PROCESO DE AUTOMATIZACIÓN DE VENTAS EN UNA EMPRESA AUTOMOTRIZ

FACULTAD DE INGENIERIA, ARQUITECTURA Y URBANISMO

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

Informe : PROCESO DE AUTOMATIZACIÓN DE VENTAS

EN UNA EMPRESA AUTOMOTRIZ

Integrantes : Tocto Segura, Gabino Alexander

Asignatura : Algoritmo y Estructura de Datos.

Docente : Ing. Elizabeth Calderón Tavara

Lugar y

Fecha de 17/12/09

Presentación : Universidad Señor de Sipan

2009

RESUMEN

Ri–Car es una empresa automotriz dedicada a la venta de accesorios y servicios para autos, en la actualidad esta empresa ah crecido y ahora consta con varias sucursales en Chiclayo y en la Zona Norte, es por este motivo que hemos visto la necesidad de implementar un sistema computarizado que para este caso nos dedicaremos al Área de Ventas; motivo por el cual se esta realizando el presente informe para “AutoBoutique Ri-Car”.

En este caso como se dice en el párrafo anterior, estamos trabajando lo que es al área de ventas dicha área en la actualidad se encuentra en una constante descoordinación, ya que al momento de que el usuario llega a solicitar algún producto o efectuar una compra, el contacto que tiene con el asistente de venta, no es muy oportuna ni 100% confiable, este1 ultimo recepsiona lo solicitado verifica si se encuentra disponible e informa las características del producto o servicio si es que dispone, siendo un proceso demasiado largo en cuanto a tiempo. Por el motivo de que otro usuario venga y desea realizar una compra más grande o similar al anterior, y esto podría traer congestión al momento de la atención. Cuando el cliente ya aiga aceptado el producto o servicio recién pasa al llenado de la Boleta o Factura y como se mencionan anteriormente todo esto toma un tiempo prudencial.

El presente proyecto se esta elaborando con fines de mejorar su sistema de ventas en dicha empresa, ya que en base a lo estudiado hemos encontrado la mejora a estos problemas al utilizar un sistema computarizado para llevar a cabo un mejor control administrativo con respecto a las ventas y servicios, por que el proceso actual es de una manera manual, y por lo tanto la empresa esta en un constante cambio y desarrollo es recomendable hacer el cambio respectivo de sistema de venta.

Durante todo el proceso de recopilación y levantamiento de información, hemos encontrado que muchos de los procesos que se usa en la actualidad son demasiados engorrosos, por consiguiente causa lentitud y una exactitud de un 60%, tanto en la información que se da al cliente como en la ubicación de los producto, de igual forma un 0.5% de error en los llenados ya sea de boleta o factura. Una solución y mejora a estos problemas es la implementación de un sistema computarizado que se encargue del control de ventas, sistemas que en la actualidad son utilizadas por diversas empresas tanto empresas grandes como pequeñas

