnología de información debe encuadrarse dentro de la cultura de la institución o la

tecnología no será adoptada. La tecnología de información puede amenazar o bien apoyar a la cultura organizacional.

La teoría política describe a los sistemas de información como el resultado de la competencia política entre

subgrupos en las instituciones por la influencia sobre las políticas, procedimientos y recursos de la institución.

Resistencia al cambio de las instituciones.

La resistencia institucional es la causa de que muchos sistemas fracasen. Estas resistencias son:

- Las instituciones adoptan el cambio sólo cuando deben hacerlo, ellas no innovan a menos que exista un cambio

sustancial en el medio ambiente.

- Fuerzas sustanciales resistentes al cambio están arraigadas en las estructuras, valores y grupos de interés en la

institución.

- La innovación en la institución es difícil y compleja de alcanzar. Implica más que sólo la compra de tecnología.

Administración de Sistemas de Información Página 12

La tecnología no hará el trabajo por las personas, para que los sistemas de información trabajen adecuadamente es

necesario manejar el proceso de manera activa, ajustar la tecnología a la situación y aceptar la responsabilidad del

éxito y el fracaso.

Ningún sistema toma estos factores en cuenta. Los factores organizacionales centrales son:

- El medio ambiente

- La estructura organizacional

- La cultura y la política

- El tipo de institución

- El grado de apoyo y la comprensión de la alta dirección

- El nivel de la institución que opera el sistema

- Los principales grupos de interés afectado por el sistema

- Los tipos de tareas y decisiones que deben ser apoyados por el sistema

- Los sentimientos y actitudes

- La historia de la institución

Capítulo 5 – Toma de Decisiones

Introducción a la toma de Decisiones.

Niveles en la toma de decisiones

Existen cuatro categorías:

1. La toma estratégica de decisiones determina los objetivos, recursos y políticas de la institución. En esta categoría

surge el problema de la predicción del futuro de la institución y su entorno y ajustar las características de aquella a

éste.

2. La toma de decisiones para el control administrativo se refiere a qué tan eficaz y eficientemente se emplean los

recursos y qué tan bien se desempeñan las unidades operativas.

3. La toma de decisiones a nivel de conocimiento trata con la evaluación de nuevas ideas para los productos y

servicios, las maneras de comunicar nuevos conocimientos y formas de distribuir información.

4. La toma de decisiones para el control operativo determina como llevar a cabo las tareas específicas establecidas

por quienes toman decisiones a niveles de media y alta gerencia, la determinación de qué unidades en la institución

deberán llevar a cabo las tareas, estableciendo criterios para su conclusión y la utilización de los recursos y la

evaluación de los resultados.

Tipos de decisiones: estructuradas vs. no estructuradas

Para cada uno de estos niveles Simon clasificó las decisiones como no estructuradas a aquellas en las que quien

toma las decisiones debe proporcionar los criterios, la evaluación y los puntos de vista para la definición del

problema. Estos tipos de decisiones son nuevas, importantes y no rutinarias y no existe un procedimiento bien

aceptado para tomarlas. Las estructuradas son repetitivas, rutinarias e implican un procedimiento definido para

tomarlas de manera que no se las consideras nuevas a cada una.

Tipos de decisiones y tipos de sistemas

El personal operativo se enfrenta a problemas más o menos estructurados. Quienes hacen la planeación estratégica

hacen frente a problemas altamente no estructurados. Muchos de los problemas encontrados por los trabajadores del

conocimiento son también no estructurados. Sin embargo en cada nivel organizativo existen problemas estructurados

y no estructurados. Actualmente la mayoría de las excitantes aplicaciones ocurren en las áreas administrativas, del

conocimiento y de planeación estratégica, donde los problemas son semi o no estructurados.

Etapas en la toma de decisiones

Administración de Sistemas de Información Página 13

Simon (1960) describió cuatro etapas en la toma de decisiones:

1. La inteligencia implica identificar los problemas. Se recopila información para informar a los administradores qué tan

bien se desempeña la institución y para hacerles saber dónde se presentan los problemas. Los SIA pueden ser útiles

en el proceso de identificación.

2. En el diseño, la persona diseña las posibles soluciones a los problemas, propone alternativas, de manera que el

administrador decida si una solución en particular es o no apropiada. Los SSD son utilizados en esta etapa.

