Manual del programa de Excel 2010

PR IMER O S P AS O S

En esta primera guía se presenta el programa Excel 2010 y se recorren sus principales características elementales. Muchas de ellas se volverán a estudiar en posteriores

guías.

CONT EN ID O

Primeros pasos ............................................................................................................. 1

Inicio del Excel ........................................................................................................... 2

Cinta de opciones ................................................................................................... 3

Barra de acceso rápido ........................................................................................... 3

Estructura de una Hoja de Cálculo .......................................................................... 4

Vista backstage....................................................................................................... 5

Movimientos del cursor ............................................................................................. 6

Con el ratón ............................................................................................................ 6

Con el teclado ......................................................................................................... 6

Vistas ......................................................................................................................... 7

Celda activa ............................................................................................................... 7

Referencia de una celda............................................................................................. 8

Formato de una celda ................................................................................................ 9

Fuente .................................................................................................................... 9

Bordes .................................................................................................................... 9

Relleno ................................................................................................................. 10

Alineación............................................................................................................. 10

Proteger ............................................................................................................... 10

Números............................................................................................................... 10

Botones de formato.............................................................................................. 11

Borrado de celdas .................................................................................................... 11

Edición del contenido de una celda.......................................................................... 12

Operaciones con archivos ........................................................................................ 12

I NI C I O D EL EX C EL

Si tienes un icono del programa Excel en el escritorio, basta con que hagas un doble clic sobre él para iniciarlo. Si no, sigue la ruta: Inicio – Programas – Microsoft Office – Microsoft Excel 2010. Obtendrás una ventana con un contenido similar al de la imagen.

Barra de acceso rápido Cinta de opciones Área de trabajo

Pestañas de hojas Barra de estado Zoom

C I N TA D E OP C I ON ES

En Office 2010 se ha conservado la Cinta de opciones, que es la zona superior de la pantalla en la que están alojados multitud de botones y opciones. Esta cinta cambia su contenido a voluntad del usuario o automáticamente. Esos contenidos reciben el nombre de Fichas, y contienen los comandos alojados en rectángulos llamados Grupos. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Algunas fichas o barras de herramientas sólo se muestran cuando es necesario, como la barra Herramientas de imagen que sólo se abre cuando se selecciona una imagen.

En la parte inferior de cada grupo puede aparecer un pequeño botón con la imagen de una flecha. La llamaremos “flecha” del grupo correspondiente.

La ficha más importante es la de Inicio. Observa los grupos que contiene:

Portapapeles – Fuente – Alineación – Número – Estilos – Celdas – Modificar.

Algunos grupos, como Fuente o Párrafo contienen una pequeña flecha abajo a la izquierda para acceder a las ventanas clásicas que se abrían en la versión 2003.

Ve señalando las cabeceras de la cinta de opciones Inicio, Insertar, Diseño de página, etc. para que vayas encontrando todos los comandos en su nueva ubicación. También se pueden cambiar con la rueda del ratón

B A R R A D E A C C ES O R Á P I DO

En la parte superior de la pantalla puedes ver la Barra de acceso rápido, en la que se sitúan algunos de los comandos que se usan con más frecuencia: Guardar, Deshacer, Libro nuevo,…

Esta barra se puede personalizar. Para ello puedes pulsar sobre la pequeña flecha de su derecha y abrir el catálogo de comando que puedes incorporar. Si no están los que te

interesan puedes elegir “Más comandos”

Otra característica de esta versión es que se ha aumentado el contenido de los menús desplegables obtenidos con el botón derecho. Ahora, además de los usuales aparece una pequeña ventana con las operaciones de formato más frecuentes: fuentes, decimales, porcentajes, etc.

Si tienes la costumbre de acceder a los menús con el teclado en lugar de usar el ratón, también puedes lograrlo ahora. Pulsa la tecla Alt y aparecerán arriba las teclas que te dan acceso a las distintas fichas.

En la imagen puedes observar las teclas que permiten acceder con Alt a las distintas fichas y comandos. Después se puede anular el acceso pulsando de nuevo la tecla Alt.

La cinta de opciones se puede personalizar, cambiando el orden y los contenidos de los grupos, pero no lo desarrollaremos aquí. Con el botón derecho pulsado sobre la cinta se puede elegir esa opción

ES TR U C TU R A D E U N A H O J A D E C Á L C U L O

Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas están rotuladas con números desde 1 hasta 1.048.576 filas, y las columnas (hasta 16.000 columnas) con letras simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así hasta la última columna que se nombra con las letras XFD.

Cada celda se nombra mediante su fila y columna. Así por ejemplo la celda B4 será la situada en la fila 4 y columna B.

Los rótulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un rótulo se

seleccionará toda la columna o fila. Una celda se selecciona al pulsar sobre la intersección del rótulo de su fila y el de su columna. Si pulsas sobre la esquina superior izquierda del área de trabajo se seleccionará toda la hoja.

Un libro de Excel en realidad se compone de varias hojas. Señala las distintas pestañas que figuran en la parte inferior de la pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. para verlas todas.

En esta versión 2010 se puede cambiar el color de las pestañas que poseen las hojas en la parte inferior. Señala una pestaña, pulsa el botón derecho del ratón y pide “Color de etiqueta”. En la imagen puedes ver cómo quedan.

Recorre cualquier hoja mediante las barras de desplazamiento (horizontal y vertical), con las teclas de AvPág. y RePág. o con las cuatro teclas de flecha de cursor. Aprende también a señalar directamente cualquier celda con el ratón.

Si pulsas simultáneamente las teclas Ctrl y una de esas cuatro flechas, llegarás a los límites de la hoja, la fila 1.048.576 y la columna XFD.

V I S TA B A C K S TA G E

El botón de Office ha sido sustituido por la entrada Archivo, que abre la Vista backstage, a la que podemos traducir por ”interioridades” o “tramoya”, porque contiene todas las operaciones que no actúan sobre el área de trabajo.

Entre ellas están las opciones de Archivo (Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir...), y otras como

Reciente: Aloja la lista de

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