Proyecto: Diseño y construcción de software a la medida para el sector empresarial

Programa: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información.

Proyecto: Diseño y construcción de software a la medida para el sector empresarial.

Actividad de aprendizaje: IE-AP01-AA1-EV01 Identificación Necesidad SI

Ficha 2176013

Grupo 6

• Alexander Fiaga
• Carolina Rodríguez
• Nilson Estrada

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

2020

Nombre de Evidencia:

Identificación de la necesidad de sistemas de información

DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA.

Con base en las técnicas aprendidas en el Objeto de Aprendizaje “Técnicas de recolección de Datos”,  disponible en el material de estudio, genere un documento en el que registre lo siguiente:

• Ámbito empresarial

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Spectra Ingeniería es una empresa enfocada en la integración de tecnologías de seguridad electrónica, conformada por ingenieros y técnicos altamente calificados y especializados en cada una de las áreas que actualmente se desarrollan.

Misión

Somos un equipo apasionado por la calidad e innovación tecnológica, que contribuye a construir un mejor país.

Visión

Para el año 2026 nos consolidaremos como una empresa líder en la Integración de Tecnologías Innovadoras, aportando al desarrollo económico y social de Colombia.

Propósito general

Construir un lugar para crecer personal y profesionalmente, siendo un referente empresarial de confianza, bienestar, calidad y eficiencia.

Cali

Avda. 8 Norte # 25N-14

Teléfono: (+572) 4882279

Bogotá

Calle 78 # 84 – 21

www.spectra.com.co

• Diseño de instrumento entrevista

        Personas a entrevistar:

1. Lina Gómez, Jefe departamento de Mantenimiento y soporte
2. Anderson Valencia, Encargado de laboratorio
3. José Mosquera , Coordinador de mantenimiento soporte

Entrevista

Utilizaremos métodos interactivos, ya que por la situación mundial actual, es imposible realizar utilizar los discretos o el método JAD, que en especial lo encontramos muy útil a  la hora de captar la información de los usuarios finales.

Decidimos utilizar la entrevista, por medio de ambientes virtuales con una secuencia lógica de diamante.

Preguntas de la entrevista

1. Saludo y presentación de los integrantes del grupo, y del proceso de formación

1. ¿Cuáles son sus funciones respecto al Laboratorio?

1. De acuerdo a su respuesta se formularan preguntas de carácter específico.

1. ¿Por favor describa el proceso de un equipo desde la recolección, hasta la entrega al cliente?

Se realizaran preguntas sobre los pasos

1. ¿Con que método se identifica cada dispositivo? Mac,

1. ¿Por favor indique el proceso de los equipos que ingresan por garantía?

1. ¿Cantidad de equipos semanal o mensual?

1. ¿Indique los encargados y  tiempos estimados para cada paso del proceso?

1. ¿Cómo se manejan las hojas de vida de los equipos y data sheet?

1. ¿Qué información desea presentar al cliente y en qué momento?

1. Además del inventario, informe de entrada y salida de equipos, informe de estados, garantías, encargados, tiempos de ejecución, indicadores. ¿Qué otra información desea obtener del sistema de información?

1. ¿A Futuro desea integrar este sistema con otro existente?

• Entrevistas realizadas

Lina Gómez, Directora de Mantenimiento y Servicios

1. Saludo y presentación de los integrantes del grupo, y del proceso de formación

1. ¿Cuáles son sus funciones respecto al Laboratorio?

Yo estaría en la parte de seguimiento, me serviría ver estadísticas de por ejemplo, cuánto tiempo se demora una garantía normalmente dependiendo del fabricante, hacerle seguimiento al proceso completo, enfocado al tiempo y como se puede optimizar

1. ¿Por favor describa el proceso de un equipo desde la recolección, hasta la entrega al cliente?

Justo ayer hicimos una reunión para revisar eso, y te podría enviar el flujograma, te explico igual por encimita

El primer paso, el equipo lo debe entregar un técnico y debe estar enterado el ingeniero a cargo del cliente.

El técnico, puede tener una aplicación móvil, solo para la recolección del equipo, donde pueda tomas fotos del estado del equipo, incluso del punto de instalación y de los accesorios con los que desmonta el equipo

En algunos casos se sabe si va por reparación o garantía

El equipo llega y lo recibe Anderson, lo ingresa en el sistema y hace revisión si el equipo tiene garantía, esto lo debemos saber, para ver donde debemos enviarlo, y para saber si podemos intervenirlo o no.

Si no tiene garantía pasa a un estado de en revisión, Jaime hace como tal la revisión técnica del equipo  

¿Cómo se realiza la validación de la garantía?

El personal de compras maneja un archivo en Excel con todos los equipos que se han adquirido con seriales y todo, hay una parte donde no hay seriales, entonces esa búsqueda es bien arcaica, a veces hay que ir a los informes de la instalación de los proyectos

               ¿Cómo este nuevo sistema de información podría agilizar la validación de la garantía?

Nosotros tenemos el software de mantenimiento, el laboratorio tendría que trabajar con              los dos, y entrar al otro que maneja activos, seria consultar el estado de ese equipo

Seria genial integrar la base de datos o la tabla de Excel que tiene el departamento de compras con nuestro sistema de información

Continúo con el Proceso  

Si es reparación y Jaime lo puede reparar se hace, si es hacerle un cambio de algo que tengamos en el laboratorio, y se le pasa la información de a Lizbeth para que cotice incluyendo el tiempo del personal, y los insumos que se hayan utilizado

¿Cómo se reporta el tiempo que se invierte en un equipo y los insumos?

Las horas se reportan en un formulario en Google, pero si puede pasar que se pierda esa cuenta, si se puede registrar en el mismo software con los insumos con un valor aproximado seria buenísimo

Mientras lizeth cotiza, y el cliente responde, el equipo entra en un estado de espera también puede ser que al aprobar la reparación se apruebe la instalación entonces viene otro tipo cotizaciones que no afectan al laboratorio.

Una vez se aprueba el ingeniero a cargo y el laboratorio tiene  10 días hábiles para sacar el equipo del laboratorio

Sería bueno que el software genere una alerta, del tiempo restante o del vencimiento para que el técnico no este consultando a cada rato

Toda la parte técnica la maneja Jaime, y la parte de administrativa la maneja Anderson

Y manejamos la parte de almacén, y hacemos el embalaje, el envió y seguimiento a la guía, y se realiza un cambio de estado en el sistema, para saber que ya no está en laboratorio

Antes de pedir que envíen el equipo nos piden realizar unas pruebas o enviar fotos, y después dicen aplica para garantía, entonces nos piden enviar el equipo, cuando llega al proveedor ellos hacen una segunda validación, donde confirman la garantía, si la falla es por una descarga eléctrica por ejemplo, no nos dan garantía.

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