3. Selección, consiste en elegir entre las alternativas propuestas. En este caso, un administrador puede usar las

herramientas de información que calculen las consecuencias, costos y oportunidades proporcionadas por cada

alternativa. También se ayudan con los SSD

La implantación, los administradores pueden usar un sistema de información que emita informes rutinarios sobre el

progreso de una solución específica. El sistema también informará sobre algunas de las dificultades que surjan,

indicará restricciones a los recursos y podrá sugerir ciertas posibles acciones de mejora. Se apoyan en los SIA.

Resumen Capítulo 1

El reto de los sistemas de información

Definir un sistema de información.

La finalidad de un SIBC es captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y de sus

operaciones internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de la institución y a la torna de decisiones, a

la comunicación, coordinación, control y análisis y visualización. Los sistemas de información transforman los datos

puros en información útil mediante tres actividades básicas, alimentación, procesamiento y salida.

Explicar la diferencia entre cultura computacional y cultura de sistemas de información.

La cultura en sistemas de información requiere de la comprensión de las dimensiones de organización y

administración de los sistemas de información, así como de las dimensiones técnicas implicadas en la cultura

computacional.

Describir las necesidades de información de los diferentes niveles de la institución.

Para ser útiles, los SIBC deben reflejar fielmente los requerimientos de información de la institución. Deben satisfacer

las necesidades del nivel específico y de la función de la institución que deben de apoyar.

Los sistemas de nivel operativo deben hacer un seguimiento de las actividades diarias de la empresa. Los sistemas

de nivel de conocimientos apoyan la integración de nuevos conocimientos en toda la empresa; también existen para

manejar documentación. Los sistemas a nivel de administración apoyan las actividades de planeación, control y

seguimiento de los gerentes medios. Los sistemas de nivel estratégico apoyan a la planeación a largo plazo. Cada

especialidad funcional, como ventas, manufactura, contabilidad, finanzas y recursos humanos en general tienen los

cuatro tipos de sistemas.

Explicar por qué los sistemas de información son tan importantes hoy día.

En general, existe una necesidad mayor para planear la arquitectura global de información de la institución. Las clases

de sistemas construidos hoy en día son más importantes para el desempeño global de la institución, en especial en la

economía tan altamente globalizada y basada en la información; las tecnologías son más poderosas y más difíciles de

implantar, y las nuevas aplicaciones requieren de una interacción entre los expertos técnicos profesionales y la

administración general.

Identificar los enfoques conceptuales más importantes para los sistemas de información.

Existen enfoques técnicos y conductuales para el estudio de los sistemas de información. Ambas perspectivas pueden

combinarse en un enfoque sociotécnico de los sistemas.

Identificar los principales retos de administración para la construcción y uso de sistemas de información en la

institución.

Existen cinco retos claves de tipo administrativo para construir e implantar sistemas de información:

1) diseñar sistemas que sean competitivos y eficientes

2) entender los requerimientos del sistema dentro de un entorno global de negocios

Administración de Sistemas de Información Página 14

3) crear una arquitectura de información que dé soporte a las metas de la institución

4) determinar el valor en negocios del sistema y

5) diseñar sistemas que las personas puedan controlar, entender y usar de una manera ética y responsable.

Resumen Capítulo 2

Ejemplos de sistemas de información

Uso de vocabulario y símbolos para describir los sistemas de información

La racionalización de los procedimientos facilita los procedimientos normales de operación de manera que puedan

maximizar las ventajas de la computarización y que los sistemas de información puedan trabajar más eficientemente.

El almacenamiento en línea se refiere a un archivo de información que la computadora y el usuario pueden accesar de

inmediato. Una base de datos es una colección de archivos a los que el usuario puede tener acceso. La tecnología de

éstos y otros dispositivos de almacenamiento será descrita en capítulos posteriores.

Los símbolos más comunes para representar gráficamente los sistemas de información son los símbolos para los

dispositivos de entrada (teclado, dispositivo digitalizador), para los dispositivos de procesamiento; y para los

dispositivos de salida (pantalla en línea, impresora). Se puede representar a los sistemas de información usando estos

símbolos junto con los de enlaces de telecomunicaciones y de almacenamiento (cinta magnética, disco magnético y

disco óptico).

Distinción entre el procesamiento por lotes y en línea

En el procesamiento por lotes, las operaciones se acumulan y se almacenan en grupo hasta el momento en que

resulta deficiente o necesario procesarlos. En el procesa miento en línea, el usuario alimenta las operaciones en un

dispositivo directamente conectado al sistema de cómputo. En general, las operaciones se procesan de inmediato.

