Instrumentos de Recopilación de información .

3.5.1 Instrumentos de Recopilación de información

La principal actividad de un auditor, sin importar el tipo de auditoría que realice, es la recopilación de información sobre el aspecto que va a auditar, pues concentra y tabula esa información en cuadros y estadísticas, analiza sus resultados y emite un juicio sobre el aspecto que evaluó.

Para FYMSA, una auditoria es algo esencial para su progreso en la compra y venta de materiales para la construcción; es la manera de identificar los hallazgos dentro y fuera de la empresa, los cuales se tienen que resolver. Para la auditoria se tienden a utilizar 3 herramientas para la identificación de errores en la empresa:

Entrevistas.

Una de las técnicas más utilizada es la entrevista, ya que a través de ésta se obtienen información de las diferentes áreas de la empresa, además permite obtener guías que serán importantes para su trabajo, e incluso, se encuentran tips, que permiten conocer más sobre los puntos que se puede evaluar o debe analizar.

Observación

Una de las técnicas más utilizadas para examinar los diferentes aspectos que repercuten en el funcionamiento de la empresa, es la aplicación de diversas técnicas y métodos de observación que permiten recolectar directamente la información necesaria sobre el comportamiento de cualquier área de FYMSA.

Inventarios

Esta forma de recopilación de información consiste en hacer un recuento físico de lo que se está auditando, a fin de saber la cantidad existente de algún producto en una fecha determinada y compararla con la que debería haber según los documentos en esa misma fecha. En FYMSA este método consiste en comparar las cantidades reales existentes con las que debería haber para comprobar que sean iguales o, en caso contrario, para resaltar las posibles diferencias e investigar sus causas.

3.5.3 Herramientas Automatizadas para Auditoria

Para FYMSA, administrar los recursos tangibles e intangibles es algo sumamente importante, es por eso que la organización alguna de sus actividades se realizan de forma automatizada, utilizando una herramienta que les permite el control total de sus funciones internas, actualizándose constantemente e interactuando de forma segura con el personal distinto de cada área.

Bitrix24

Es una plataforma completa de herramientas de colaboración social, de comunicación y de gestión para FYMSA. En concreto, se trata de un conjunto de herramientas integradas que servirán para gestionar la empresa de forma conjunta y colaborativa, aunando en un solo lugar una intranet corporativa, una red social, un gestor de tareas y proyectos, gestión documental, un servicio de almacenamiento en la nube, calendario integrado con el gestor de tareas, un completo servicio de correo electrónico, chat y video llamada y un CRM.

El funcionamiento de Bitrix24 es muy sencillo y está basado en una plataforma web estructurada a modo de red social colaborativa en la que todos los integrantes tienen funciones asignadas y accesos/derechos a los determinados lugares de la red.

Una vez dentro veremos que a lo primero que se accede es a nuestro Flujo de Actividad donde, a modo de red social, se refleja todo lo relacionado con el personal. Asimismo, encontraremos todas las conversaciones en chat que tengamos, que además quedan guardadas en el sistema, por lo que se pueden realizar búsquedas muy completas sobre ellas. Estas conversaciones, que pueden ser en grupo, pueden realizarse a modo de clásico chat o videoconferencia.

Por otro lado, con Bitrix24 se cuenta con un completo gestor de tareas y proyectos calendarizado. Este gestor, se encuentra totalmente integrado en los grupos de trabajo y nos permite llevar un perfecto control de proyectos con herramientas que van desde diagramas de Gantt, gestión de cargas de trabajo, participación de colaboradores externos, informes de desempeño, etc.[pic 1]

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