PROCESO COMPRAS

Índice

 Introducción

 Seguimiento de órdenes de compras, pedidos y contratos

 Seguimiento de compras al exterior

 Intervención de los departamentos involucrados en el control

 El almacén

 Control de calidad

 Departamentos de transporte

 Programas para la Administración de Inventarios (Software)

Introducción

Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros.

Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño eficiente y eficaz de cualquier entidad. Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.

La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento estratégico de la organización. La práctica de la estrategia de compra es asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.

El éxito de cualquier empresa, sea pública, privada, industrial, comercial o de servicios, depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el área, así como habilidad, capacidad, inteligencia, empeño e ingenio por parte de los ejecutivos de la empresa para lograr negociaciones optimas y condiciones favorables para la misma, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el mercado y su consolidación definitiva.

Para las compras industriales y comerciales las compras representan esencialmente una inversión de su capital; en otras palabras, es dinero de la compañía, y por ello deben ser administradas debidamente , por consiguiente, estas actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a través de personal debidamente capacitado, de absoluta honorabilidad, responsabilidad e integridad.

Seguimiento de órdenes de compra

Cuando el departamento de compras hace una orden de compra o pedido a algún proveedor, debe verificar que este cumpla con las condiciones de entrega pactadas y con las especificaciones en cuanto a calidad , cantidad y garantía de los materiales o productos referidos en la orden de compra.

Para estos casos, es norma común hacerlo a través de formatos especiales, llamados hojas de control, cuya requisición se hace generalmente por vía telefónica.

Una hoja de control para el seguimiento de la orden de compras debe contener fundamentalmente:

 Número de la orden de compra a que se refiere

 Nombre del proveedor

 Fecha en que se expidió la orden de compra

 Requisición a que se refiere

 Fecha en la que se prometió la entrega (promesa de entrega).

 Descripción del articulo

 Persona con quien se hablo

 Espacio para observaciones

 Nombre y firma de la persona que realizo el seguimiento

Lo que hace indispensable a las hojas de control es que sirven para determinar entre otros:

 Si ya se ha enviado el pedido

 Si se entregara en el plazo pactado

 Si se entregara en fecha posterior

 Si existen problemas para su entrega, etcétera.

Seguimiento de compras al exterior

 Realizar el trámite de pago y envió del mismo al proveedor;

 Para adquisiciones con proveedores que cuentan con representantes, obtener de estos, los documentos que garanticen el buen manejo que se hará del pago anticipado;

 Dar seguimiento a la compra;

 Solicitar instrucciones de embarque a la subdirección de compras al extranjero;

 Girar al proveedor las instrucciones de embarque proporcionadas por la subdirección de compras al extranjero;

 Obtener del proveedor la información de embarque y proporcionarla a la subdirección de compras al extranjero para los tramites de internación respectivos, y

 Efectuar reclamaciones al proveedor.

La no observancia de la notificación requerida exime a la dirección general de proveeduría de la responsabilidad de llevar a cabo el trámite de importación correspondiente y en tal virtud la propia dependencia deberá cubrir los gastos que se originen por dicho trámite. El procedimiento para llevar a cabo compras directas en el extranjero es el siguiente: secretaria, unidad o delegación administrativa.

1. Deberán seguir los pasos marcados en el procedimiento para compras al extranjero de los puntos 1 a 11. Las cotizaciones solicitadas a los proveedores, con lo que los fletes y seguros quedaran cargados en el valor de los bienes y se reflejaran en la factura.

2. Una vez que cuenta con el "cuadro comparativo de ofertas" adjudica la compra, elabora la "orden de compra" según el tipo de bien a adquirir, cubriendo los requisitos que para cada caso se solicitan.

3. La "orden de compra" se entregara en original al proveedor, y la dependencia enviara a la subdirección de compras al extranjero copia de la misma con los anexos correspondientes.

4. La dependencia deberá solicitarle al proveedor, los documentos que garanticen el buen uso que se hará del pago anticipado y que pueden ser:

4.1. Para pedidos superiores a $5,000.00 o su equivalente en la divisa que se adquiera, deberá presentar fianza por el 100% del monto del anticipo,

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