PROCESO DE COMPRAS
mbenavidesSíntesis25 de Julio de 2014
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TALLER 7 PROCESO DE COMPRAS
OBJETIVO:
Organizar mediante un proceso lógico las actividades que podrían componer el proceso de compras.
METODOLOGÍA:
1. Utilizando el formato que a continuación se indica establecer el respectivo proceso, mediante una secuencia lógica, de la misma manera escriba el responsable respectivo de cada paso.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
(Producto – Insumo) RESPONSABLE POR
CADA ACTIVIDAD
1. Estudio de factibilidad. Área Requirente
2. Aprobación del estudio de factibilidad. Responsable del área requirente
3. Elaboración de la especificación técnica o TDR. Área requirente
4. Aprobación de partida presupuestaria Responsable del área financiera
5. Aprobación para realización de pliegos Máxima Autoridad o su delegado
6. Elaboración del Pliego de Compra Área jurídica
7. Aprobación para la publicación en el portal de Compras Públicas Máxima Autoridad o su delegado
8. Publicación de los pliegos en el portal de Compras Públicas Administrador del portal (área financiera)
9. Procedimiento de contratación pública seleccionado:
a. Preguntas y respuestas
b. Recepción de ofertas
c. Calificación de ofertas
d. Puja si fuera el caso.
e. Negociación si fuera el caso.
f. Adjudicación Comisión de contratación, definida por la máxima autoridad.
10. Firma de contrato con el oferente ganador Máxima Autoridad de la empresa requirente – Representante legal del oferente ganador.
TALLER 8 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS
OBJETIVO:
Caracterizar el proceso de compras.
METODOLOGÍA:
Utilizando el proceso de compras del anterior taller, realizar la caracterización o descripción del proceso de compras de la empresa seleccionada.
La caracterización debe contener principalmente los siguientes puntos:
• Nombre del proceso.
o Gestión de Compras y manejo de Inventario
• Objetivo.
o Garantizar de forma permanente el suministro de bienes y servicios tangibles e intangibles para garantizar el buen funcionamiento del proceso.
• Entradas.
o Base de datos de Proveedores
o Propuestas, Cotizaciones
o Producto o bien
o
• Salidas.
o Listado de Proveedores frecuentes
o Listado de productos e insumos
o Plan de compras
o Formato de Liquidación de compra
o Informe de existencias
• Proveedores.
o Compras y manejo de inventarios
o Proveedores Externos
• Clientes.
o Personal interno
o Unidades Internas
o Contabilidad
o Tesorería
• Responsables.
o Administrador de Compras
o Asistente de Bodega
o Asistente de Contabilidad
• Documentos.
o Solicitud de compra
o Orden de compra
o Listado de stock
o Listado de proveedores
• Interrelaciones.
o Aprobación de Solicitud de compra a Orden de Compra
o Stock actual a Solicitud de compra
• Procesos soporte.
o Gestión de Stock
o Todos los procesos a nivel financiero, control de stock que soporte el proceso general de compra
• Parámetros de control.
o Procedimientos
o Auditoria interna
• Indicadores.
o Número de solicitudes de compra aprobadas vs las rechazadas
o Cumplimiento de entrega de solicitudes de compra
o Índice de rotación de inventarios
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