Sistema de archios
Enviado por Dani Baltazar • 23 de Agosto de 2015 • Tareas • 300 Palabras (2 Páginas) • 187 Visitas
“SISTEMA DE ARCHIVOS”[pic 1]
Ordenar los documentos consiste en agrupar arlos por fecha, numero geográfico, asunto. Es decir documentos de acuerdo a las necesidades de cada persona.
Según los conceptos establecidos que procede a clasificar la documentación que ingresa al departamento de acuerdo al archivo para guardar.
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los contextos anteriores, así, la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos de lugar o que salga de diversos sistemas de archivo los más usados son: alfabético, cronológico, geográfico por asunto numérico.
ARCHIVO ALFABETICO: se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una o persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos y nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
- Nombre de la persona física se archiva empezando con el apellido paterno, materno y nombre. Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espíldora Reyes ROBERTO, Soto Mayor Arrollo Leticia, etc.
- En caso de los apellidos lleven monosílaba deben tomarse como parte del mismo con nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del moral Hernández Julio, De los monteros Espinoza Jorge
- LOS NOMBRES DE LAS PERSONAS MOREALES SE CLASIFICAN RESPENTANDO SU RAZON SOCIAL O NOMBRE, EJEMPLOS: ALARMAS PANAMERICANAS, CENTRO SERFIN, CORSETERIA FRANCESA, OPTICA DEBLIN, ETC.
ARCHIVO CRONOLOGICO: Los expedienteos se forman agrupados los documentos generados por fecha, indican año, mes y día.
ARCHIVO GEOGRAFICO: expediente integrados con documentos clasificados de acuerdo al asunto tratado en cada documento.
ARCHIVO NUMERICO: los expedientes se ordenan por nombre progresivo. El número del expediente se asignara a cada persona a cada persona física o moral con forma se vallan abriendo.
Los sistemas de archivo pueden usarse combinados. Ejemplo: nombre y fecha; numero progresivo numero y fecha. El sistema de archivo más común utilizada es el de numero progresivo alfabético, llamado también alfa, numérico.
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