Identificación de los seis tipos de sistemas de información en las instituciones

Existen seis clases principales de sistemas de información en las instituciones actuales:

1) los sistemas de procesamiento de operaciones (SPO) al nivel operativo;

2) Sistemas del trabajo de conocimiento (STC);

3) Sistemas de automatización en la oficina (SAO) al nivel de conocimientos; 4)

4) Sistemas de información para la administración (SIA);

5) Sistemas para el soporte a decisiones (SSD) al nivel gerencial; y,

6) Sistemas de soporte a gerencial (SSG) al nivel estratégico.

Los seis tipos de sistemas están diseñados para diferentes propósitos y para diferentes personas. Los sistemas de

procesamiento de operaciones (SPO) realizan y registran las operaciones diarias de rutina que son necesarias para la

operación del negocio. También producen información para los otros sistemas. Muchas instituciones hoy día

quedarían paradas si fallara su SPO tan sólo un día o aun horas. Ejemplos de estos sistemas son los usados para el

procesamiento de pedidos, las reservaciones en una línea aérea y el sistema de nómina.

Los sistemas a nivel de conocimiento dan soporte a las personas que trabajan en oficina, como administradores o

profesionales. Consisten en sistemas de automatización para oficina para el incremento de la productividad de los

trabajadores de la información (procesadores de palabra, edición de escritorio, almacenamiento de documentos,

transcripción por facsímil, correo electrónico, videoconferencias) y los sistemas de trabajo de conocimiento para

estimular la productividad de los trabajadores del conocimiento (estaciones de trabajo profesionales, graficadores,

modelos analíticos, preparación de documentos y comunicación). Los sistemas de trabajo de conocimientos están

ligados estrechamente a los otros sistemas en la empresa.

Los sistemas de administración (SIA y SSD) proporcionan al nivel de control de la administración informes y accesos

al continuo desempeño de la institución y a sus registros históricos. La mayoría de los informes emitidos por el SIA

condensan información de los SPO y no son muy analíticos. Los sistemas de soporte de decisiones (SSD) dan apoyo

a las decisiones de administración cuando éstas son únicas, rápidamente cambiantes y no están previamente

especificadas. Tienen más modelos analíticos que los SIA y con frecuencia obtienen su información de fuentes

externas al igual que internas.

Administración de Sistemas de Información Página 15

Los sistemas de soporte a ejecutivos (SSE) dan apoyo al nivel estratégico al proporcionar un ambiente generalizado

de computación y de comunicaciones para apoyar la toma de decisiones al nivel directivo. Cuentan con limitadas

posibilidades de análisis pero pueden producir un software muy sofisticado de gráficas y recurrir a muchas fuentes

externas e internas de información.

Análisis de la relación entre los distintos sistemas de información

Los distintos tipos de sistemas en la institución intercambian información. Los SPO son las principales fuentes de

información para otros sistemas, en especial los STA y los SSD. Los SSE son principalmente receptores de

información de los sistemas de niveles inferiores.

Los distintos sistemas de una institución sólo están ligeramente integrados. No existe un sistema único global que

coordine todos los sistemas. En la mayoría de instituciones, las necesidades de información de las distintas áreas

funcionales y los niveles institucionales están demasiado especializadas para ser atendidas por un sistema único. Sin

embargo, es deseable y a menudo esencial para la empresa integrar la información de distintos sistemas. Desarrollar

lazos entre los sistemas es costoso, pero también lo es la falta de lazos suficientes.

Resumen Capítulo 3

Sistemas estratégicos de información

Explicar por qué ahora la información se considera un recurso estratégico.

Anteriormente, la información se consideraba como una molestia burocrática y una herramienta limitada a la toma de

decisiones por parte de los niveles administrativos. En la actualidad, los sistemas de información pueden incrementar

tan dramáticamente la productividad y la eficiencia de una empresa que la información es contemplada como un arma

contra la competencia y un recurso estratégico.

Definir que es un sistema estratégico de información.

Los sistemas estratégicos de información cambian las metas, operaciones, productos, servicios o relaciones con el

entorno de las instituciones para ayudarlas a obtener ventajas contra la competencia.

Describir cómo los modelos de las fuerzas de la competencia y de la cadena de valor pueden emplearse para

identificar oportunidades para los sistemas estratégicos de información.

Los modelos de la cadena del valor y de las fuerzas de la competencia ayudan a identificar las áreas de la empresa

en donde los sistemas de información pueden proporcionar una ventaja estratégica. El modelo de las fuerzas de la

competencia describe una cantidad de amenazas y oportunidades externas a las que las empresas se enfrentan y que

deben contrarrestar con estrategias competitivas. Los sistemas de información pueden desarrollarse para detener a

quienes incurren por primera vez en el mercado, contra la presión de los productos substitutos, el poder de

negociación de los compradores, el poder de negociación de los proveedores y el posicionamiento de los

competidores tradicionales del sector.