INDICE

1.- INTRODUCCION Y OJETIVOS Pág. 4

1.1.- Datos de la Empresa Pág. 5

1.2.- Referencia sobre Proveedores y Clientes Pág. 5

1.2.1.- Proveedores: Pág. 5

1.2.2.- Clientes: Pág. 5

1.3.- Solución Problemática Pág. 5

1.4.- OBJETIVOS Pág. 6

1.4.1.- Objetivo General Pág. 6

1.4.2.- Objetivo Especifico Pág. 6

2.- PROCEDIMIENTO Pág. 6

2.1 Visitas de coordinación a la empresa Ri-Cara. Pág. 6

2.2 Entrevista con las personas involucradas al área. Pág. 6

2.3 Levantamiento de la información de los procesos Pág. 7

específicos de la venta en la Actualidad. Pág. 7

3.- RESULTADOS Pág. 7

3.1.- Comparación entre sistema actual y el propuesto Pág. 7

3.2.- Pasos a considerar para elaborar el Pseudocódigo Pág. 8

3.3.- Propuesta de Algoritmo para la automatización del Pág. 8

Área de Ventas Pág. 8

4.- CONCLUSIONES Pág. 8

5.- RECOMENDACIONES Pág. 9

6.- REFERENCIAS Pág. 9

7.- APENDICES Pág. 10

Anexo 001 (Resumen de la relación de preguntas) Pág. 10

Anexo 002 (Modelo de Boleta) Pág. 11

Anexo 003 (Modelo de Factura) Pág. 12

Anexo 004 (pseudocódigo Propuesto) Pág. 13

1.- INTRODUCCION Y OJETIVOS

En el mundo actual donde la tecnología día a día va creciendo e innovándose y donde ya no es extraño escuchar y aplicar el término de globalización, es donde las empresas sea del rubro que sea son más competitivas y se nota la necesidad de implementar un sistema computarizado. A estos cambios no escapa Ri-Car que es una empresa que nace aproximadamente antes del año 2000, en la calle “Luís Gonzáles” dedicándose desde sus inicios en la venta de accesorios y autopartes, en la actualidad cuenta con diferentes sucursales en la ciudad de Chiclayo, así como también cuenta con una sucursal en la ciudad de Trujillo, trabajan bajo un lema: Servicio, Seguridad y Garantía al Cliente, méritos que han contribuido a ser reconocidos como la mejor empresa de autopartes del Norte, al ofrecer los último en tecnología en audio, Tuning, accesorios, seguridad Alfa, siempre con precios competitivos y de las mejores marcas.

Cabe mencionar que dentro de una empresa uno de las áreas importantes es el de ventas por ese motivo es que presentamos este proyecto, decimos que es importante ya que se enlaza con todas la áreas y es donde s e ve la importancia de poner o adecuar un sistema que de la confianza y la seguridad en el manejo de información.

Ri-car en la actualidad maneja su sistema de ventas de la siguiente manera: Principalmente usan un sistema manual, el cual hace que los pedidos y los productos sean un poco mas desequilibrado en el caso que a veces no se tiene un debido control, ya sea por el exceso de clientes o falta de productos, y esto hace que la forma de automatización manual sea mas ineficaz comparada con que fuera un sistema computarizado, que daría un orden exacto en lo que se menciono anteriormente.

Los supuestos problemas que afronta actualmente Ri-car se están basando en lo que son los datalles de productos, la distribución y algunas otras confusiones ya sea en el servicio o papeleo interno, la cual esto tamben conlleva a la parte del llenado de boletas o facturas. Cosas que se solucionarían con un sistema computarizado.

1.1.-Datos de la Empresa

TEMA : Proceso de Automatización de Ventas en una Empresa Automotriz

Empresa : Ri - Car

Razón Social : RICAR AUTOBOUTIQUE SAC

Gerente General : Alban Nieves Ricardo Antonio

Dirección : Call. Lora y Lora Nro. 450

Distrito/Ciudad : Chiclayo

Provincia : Chiclayo

Departamento : Lambayeque

Línea a que se Dedica : Auto boutique - Venta Partes, Piezas, Accesorios.

RUC : 20479577618

1.2.-Referencia sobre Proveedores y Clientes

1.2.1.-Proveedores:

Ri-Car en la actualidad algunos de sus productos los importa de forma directa el resto de productos los adquiere ya sea desde el ámbito local o por distribuidores de lima.

1.2.2.-Clientes:

Actualmente Ri-car cuenta con clientes de la localidad llámese Chiclayo, Lambayeque, Ferreñafe e incluso cuenta, con clientes provenientes de la ciudad de Trujillo, Piura, Cajamarca. También cuenta con clientes de localidades más alejadas pero en menor proporción.

1.3.-Solución Problemática

Propuesta para la automatización de ventas de la Empresa Automotriz RI CAR

De acuerdo con el levantamiento de la información y los documentos que están involucrados en el proceso actual, llegamos a la conclusión que el actual proceso de ventas esta bien pero con limitaciones que con un proceso automatizado mejoraría en todos sus aspectos.

Todo este proceso se va a automatizar con un sistema computarizado para tener una información oportuna y confiable, de los productos y servicio que se requieran ya que esta estará enlazada con almacén y con área de servicio, de tal forma que se podrá elaborar una boleta o factura en forma precisa.

De igual forma el cliente tendrá la información exacta del producto o servicio que brinda la empresa.

Por ultimo para la elaboración de la boleta o factura se tendrá con exactitud el o los nombres de productos que ira, así como su o sus respectivos precios de igual forma si es que se haya solicitado alguno de los servicios que presta la empresa, incluso alguna modificación del cliente se ara antes de imprimir la boleta o factura errores que cometen en la actualidad por ser sistema manual.

1.4.- OBJETIVOS

1.4.1.- Objetivo General

Llegar a cumplir todas las expectativas que la empresa requiera y algunas más, mediante la automatización computarizada en lo que se refiere a todo el sistema de ventas, desde sus inicios que es el contacto con el cliente hasta

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