“Uso de la informática en los procesos administrativos”

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INTRODUCCIÓN

El Instituto Estatal de Educación para Adultos es una Institución que utiliza efectivamente los programas informáticos en todos sus procesos.

Para el estudio de este tema, elegí el proceso de Caja de esta Instituto, donde están utilizando dos programas comerciales adquiridos para esta labor, como son el CHEQ-PAQ y el CONTPAQ; me comentan que estos dos programas fueron implementados en el año 2002, ya que anteriormente se llevaban a cabo manualmente todos los procesos, tanto de trámite de pagos, elaboración de cheques y contabilidad, apoyados únicamente con máquinas de escribir eléctricas y algunos registros en los programas de WORD y EXCELL.

La implementación de estos programas contables transformó significativamente el trabajo, derivando en procesos de mayor rapidez y calidad, eliminando hasta en un 95% los márgenes de error en el trámite de pagos y estados financieros en general.

En el siguiente esquema se puede apreciar la secuencia de las actividades y la importancia del uso de programas informáticos en la actividad seleccionada.

ESQUEMA SECUENCIAL DE PROCESOS DE CAJA EN EL INSTITUTO ESTATAL DE EDUCACIÓN PARA ADULTOS[pic 9]

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Considero que esta Institución sí está aprovechando los programas informáticos en favor de optimizar el trabajo, observé que utilizan EXCEL, COMPAQi y CHEQPAQ, además de las impresoras, haciendo el trabajo que de los empleados sea más sencillo y de mayor calidad.

Por otra parte, creo que todos los días se están perfeccionando los sistemas y siempre pueden actualizarse para mejorar los procesos.

Me dicen en este Instituto que a la fecha se encuentran satisfechos con este Software, ya que cubre  todas sus necesidades, y que el gobierno federal esta preparando el cambio de sistema, con el fin implementar la armonización contable unificando las formas y utilizando el mismo Software en todos los organismos públicos y descentralizados.

CONCLUSIONES

Hoy en día, es difícil imaginar el funcionamiento de cualquier empresa sin las tecnologías informáticas necesarias, existen redes locales, interinstitucionales y nacionales por medio del Internet que resuelven problemas al momento, se mueve gran cantidad de capitales por medio de transferencias electrónicas que quedan en firme en segundos.

Aspecto importante de estos avances tecnológicos es la capacitación y actualización del recurso humano, pues deben conocer, dominar y aplicar estas innovaciones tecnológicas, así como el software y hardware necesario para convertirse en trabajadores calificados; afortunadamente las empresas toman en serio esta necesidad de capacitación y procuran brindarla a sus trabajadores.

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