El modelo de la cadena de valor destaca actividades específicas en la empresa donde mejor pueden aplicarse las

estrategias competitivas y en donde los sistemas de información pueden tener un impacto estratégico. Este modelo

contempla a la empresa corno una serie o una “cadena” de actividades básicas que añaden un margen de valor a los

productos o servicios de la empresa. Los sistemas de información pueden tener un impacto estratégico en las

actividades que añaden el mayor valor a la empresa.

Describir cómo los sistemas de información contribuyen a los cuatro tipos de estrategias que las empresas

pueden seguir.

Los sistemas de información pueden ayudar a que las empresas persigan las cuatro estrategias competitivas básicas:

Los sistemas de información pueden ser usados para desarrollar nuevos nichos de mercado; pueden capturar a los

clientes y provee dores al subir el costo del cambio; pueden proporcionar productos y servicios únicos; pueden ayudar

a que las empresas proporcionen productos y servicios a menor costo al reducir los costos de producción y

distribución.

Explicar por qué los sistemas estratégicos de información son tan difíciles de producir y mantener.

No con todos los sistemas estratégicos se tiene una utilidad; pueden ser caros y riesgosos en su construcción.

Muchos sistemas estratégicos de información son fácilmente copiados por otras empresas, de manera que la ventaja

Administración de Sistemas de Información Página 16

estratégica no siempre puede conservarse. La implantación de sistemas estratégicos a menudo implica un gran

cambio organizacional y una transición de un nivel sociotécnico a otro. Tales cambios se llaman transiciones

estratégicas y son con frecuencia difíciles y dolorosas de llevarse a cabo.

Resumen Capítulo 4

Los sistemas de información y las instituciones

Describir las características sobresalientes de las instituciones.

Todas las ir modernas son jerárquicas, especializadas e imparciales. Emplean procedimientos explícitos

estandarizados de operación para maximizar la eficiencia. Todas las instituciones tienen su propia cultura y sus

políticas, que surgen de las diferencias de los distintos grupos de interés. Las instituciones tienen diferencias en

cuanto a sus metas, grupos a los que sirven, roles sociales, estilos de liderazgo, incentivos, medio ambiente que las

rodea y tipos de tareas que llevan a cabo. Estas diferencias crean los distintos tipos de estructuras organizacionales.

Minzberg clasificó las operaciones en cinco tipos de estructuras: la estructura simple de inversión, la máquina

burocrática, la burocracia divisionalizada, la burocracia profesional y la adhocracia.

Explicar el papel cambiante de los sistemas de información dentro de la institución.

Los sistemas de información computarizados están apoyados en las instituciones por un “paquete de cómputo” que

consiste en una unidad de organización formal o departamento de sistemas de información, especialistas de sistemas

de información y tecnología de cómputo. Los papeles de los sistemas de información y del paquete de cómputo en la

institución se han hecho cada vez más críticos para las operaciones diarias y para la toma de las decisiones

estratégicas.

Comparar modelos para la descripción de los sistemas en la institución. Las instituciones adoptan los sistemas de

información por razones externas ambientales, como incrementar la competencia, o para responder a los cambios en

las reglamentaciones gubernamentales y por razones internas o institucionales, como promover los valores o

intereses de la alta dirección.

Identificar las principales teorías sobre las instituciones que permiten comprender sus relaciones con los

sistemas de información.

Las teorías que describen la relación entre los sistemas de información y las instituciones pueden clasificarse en las

basadas en modelos económicos o de comportamiento de la empresa. Las teorías basadas en los modelos

económicos de la empresa incluyen al modelo microeconómico, la teoría de los costos de las operaciones y la teoría

de los agentes. Las teorías basadas en los modelos conductuales de la empresa incluyen la teoría sobre la decisión y

control, la teoría sociológica, la teoría posindustrial, las teorías culturales y las teorías políticas.

Discutir el impacto de los sistemas de información en la estructura organizacional, en la cultura, los procesos políticos

y la administración. El impacto de los sistemas de información en las instituciones no es unidireccional. Los sistemas

de información y las instituciones en donde se usan interactúan y se influyen mutuamente. La introducción de un

nuevo sistema de información afectará a la estructura organizacional, las metas, diseño del trabajo, los valores, la

competencia entre los grupos de interés, a la toma de decisiones y el comportamiento diario. Al mismo tiempo, los

sistemas de información deben ser diseñados para servir a las necesidades de grupos importantes de instituciones, y

serán conforma dos por la estructura, tareas, metas, cultura, políticas y administración de la institución. El poder de los

sistemas de información para transformar radicalmente a las instituciones al aplanar las jerarquías institucionales no

se ha demostrado aún para todos los tipos de instituciones.

Describir las implicaciones institucionales para el diseño e implantación de los sistemas.

Las características sobresalientes de las instituciones que deben ser tocadas por los sistemas de información incluyen

a los niveles organizacionales, estructuras organizacionales, tipos de tareas y decisiones, la naturaleza del apoyo

administrativo y los sentimientos y actitudes de los trabajadores que emplearán, al sistema. La historia y el entorno de

la institución deberán también de ser considerados.

La implantación de un nuevo sistema de información es a menudo más difícil de lo que se prevé, a causa de los

requerimientos de cambio organizacional. Como los sistemas de información potencialmente cambian las dimensiones

importantes de la institución, incluyendo a la estructura, cultura, relaciones de poder y actividades de trabajo, a

menudo se tiene una resistencia considerable a los nuevos sistemas.

Administración de Sistemas de Información Página 17

Resumen Capítulo 5

Administración de la información y toma de decisiones

Contrastar los modelos clásico y contemporáneo de las actividades y funciones de la administración.

Los modelos clásicos de administración se plasmaban en las funciones de planeación, organización, coordinación,

decisión y control. La investigación actual ha examinado el comportamiento real de los administradores para mostrar

cómo los administradores hacen que las cosas ocurran.

Mintzberg encontró que las actividades reates de los administradores están altamente fragmentadas, son variadas y

de duración muy corta, moviéndose de una cuestión a otra de manera rápida e intensa. Otras investigaciones

conductuales han encontrado que los administradores pasan un tiempo considerable tratando de cumplir con sus

programas y metas personales y que evaden totalmente la toma de decisiones grandiosas y avasalladoras.

Describir los niveles tipos y etapas de la toma de decisiones.

La torna de decisiones en una institución puede clasificarse de acuerdo con el nivel organizacional: estratégicas, de

control administrativo, de conocimiento y de control operativo.

Las decisiones pueden ser estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas, con las del primer tipo, ubicándose

en el nivel operativo de la institución y las últimas al nivel de planeación estratégica. La naturaleza y el nivel de toma

de decisiones son factores importantes para la construcción de los sistemas de información para los administradores.

La toma de decisiones en sí es una actividad compleja a los niveles individual e institucional. Simon describe cuatro

etapas fundamentales en la toma de decisiones:

1) inteligencia, 2) diseño, 3) selección y 4) implantación.

Identificar los modelos para describir a la toma de decisiones individual e institucional.

Los modelos racionales de toma de decisiones suponen que los seres humanos pueden escoger alternativas y

consecuencias basándose en la prioridad de sus objetivos y metas. El riguroso modelo racional de la torna de

decisiones a nivel individual ha sido modificado por la investigación conductual que sugiere que la racionalidad está

limitada. Las personas “satisfacen”, “escarban” las decisiones de manera incrernental o seleccionan alternativas

sesgadas por su estilo cognoscitivo y su marco de referencia.

Los modelos institucionales de torna de decisiones ilustran que la verdadera toma de decisiones dentro de la

institución tiene lugar en arenas donde operan muchas fuerzas psicológicas, políticas y burocráticas. Luego, la toma

de decisiones a nivel institucional puede no necesariamente ser racional. El diseño de los sistemas de información

debe adaptarse a estas realidades, reconociendo que la toma de decisiones nunca ha sido un proceso sencillo.

Explicar cómo los sistemas de información pueden ayudar a los administradores en su toma de decisiones.

Si los sistemas de información se construyen adecuadamente, pueden dar apoyo a la toma de decisiones a nivel

personal e institucional. Hasta ahora, los sistemas de información han sido de la mayor utilidad para los

administradores en la realización de sus funciones de información y decisión; los mismos sistemas han sido de valor

muy limitado para las funciones impersonales de los administradores. Los sistemas de información que son menos

formales y altamente flexibles serán de ñ utilidad que los sistemas grandes y formales en niveles institucionales más

elevados.

El diseño de sistemas de información debe adaptarse a estas realidades. Los diseñadores deben reconocer que la

toma de decisiones no es nunca un proceso sencillo. Los sistemas de información pueden ayudar mejor a los

administradores y a la toma de decisiones si son flexibles, con modelos analíticos e intuitivos múltiples para evaluar

los datos y la capacidad de dar soporte a una gran variedad de estilos, habilidades y conocimientos.

...